Podsumowanie artykułu
Poniżej przedstawiamy zestawienie zmian, które zostaną wprowadzone w najbliższym wdrożeniu. Wdrożenia systemowe realizowane są zazwyczaj po godzinie 22:00.
Nowe uprawnienia do ankiet #
Aby umożliwić ograniczenie dostępu do edycji, czy wyświetlania odpowiedzi danych ankiet dla wybranych grup użytkowników w systemie pojawi się nowa funkcjonalność dotycząca zarządzania uprawnieniami do ankiet.
W zakładce dane na definicji ankiety dodano sekcję „Uprawnienia”, która pozwala precyzyjnie określić zakres uprawnień do danej ankiety. W sekcji można określić następujący zakres uprawnień:
- podgląd ankiety – dostęp do podglądu definicji ankiety oraz przeglądania udzielonych odpowiedzi
- edycja ankiety – możliwość edycji definicji ankiety oraz modyfikacji odpowiedzi na wypełnionych ankietach
- wysyłka ankiety – dostęp do wysyłki ankiety, generowania linków, wypełniania ankiety na encji oraz wykorzystywania ankiety na rekrutacjach.
Zawężenie możemy ustawić dla:
- Grupy
- Roli
- Użytkownika
Należy pamiętać, że możliwość ustawienia powyższych zawężeń działa w oparciu o nadrzędne uprawnienia użytkownika do tworzenia i edycji ankiet, konfigurowane z poziomu Ustawienia > Użytkownicy > Lista użytkowników. Zawężenia wprowadzone na ankiecie będą obowiązywać również użytkowników posiadających rolę administratora. Natomiast jeżeli jesteś kreatorem ankiety (osobą, która ją dodała), zawsze zachowujesz pełny dostęp do ankiety, nawet jeśli ustawisz ograniczenia lub ktoś spróbuje Ci ograniczyć dostęp, np. do grupy, w której nie jesteś uwzględniony.
Ustawienia zawężeń do ankiet nie dotyczą już samego wypełniania ankiety poprzez otrzymany link. Każda osoba, która otrzyma link, nadal może wypełnić ankietę bez konieczności logowania, a ustawione uprawnienia nie mają na to wpływu.
Kwaterowanie członków rodziny #
Ułatwiamy kwaterowanie do mieszkań członków rodziny wraz z pracownikiem. Dotychczas, aby zakwaterować do mieszkania członka rodziny pracownika, wymagane było utworzenie dla tej osoby osobnego profilu w systemie. W ramach nowej funkcjonalności proces ten zostanie uproszczony. Zakwaterowanie będzie możliwe dla osób przypisanych w sekcji „Członkowie rodziny” na profilu pracownika, bez konieczności tworzenia dla nich dodatkowych profili.
Widoczność sekcji „Członkowie rodziny” można włączyć z poziomu Ustawienia > Formularze > Pracownicy/ Kandydaci.
Oprócz możliwości zdefiniowania członka rodziny w ww. sekcji pojawi się opcja „Domyślnie kwateruj wspólnie do mieszkania”, zaznaczenie tej opcji będzie skutkowało tym, że podczas dodawania noclegu pracownikowi członek rodziny będzie automatycznie kwaterowany wraz z pracownikiem.
Dla każdej zakwaterowanej osoby system utworzy indywidualny wpis na grafiku, zawierający informację, kogo dotyczy wraz z powiazaniem do pracownika.
Podczas usuwania wpisu noclegowego pracownika system zapyta, czy wykwaterować również członków rodziny, z możliwością zaakceptowania lub pominięcia tej opcji przez użytkownika. Pozwala to na szybkie i spójne aktualizowanie powiązanych wpisów.
W przypadku edycji, np. zmiany daty zakwaterowania lub pokoju, system wyświetli informacje o zakwaterowanych członkach rodziny, jednak wszelkie zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w ich indywidualnych wpisach noclegowych.
Jeżeli na mieszkaniu zdefiniowane są opłaty, a pracownik jest zakwaterowany wraz z członkami rodziny – opłaty zarówno pracownika, jak i członków rodziny zostaną przypisane pracownikowi. Na rozliczeniu system wyświetli odrębne potrącenia/ zwroty z tytułu zakwaterowania – w nazwie przedmiotu wyświetlona zostanie informacja, czy opłata dotyczy pracownika, czy członka jego rodziny.
W przypadku kwaterowania pracowników wraz z członkami rodziny:
- Wszystkie opłaty za mieszkanie (potrącenia) będą zapisywane na profilu pracownika, obejmując zarówno jego, jak i członków rodziny.
- Na raportach liczba noclegów będzie sumą noclegów pracownika i członków jego rodziny, a ta suma będzie wyświetlana przy pracowniku. Przykład: jeśli pan Nowak wraz z żoną mieszkali w mieszkaniu X przez 10 dni, w systemie przy Nowaku zostanie wyświetlona wartość 20, co pozwala na prawidłowe naliczanie opłat.
- Zaznaczenie opcji „Domyślnie kwateruj wspólnie do mieszkania” powoduje, że system podpowiada członków rodziny podczas dodawania noclegu, ale użytkownik może zrezygnować z ich dodania – nie jest to obowiązkowe.
- Nawet jeśli opcja nie jest włączona, w oknie dodawania noclegu pod pracownikiem nadal dostępny jest wybór członków rodziny poprzez specjalny selektor.
Kwaterowanie powiązanych pracowników #
Ułatwiamy kwaterowanie powiązanych pracowników (np. pracujący małżonkowie, pary, brygady). Na formularzu pracownika pojawi się nowa sekcja „Powiązanie z pracownikami”, umożliwiająca tworzenie powiązań miedzy pracownikami oraz przy zaznaczeniu opcji – domyślnie kwateruj wspólnie do mieszkania – wspólne kwaterowanie wybranych osób do mieszkania. Funkcja umożliwia wskazanie na profilu pracownika innej osoby dodanej już w systemie, która ma podpowiadać się automatycznie w momencie kwaterowania pracownika. Pole na formularzu będzie domyślnie wyłączone. Jego widoczność będzie można włączyć z poziomu Ustawienia > Formularze > Pracownicy/Kandydaci.
Przykładowo, jeżeli pracownicy tej samej brygady mają być wspólnie kwaterowani do mieszkań istnieje możliwość we wskazanej sekcji określenia grupy osób powiązanych ze sobą wzajemnie. Dzięki temu podczas kwaterowania jednego z pracowników system umożliwi dodanie noclegu wszystkim osobom wskazanym w sekcji, bez konieczności wykonywania tej czynności indywidualnie dla każdego pracownika. W przypadku wspólnego kwaterowania powiązanych pracowników opłaty za pobyt będą naliczane indywidualnie dla każdej osoby, co zapewnia przejrzystość rozliczeń.
Zwiększenie świadomości użytkowników dotyczące ścieżek akceptacji urlopów i godzin pracy #
Zwiekszamy przejrzystość w procesach akceptacji urlopów / zgłoszeń godzin. W dotychczasowym procesie, gdy pracownik składał wniosek z poziomu portalu pracowniczego, system prezentował mu ścieżkę akceptacji wraz z informacją, do kogo trafi jego zgłoszenie. Ścieżki akceptacji dla wpisów grafikowych oraz nieobecności definiowane są w sekcji: Ustawienia → Moduły → Pracownicy → Ścieżki akceptacji.
W ramach najnowszego wdrożenia funkcjonalność podglądu ścieżki akceptacji zostanie rozszerzona na inne obszary systemu. Dzięki temu użytkownicy będą mogli w każdym momencie sprawdzić, kto odpowiada za akceptację danego wniosku, niezależnie od miejsca, z którego dokonują zgłoszenia.
Dodatkowo, w sytuacji gdy wniosek zostanie zaakceptowany przez osobę inną niż ta wynikająca ze zdefiniowanej ścieżki (na przykład podczas nieobecności przełożonego), system wyświetli konieczność podania powodu przejęcia akceptacji. Informacja ta będzie rejestrowana i dostępna do podglądu. Pozwoli to na zachowanie pełnej transparentności procesu akceptacyjnego.
Uspójnienia i nowe możliwości filtrowania danych na nowej liście pracowników #
Aby zwiększyć przejrzystość i przyjemność korzystania z filtrów na nowych listach – wprowadzmy w nich zmiany wizualne (na moment obecny w ramach listy pracowników – po pozytywnej informacji zwrotnej przeniesiemy zmiany na pozostałe listy). W ramach aktualizacji udostępnione zostały kolejne ulepszenia dotyczące filtrowania danych, które znacząco usprawniają codzienną pracę z listami systemowymi.
Pierwszą nowością jest możliwość zaznaczania lub wykluczania wybranych wartości w filtrach. Przykładowo filtr obywatelstwo, aby wyświetlić osoby z obywatelstwem innym niż polskie, wystarczy wykluczyć obywatelstwo polskie.
Drugą zmianą jest rozszerzenie informacji wyświetlanych przy wyborze pracownika – w filtrach dostępne są teraz dodatkowe dane, które ułatwiają rozróżnianie osób o podobnych danych osobowych.
W polach tekstowych pojawiły się nowe warunki filtrowania: „wartość pusta” oraz „wartość niepusta”. Pozwala to łatwo identyfikować rekordy nieuzupełnione lub zawierające określone informacje.
Zaktualizowane zostały również filtry dat. Dotychczasowy mechanizm wyboru miesiąca i roku został zastąpiony bardziej elastycznymi opcjami: okresem, rokiem, wartością pustą lub niepustą oraz warunkiem dynamicznym.
Wybierając warunek dynamiczny na zapisanych widokach własnych – na przykład ustawienie filtracji na „bieżący miesiąc” system będzie aktualizował go każdego dnia weryfikując jaki miesiąc jest bieżący na dzień dzisiejszy, co pozwoli Państwu mieć zawsze aktualne dane dot. wskazanego okresu.
Zapisywanie widoków – nowe opcje zapisania zmian w bieżącym widoku/utworzenia nowego widoku.
Ostatnia kwestia dotyczy poprawy możliwości filtrowania – po wybraniu filtra została dodana możliwość łatwego sprawdzenia, czego dokładnie dotyczy zastosowane filtrowanie (widoczna nazwa filtra).