Moduł Mieszkania

Moduł „Mieszkania” służy do kompleksowego zarządzania zasobami mieszkaniowymi w organizacji. Umożliwia ewidencję lokali i pokoi, kwaterowanie pracowników, monitorowanie dostępności mieszkań, a także pełną obsługę opłat i rozliczeń. Dzięki integracji z innymi modułami informacje o noclegach, pobytach i opłatach mogą być automatycznie wykorzystywane w innych procesach.

Jak dodać mieszkanie do systemu? #

Aby możliwe było dodanie mieszkania, w systemie musi znajdować się klient o rodzaju „Nocleg”. Jeśli taki Klient nie został jeszcze utworzony, należy najpierw go dodać. W tym celu należy przejść do CRM > Klienci i dodać nowego klienta, pamiętając, aby w sekcji „Rodzaj” wybrać opcję „Nocleg”.

Następnie należy przejść w ERP > Mieszkania i wybrać opcję „+Dodaj mieszkanie”
Na tym etapie należy określić nazwę mieszkania, wskazać Klienta – co ważne na tym etapie system umożliwia wybranie jedynie klienta o typie „Nocleg”. Określamy również liczbę miejsc dostępnych na mieszkaniu, adresy itp.

Powodem niewidoczności klienta podczas dodawania mieszkania do systemu może być to, że klient nie ma ustawionego rodzaju „Nocleg”– dlatego nie pojawia się na liście w tym miejscu.

Jak skonfigurować dostępność na mieszkaniu? #

System umożliwia określenie liczby miejsc dostępnych w danym mieszkaniu poprzez wskazanie konkretnej liczby miejsc.

Dodatkowo system pozwala na ustawienie dostępności miejsc z podziałem na okresy, poprzez wskazanie daty, od której obowiązuje określona liczba dostępnych miejsc. Rozwiązanie to sprawdza się szczególnie w sytuacjach, gdy liczba miejsc
w mieszkaniu zmienia się w czasie.

Wielofirmowość – jak dodać mieszkanie do innych firm? #

Aby dodać mieszkanie do innych firm w systemie, należy w pierwszej kolejności powiązać klienta o rodzaju nocleg na konkretnym mieszkaniu z wybraną firmą.

1. Przejdź na profil klienta.
2. Wybierz firmę, z którą chcesz powiązać mieszkanie.

Po wykonaniu tych czynności mieszkanie stanie się dostępne również na innych firmach w systemie.

Lokatorzy #

Dodanie lokatora jest możliwe z poziomu mieszkania, zarówno poprzez kalendarz, jak i bezpośrednio z zakładki „Lokatorzy”.
W zakładce „Lokatorzy” należy wybrać opcję „Dodaj lokatora”, natomiast w kalendarzu można dodać lokatora bezpośrednio
z widoku terminarza mieszkania.

Na tym etapie wskazujemy pracownika, którego chcemy zakwaterować, oraz ustawiamy datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia zakwaterowania. System automatycznie wyświetla liczbę miejsc zajętych oraz wolnych w wybranym mieszkaniu.

W tym miejscu system wyświetli symulację opłat, pobierając opłaty wcześniej zdefiniowane na mieszkaniu oraz możliwość wyboru opłaty indywidualnej.

Dodatkowo, w szczegółach podczas dodawania wpisu grafikowego dostępna jest opcja aktualizacji adresu zamieszkania pracownika na adres wybranego mieszkania. Po jej włączeniu adres zamieszkania na profilu pracownika zostanie automatycznie zaktualizowany, a na profilu pojawi się informacja o przypisanym mieszkaniu.

Lokatorów można również dodawać bezpośrednio z poziomu profilu pracownika. W tym celu należy przejść do zakładki Dane,
a następnie do sekcji Adresy (po prawej stronie), gdzie dostępna jest opcja „+ Dodaj do mieszkania”. Po jej wybraniu możliwe jest wskazanie mieszkania, do którego pracownik ma zostać zakwaterowany.

Kalendarz #

Istotną funkcjonalnością na mieszkaniu jest zakładka „Kalendarz”, w której możliwe jest filtrowanie wpisów według roku, miesięcy oraz wybranych okresów. Umożliwia to przejrzysty, wizualny podgląd wszystkich wpisów grafikowych dodanych dla danego mieszkania.

Wpisy grafikowe można w prosty sposób dodawać:

• bezpośrednio z poziomu kalendarza mieszkania,
• z poziomu kalendarza na profilu pracownika,

Z tego samego miejsca – pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień — użytkownik może zarządzać wpisami grafikowymi, w tym:

• modyfikować istniejące wpisy grafikowe,
• przeglądać historię zmian danego wpisu,
• usuwać wpisy grafikowe do momentu ich rozliczenia (wpisy, które zostały już rozliczone, nie mogą zostać usunięte).

Dodawanie opłaty na mieszkaniu #

W tym celu przejdź do ścieżki:
ERP → Mieszkania → wybierz Mieszkanie → Opłaty → Lokatorzy → Składniki.

W tym miejscu możliwe jest zdefiniowanie opłat obowiązujących:

• za dzień,
• za miesiąc,
• za określony okres.

Dodawana opłata może mieć różny charakter, w zależności od sposobu jej rozliczania. Może to być potrącenie, zwrot, dodatek do podstawy opodatkowania, dodatek do ZUS lub dodatek jednocześnie do ZUS i do podstawy opodatkowania.

Dodając wpis noclegowy w sekcji „Potrącenia i zwroty” dostępna jest funkcjonalność symulacji opłat za określony okres.

• Symulacja będzie prezentowała opłaty zastosowane w wybranym okresie w zależności od spełnionych warunków.
• System automatycznie sprawdzi, które warunki są adekwatne dla konkretnego pracownika i wyświetli symulację właściwą dla tego okresu,

Dzięki temu użytkownik od razu zobaczy, jakie potrącenia lub zwroty realnie obowiązują dla wpisu danego lokatora.

Oznaczanie wpisów mieszkaniowych jako rozliczone #

Wpisy mieszkaniowe są automatycznie oznaczane jako rozliczone po zaakceptowaniu I kroku rozliczenia, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku godzin pracy czy nieobecności.

Na grafiku przy rozliczonych wpisach wyświetlana jest żółta ikona, która informuje, że dany wpis został uwzględniony
w rozliczeniu. Dzięki temu użytkownik ma czytelny podgląd, które zakwaterowania zostały już rozliczone.

Oznaczenie wpisu jako rozliczonego oznacza, że nie podlega on edycji. Aby wprowadzić zmiany w takim wpisie, konieczne jest wcześniejsze wycofanie rozliczenia.

Raporty dotyczące mieszkań #

W systemie dostępne są raporty dotyczące mieszkań, które umożliwiają szybki wgląd w dane oraz ułatwiają analizę informacji związanych z wykorzystaniem mieszkań i naliczanymi opłatami. Raporty te znajdują się w module „Raporty” i obejmują:

• Zakwaterowanie pracowników na mieszkaniach
• Zakwaterowanie pracowników w mieszkaniach z podziałem na dni
• Wyposażenie mieszkań – zestawienie
• Wyposażenie mieszkań – raport w kategoriach
• Raport zużycia mediów
• Raport kosztów mieszkań
• Raport z remontów
• Raport zajętości mieszkań

Najbardziej popularnym i najczęściej wykorzystywanym raportem jest „Zakwaterowanie pracowników w mieszkaniach
z podziałem na dni”. Raport ten prezentuje zestawienie pracowników zakwaterowanych w wybranym mieszkaniu w określonym czasie, z dokładnym uwzględnieniem dni ich zakwaterowania. Dzięki temu możliwe jest szybkie sprawdzenie, kto przebywał
w danym mieszkaniu w konkretnych dniach oraz efektywne planowanie wykorzystania mieszkań.

Raport dostępny w ścieżce: #

Mieszkania → Opłaty → Lokatorzy → Naliczenia.

Dzięki zbiorczemu przedstawieniu danych raport znacząco zwiększa czytelność informacji oraz ułatwia analizę opłat naliczanych na mieszkaniach. Wcześniej weryfikacja struktury opłat wymagała przechodzenia do szczegółów każdego wpisu osobno. Obecnie wszystkie kluczowe informacje dostępne są w jednym
miejscu, bez konieczności dodatkowego klikania.

Więcej w nowościach: https://pomoc.hrappka.pl/baza-wiedzy/nowosci-19-12-2025/

Kwaterowanie powiązanych pracowników i członków rodziny #

Na profilu pracownika dostępna jest sekcja „Powiązanie z pracownikami”, która pozwala tworzyć powiązanie pomiędzy osobami znajdującymi się w systemie.
Po zaznaczeniu opcji „Domyślnie kwateruj wspólnie do mieszkania” powiązani pracownicy mogą być automatycznie kwaterowani do tego samego mieszkania. Podczas dodawania noclegu system podpowie osoby powiązane, co umożliwia szybkie dodanie zakwaterowania dla kilku pracowników jednocześnie – bez konieczności wykonywania tej operacji osobno dla każdej osoby.

Przykładowo, w przypadku brygady można wzajemnie powiązać jej członków. Dzięki temu podczas kwaterowania jednego
z pracowników system umożliwi jednoczesne dodanie noclegu wszystkim osobom z tej grupy.

Warto podkreślić, że opłaty za pobyt są naliczane indywidualnie dla każdego pracownika, co zapewnia przejrzystość rozliczeń. Sekcja „Powiązanie z pracownikami” jest domyślnie wyłączona – jej widoczność można włączyć w Ustawienia > Formularze > Pracownicy/Kandydaci.

Kwaterowanie członków rodziny wraz z pracownikiem #

System umożliwia również kwaterowanie członków rodziny razem z pracownikiem, bez konieczności tworzenia dla nich oddzielnych profili. Wystarczy dodać osoby w sekcji „Członkowie rodziny” na profilu pracownika.

W sekcji „Członkowie rodziny” dostępna jest opcja „Domyślnie kwateruj wspólnie do mieszkania”. Po jej zaznaczeniu podczas dodawania noclegu pracownikowi członek rodziny będzie automatycznie kwaterowany razem z pracownikiem.

Opcja ta nie jest obowiązkowa – użytkownik może zrezygnować z dodania członków rodziny w danym noclegu. Nawet jeśli ustawienie nie jest aktywne, w oknie dodawania noclegu nadal dostępny jest selektor członków rodziny, umożliwiający ich ręczne dodanie.

Podczas usuwania noclegu pracownika system zapyta, czy wykwaterować również członków rodziny, co pozwala na szybkie
i spójne zarządzanie powiązanymi wpisami. W przypadku edycji noclegu (np. zmiany daty lub pokoju) system wyświetli informacje o zakwaterowanych członkach rodziny, jednak zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w ich indywidualnych wpisach.

Opłaty i rozliczenia przy wspólnym zakwaterowaniu #

Jeżeli na mieszkaniu zdefiniowane są opłaty, a pracownik jest zakwaterowany wraz z członkami rodziny, opłaty zarówno pracownika, jak i członków rodziny zostaną przypisane pracownikowi. Na rozliczeniu system wyświetli odrębne potrącenia lub zwroty z tytułu zakwaterowania – w nazwie przedmiotu będzie widoczna informacja, czy opłata dotyczy pracownika, czy członka jego rodziny.

Na raportach liczba noclegów jest sumą noclegów pracownika i członków jego rodziny i prezentowana jest przy pracowniku.
Przykład: jeżeli pracownik wraz z małżonkiem przebywał w mieszkaniu przez 10 dni, na raporcie przy pracowniku zostanie wyświetlona wartość 20, co umożliwia prawidłowe naliczenie opłat.

Często zadawane pytania #