Podsumowanie artykułu
W systemie HRappka istnieje możliwość definiowania ścieżek akceptacji wpisów grafikowych w zależności od rodzaju wpisu grafikowego. Pozwalają odwzorować flow zarządzania nieobecnościami i godzinami pracowników w firmie poprzez zdefiniowanie osób lub grup, które powinny akceptować wybrane rodzaje wpisów grafikowych lub otrzymywać informacje o zgłoszeniu nieobecności / godzin pracy przez pracownika.
Przykładowo przełożony może akceptować godziny pracy i urlopy wypoczynkowe (z powiadomieniem kadr), natomiast dział kadr zajmuje się zatwierdzaniem zwolnień lekarskich i urlopów macierzyńskich (z powiadomieniem przełożonego). Istnieje również możliwość stworzenia wielu etapów akceptacji oraz informacji. Ilość kroków w ścieżce jest nieograniczona. Definiowanie ścieżek dostępne jest w Ustawienia > Moduły > Czas pracy > Ścieżki akceptacji.
Definiowanie ścieżki #
Aby dodać ścieżkę, należy kliknąć w „Dodaj ścieżkę”. Następnie należy wybrać jakich wpisów grafikowych dotyczy ścieżka. Do wyboru mamy godziny pracy oraz wszystkie typy nieobecności.
Przykładowe możliwości zastosowania:
-
- wpis grafikowy może wstępnie zaakceptować przełożony / wybrana osoba / grupa,
- po jego akceptacji, wpis może finalnie zaakceptować kolejna osoba/grupa,
- kolejna osoba/grupa może dostać informację o zgłoszonym przez pracownika wniosku.
Definiowanie kroków #
Należy wybrać typ kroku:
-
- Akceptacja – wykonanie tego kroku inicjuje wysyłkę wiadomości e-mail z informacją o nowym zgłoszeniu, które staje się dostępne do zatwierdzenia w panelu głównym (dashboardzie) osoby akceptującej. Wymagane jest formalne przetworzenie zgłoszenia. W przypadku braku decyzji, każdego dnia rano generowane jest automatyczne powiadomienie o oczekujących wpisach. Po dokonaniu akceptacji lub odrzucenia, pracownik otrzymuje informację zwrotną o statusie swojego zgłoszenia.
- Informacja – wykonanie tego kroku inicjuje wysyłkę powiadomienia o zgłoszeniu wpisu grafikowego przez pracownika, przy czym czynność ta ma charakter wyłącznie informacyjny i nie wymaga podjęcia decyzji o akceptacji w systemie.
Uwaga! jeżeli ścieżka nie zawiera kroku akceptacji – wpis zostanie automatycznie zaakceptowany, a informacja o acketpacji zostanie wysłana do pracownika.
Po wyborze typu kroku należy zdefiniować kto ma akceptować wpis / otrzymywać informację o zgłoszeniu (Pole „Kto”).
Jeżeli w kroku o typie „Akceptacja” wybierzemy więcej niż jedną osobę (np. grupę lub wielu użytkowników), to poniżej pojawi się opcja „Akceptacja przez wszystkich”. Gdy jest ona wyłączona, do przejścia etapu wymagana jest jedynie zgoda jednej osoby ze wszystkich akceptujących. Jeżeli opcja jest włączona – wszyscy akceptujący będą musieli zaakceptować etap wnioskowania.
Jeżeli ścieżki akceptacji wniosków urlopowych nie są zdefiniowanie, ścieżka utworzy się automatycznie – zgodnie z dotychczas obowiązującą regułą akceptującym będzie przełożony pracowników, skonfigurowany na profilu Klienta/Działu, z którym powiązany jest pracownik. Jeżeli będą Państwo korzystać z pola „Przełożony” na profilu pracownika, to on będzie przypisany jako osoba akceptująca urlop pracownika.
Jeżeli pracownik nie ma skonfigurowanego przełożonego na swoim profilu ani na dziale/Kliencie (z którym jest powiązany), powiadomienie o zgłoszeniu do akceptacji otrzymają osoby ustawione w polu Domyślny przełożony pracowników (w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy). Jeżeli pole jest puste, powiadomienie otrzyma pierwszy administrator firmy.