Podpis elektroniczny umów

Stworzoną w systemie umowę można wysłać do podpisu pracownika oraz użytkowników (ze strony pracodawcy).

1. Konfiguracja podpisu elektronicznego umowy #

Podpis elektroniczny możemy skonfigurować w Ustawienia  > Załączniki > Ogólne, w zakładce „Weryfikacja tożsamości i e-podpis".

W tej sekcji zdefiniujesz zasady podpisywania dokumentów po stronie Twojej firmy:

• „Podpisujący w imieniu nazwa firmy" – wybierz, kto domyślnie reprezentuje pracodawcę/zleceniodawcę. Możesz wskazać osobę wysyłającą umowę lub konkretnych użytkowników systemu. Osoby te będą automatycznie zaznaczane przy każdej wysyłce dokumentu.
• „Automatycznie podpisuj w imieniu wybranych reprezentantów" – włączenie tej opcji spowoduje, że system automatycznie naniesie podpis wybranych osób w momencie wysyłki umowy do pracownika. Wyłączenie natomiast sprawi, że wybrani reprezentanci otrzymają wiadomość e-mail z prośbą o ręczne złożenie podpisu.
• „Treść oświadczenia do zaakceptowania przed podpisaniem dokumentu" – wpisz tekst klauzuli lub oświadczenia, które pracownik musi zaakceptować, zanim przejdzie do procesu podpisywania.
• „Treść podziękowania po podpisaniu dokumentu" – zdefiniuj komunikat, który wyświetli się pracownikowi bezpośrednio po poprawnym złożeniu podpisu.

2. Wysyłka umowy do podpisu pracownika #

Po wygenerowaniu umowy (w Pracownicy > Umowy lub Pracownicy > Profil pracownika > Umowy) należy przejść do zakładki „Wyślij do podpisu":

Po kliknięciu w „Wyślij do podpisu" otworzy się okno, które umożliwi konfigurację wysyłki.

W załącznikach domyślnie załączona jest umowa. Klikając „Pokaż inne załączniki" istnieje możliwość dodania innych załączników powiązanych z pracownikiem.

• W podpisz ze strony Nazwa firmy istnieje możliwość konfiguracji kto będzie podpisywał umowę ze strony pracodawcy/zleceniodawcy. Domyślnie wstawieni użytkownicy są zdefiniowani w Ustawieniach (patrz punkt 1).
• W wyślij do podpisu dla wstawiony jest pracownik, któremu wysyłamy umowę.
• W wyślij z szablonu możemy wybrać szablon emaila (jeżeli mamy skonfigurowany w Ustawieniach > Wydruki).
• Tytuł wiadomości to tytuł maila do pracownika
• Treść wiadomości to treść maila do pracownika

Po skonfigurowaniu wysyłki należy kliknąć „Wyślij„. Pracownikowi zostanie wysłany mail z linkiem do umowy:

Po wejściu w link pracownik będzie mógł wyświetlić umowę, zaznaczyć oświadczenie i ją podpisać.

• Jeżeli pracownik podpisze umowę, operator automatycznie otrzyma wiadomość e-mail z informacją o podpisaniu umowy wraz z listą podpisów (nie ma możliwości konfiguracji powiadomienia – zostanie ono zawsze wysłane)
• Do wygenerowanej i podpisanej umowy zostanie załączona lista podpisów z danymi osób podpisujących i datami.
• Umowę zawsze można wycofać z podpisu
• Jeżeli umowa nie została jeszcze podpisana, jest możliwość wycofania jednego z użytkowników (w przypadku, gdy do podpisu zobowiązane są więcej niż 2 osoby)

Status podpisania umowy #

Po wysłaniu umowy status podpisów możemy śledzić na profilu umowy w zakładce „Podpis elektroniczny". 

Jednostronny podpis elektroniczny #

W przypadku wysyłki dokumentu wymagającego wyłącznie podpisu pracownika (z pominięciem podpisu reprezentanta firmy), w sekcji „Weryfikacja tożsamości i podpis”, po ustaleniu formy podpisu w polu „Podpis ze strony Nazwa Firmy”, możliwe jest zaznaczenie opcji „Automatycznie podpisuj w imieniu wybranych reprezentantów”. Wybranie tej funkcji pozwala na procesowanie dokumentu bez konieczności każdorazowego składania podpisu przez reprezentanta firmy.

Podpis elektroniczny przez platformę Autenti #

System HRappka zintegrowany jest z dostawcą usług zaufania – Autenti. Dzięki platformie użytkownik może podpisywać umowy:

• podpisem elektronicznym
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Przeczytaj więcej o tej możliwości: Integracja z Autenti 

Odręczny podpis elektroniczny #

W ramach elektronicznego podpisu umów wdrożyliśmy również możliwość podpisu odręcznego na ekranie. Więcej informacji: https://hrappka.pl/pomoc/baza-wiedzy/odreczny-podpis-umow/

Czytaj więcej: Rozbudowa podpisu elektronicznego.