Przedstawiamy Państwu najważniejsze funkcjonalności i zmiany rozwojowe, nad którymi obecnie intensywnie pracujemy. Na początku 2026 roku system HRappka planowany jest o rozszerzenie dotyczące poniższych obszarów:

1. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF),
2. Nowa lista faktur,
3. Rozbudowa podpisu elektronicznego,
4. Nowa sekcja „Czas pracy” w tym wielofirmowy Widget RCP.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje o każdej z planowanych funkcjonalności.

Integracja HRappka z KSeF #

W styczniu 2026 roku w systemie HRappka zostanie wdrożona integracja z Krajowym Systemem e‑Faktur (KSeF), co umożliwi automatyczną obsługę faktur ustrukturyzowanych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Szczegółowy opis funkcjonalności jest dostępny pod linkiem.

Czym jest KSeF? #

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący do:

• wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

Prawnie obowiązkowe stosowanie KSeF będzie wprowadzane etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podmiotów (obroty > 200 mln zł w 2024 r.) oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm. Więcej informacji dostępnych jest na stronie Ministerstwa Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl

Najważniejsze zasady KSeF:

• Faktura jest prawnie ważna dopiero po zarejestrowaniu w KSeF.
• Każda prawidłowa faktura otrzymuje unikalny numer nadawany automatycznie przez system KSeF.
• Faktury odrzucone przez KSeF wymagają korekty i ponownego przesłania.
• Faktury prezentowane poza systemem (np. w PDF) muszą być opatrzone kodem QR, potwierdzającym ich zgodność.

Jak będzie działa integracja KSeF w HRappka? #

Po wdrożeniu integracji HRappka będzie wspierać pełen cykl obsługi faktur ustrukturyzowanych:

1. Wystawianie i wysyłka faktur #

Faktury utworzone w HRappce będą mogły być bezpośrednio wysyłane do KSeF w formacie zgodnym z wymaganiami systemu.

2. Automatyczne odbieranie statusów #

• System automatycznie pobierze statusy faktur z KSeF oraz pliki takie jak:
  • oryginalny plik XML,
  • UPO (potwierdzenie odbioru),
  • numer KSeF zapisany w systemie.

3. Statusy faktur w HRappce #

Po integracji faktury będą miały dedykowane statusy odzwierciedlające ich etap obsługi:

• W przygotowaniu – faktura robocza, możliwa edycja,
• Do rejestracji w KSeF – gotowa do wysyłki,
• Wysłane do KSeF – oczekiwanie na odpowiedź systemu,
• Zarejestrowano w KSeF – faktura zaakceptowana i zarejestrowana,
• Odrzucono przez KSeF – faktura wymaga poprawy.

4. Proces krok po kroku #

1. Użytkownik tworzy fakturę i ustawia ją w statusie „Do rejestracji w KSeF”.
2. HRappka automatycznie przesyła fakturę do systemu KSeF.
3. Status zmienia się na „Wysłane do KSeF”, a po pozytywnym wyniku weryfikacji na „Zarejestrowano w KSeF”.
4. System pobiera XML i UPO, umieszczając je jako załączniki do faktury.

Nowa lista faktur w systemie #

W ramach prac rozwojowych systemu dotychczasowa lista faktur zostanie przebudowana w oparciu o nowe technologie. Modernizacja ta jest elementem szerszego procesu unowocześniania systemu i ma na celu ujednolicenie sposobu działania list, a także zwiększenie ich czytelności, wydajności i funkcjonalności.

Nowa lista faktur zostanie zarówno wizualnie, jak i funkcjonalnie dostosowana do pozostałych nowych list, które są już dostępne w systemie. Dzięki temu użytkownicy zyskają spójne środowisko pracy oraz bardziej intuicyjny sposób przeglądania i filtrowania danych.

Dodatkowo, w związku z obsługą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), na liście faktur pojawią się nowe kolumny prezentujące kluczowe informacje związane z KSeF, w tym m.in.:

• numer faktury nadawany przez system KSeF,
• informacje dotyczące uprawnień i statusów związanych z obsługą faktur w KSeF.

Wprowadzone zmiany pozwolą na łatwiejsze monitorowanie statusu faktur oraz ich zgodności z wymaganiami KSeF, bez konieczności przechodzenia do szczegółów dokumentu.

Rozbudowa podpisu elektronicznego #

Poniższe funkcjonalności dotyczą wyłącznie podpisu elektronicznego w systemie HRappka i nie mają zastosowania dla klientów korzystających z integracji z podpisem kwalifikowanym Autenti. W przypadku podpisu Autenti proces obsługi dokumentów pozostaje bez zmian, a wszystkie elementy podpisu modyfikowane są bezpośrednio w platformie Autenti. Poniżej przedstawiamy zestawienie kluczowych funkcjonalności podpisu HRappkowego, które zostaną wdrożone w 2026 roku.

Metody weryfikacji tożsamości odbiorcy #

Jedną z kluczowych funkcjonalności, które pojawią się w systemie, będzie możliwość weryfikacji tożsamości odbiorcy zanim ten uzyska dostęp do podpisu dokumentów. Ta funkcjonalność ma szczególne znaczenie w przypadku dokumentów wrażliwych, takich jak umowy czy inne dokumenty zawierające dane osobowe – a także w sytuacjach, w których firma chce dodatkowo zabezpieczyć proces wymiany dokumentów z pracownikiem.

System będzie oferował dwie metody weryfikacji:

1. Weryfikacja kodem SMS #

Pracownik, zanim otworzy wiadomość z dokumentem, będzie musiał wprowadzić kod SMS wysłany na jego numer telefonu.
Liczba prób będzie ograniczona, a po ich przekroczeniu link do dokumentu zostanie automatycznie zablokowany. W takiej sytuacji konieczne będzie ponowne wysłanie dokumentu przez pracodawcę.

2. Weryfikacja numerem PESEL #

Odbiorca będzie musiał wpisać numer PESEL zgodny z tym, który jest zapisany na jego profilu w systemie. Jeśli numer PESEL nie został wcześniej uzupełniony, system poinformuje o tym wysyłającego jeszcze przed wysyłką dokumentów, aby uniknąć problemów po stronie pracownika.

Obie metody podnoszą poziom bezpieczeństwa i dają pracodawcy pewność, że dostęp do dokumentów uzyskuje właściwa osoba.

Zaawansowane typy podpisów elektronicznych #

Nadchodząca aktualizacja rozbuduje proces podpisu dokumentów o nowe opcje dostosowane do potrzeb organizacji. Każdy rodzaj podpisu będzie można skonfigurować niezależnie – osobno dla pracownika i osobno dla przedstawiciela firmy. W systemie pojawią się cztery metody podpisu:

1. Standardowy (zwykły) podpis elektroniczny #

Najprostsza forma podpisu – odbiorca zatwierdza dokument wybierając przycisk „Podpisz”. To jedyna metoda, która nadal pozwoli na automatyczne podpisanie dokumentu po stronie pracodawcy.

2. Zwykły podpis elektroniczny z podpisem odręcznym #

Podczas podpisywania dokumentu odbiorca zostanie poproszony o złożenie podpisu odręcznego – myszką na komputerze lub palcem na ekranie telefonu/tabletu. Taka sama możliwość pojawi się również do wyboru po stronie przedstawiciela firmy, co oznacza, że podpisy odręczne obu stron będą widoczne na nowej karcie podpisów.

3. Zaawansowany podpis elektroniczny potwierdzany kodem SMS #

Podpis, który wymaga dodatkowego potwierdzenia poprzez kod SMS. Adresat/przedstawiciel firmy otrzyma kod SMS, który musi wprowadzić, by potwierdzić podpis.

4. Kwalifikowany podpis elektroniczny #

Najbardziej zaawansowana forma podpisu – wymaga posiadania ważnego certyfikatu kwalifikowanego od zweryfikowanego dostawcy. 

Masowa wysyłka dokumentów do podpisu #

To kolejna ważna funkcja, na którą czekało wielu Klientów. Dotychczas dokumenty można było wysyłać do podpisu wyłącznie pojedynczo. W 2026 roku system pozwoli na masową wysyłkę dokumentów, zarówno umów, jak i załączników. Dzięki temu proces podpisywania dokumentów dla większej liczby pracowników będzie można przeprowadzić znacznie szybciej i sprawniej.

Zmiany w zakładce podpisu elektronicznego i listach załączników #

Wraz z aktualizacją zostanie przebudowany sposób prezentacji informacji o podpisach dokumentów. W systemie będzie można sprawdzić która strona podpisała dokument, jakim rodzajem podpisu została dokonana autoryzacja oraz jaki jest aktualny status podpisu. Podniesie to przejrzystość procesu i znacznie ułatwi kontrolę nad obiegiem dokumentów.

Nowa karta podpisów #

Karta podpisów, która jest dołączana do dokumentu po jego podpisaniu, zostanie odświeżona i rozszerzona.
Znajdą się na niej:

• wyraźne oznaczenia rodzaju podpisu,
  
• dane podpisujących,
  
• odręczne podpisy pracownika i przedstawiciela firmy,
  
• bardziej czytelny i nowoczesny układ wizualny.
  

Nowa karta będzie pełnić rolę załącznika potwierdzającego autentyczność procesu podpisu.

Nowa zakładka w ustawieniach firmy – „Weryfikacja tożsamości i e-podpis” #

W ustawieniach firmy pojawi się nowa sekcja, dzięki której możliwe będzie skonfigurowanie preferowanych metod weryfikacji tożsamości, dostępnych rodzajów podpisów dla pracowników i przedstawicieli firmy wedle kategorii dokumentów. Pozwoli to na pełne dostosowanie procesu podpisu elektronicznego do specyfiki organizacji.

Nowe, rozbudowane okno wysyłki dokumentów  #

Odświeżone okno wysyłki – dotychczasowa forma zostanie zastąpiona bardziej intuicyjnym, przejrzystym i uporządkowanym interfejsem. W nowej wersji pojawi się kilka dodatkowych sekcji, dzięki którym proces wysyłki będzie prostszy i bardziej kontrolowany.

W ramach odświeżenia:

• adresy e-mail odbiorców zostaną wyróżnione kolorystycznie, co ułatwi odróżnienie adresów prywatnych od służbowych oraz potwierdzonych od niezweryfikowanych,
• podczas wysyłki będzie można dodać dodatkowe załączniki.
• użytkownik otrzyma dostęp do nowych sekcji, m.in. związanych ze zgodami do akceptacji, weryfikacją tożsamości czy typem podpisu elektronicznego.
  

Dzięki temu cały proces stanie się dużo bardziej transparentny, a osoba wysyłająca dokument będzie miała pełną kontrolę nad tym, jakie działania musi wykonać odbiorca i jakie zabezpieczenia zostaną zastosowane.

Nowa sekcja „Czas pracy” w systemie – porządek, rozwój i wielofirmowe podejście #

W ramach nadchodzących wdrożeń system zostanie rozszerzony o nową, dedykowaną sekcję Czas pracy, dostępną w ścieżce
Ustawienia → Moduły → Czas pracy.
Zmiana ta jest odpowiedzią na rosnące potrzeby użytkowników w zakresie ewidencji, planowania oraz rozliczania czasu pracy i ma na celu zarówno uporządkowanie istniejących ustawień, jak i wprowadzenie zupełnie nowych, bardziej elastycznych rozwiązań.

Porządkowanie istniejących funkcjonalności #

Do nowej sekcji Czas pracy zostaną przeniesione elementy, które obecnie znajdują się w module Ustawienia → Moduły → Pracownicy, a które bezpośrednio dotyczą czasu pracy i nieobecności. W ramach nowej sekcji dostępne będą m.in. następujące zakładki:

• Ustawienia ogólne,
  
• Ewidencja czasu pracy,
  
• Przyznawanie urlopów,
  
• Planowanie urlopów,
  
• Ścieżki akceptacji,
  
• Własne rodzaje nieobecności i pracy.
  

Takie uporządkowanie konfiguracji pozwoli na łatwiejsze zarządzanie procesami związanymi z czasem pracy oraz zwiększy przejrzystość systemu – szczególnie w organizacjach o bardziej rozbudowanej strukturze.

Nowa zakładka: Czas pracy → Ogólne (wielofirmowo) #

Istotną zmianą jest wprowadzenie nowej zakładki Czas pracy → Ogólne, która będzie działała wielofirmowo.
Oznacza to, że ustawienia takie jak:

• sposób rejestracji czasu pracy,
  
• dostępne źródła stawek,
  
• podstawowe zasady ewidencji czasu pracy,
  

będą mogły być definiowane wspólnie dla wielu firm w ramach jednej subskrypcji. To znaczące uproszczenie dla organizacji obsługujących kilka podmiotów jednocześnie.

Pozostałe zakładki, takie jak Ewidencja czasu pracy, Ścieżki akceptacji czy Własne rodzaje nieobecności, nadal będą konfigurowane per firma, co pozwoli zachować elastyczność tam, gdzie jest ona konieczna.

Kluczowa zmiana: nowy, wielofirmowy Widget RCP #

Najważniejszą nowością w ramach przebudowy modułu Czas pracy jest zmiana sposobu działania widgetów rejestracji czasu pracy (RCP).

Dotychczas system umożliwiał utworzenie jednego widgetu przypisanego do jednej firmy. Po wdrożeniu nowych rozwiązań możliwe będzie:

• tworzenie wielu widgetów RCP,
  
• działanie widgetów wielofirmowo, w ramach jednej subskrypcji.
  

Oznacza to, że niezależnie od liczby firm, pracownicy będą mogli rejestrować czas pracy za pomocą jednego wspólnego widgetu, co znacząco usprawni proces ewidencji w organizacjach wielopodmiotowych.

Jak działa widget RCP? #

Widget RCP to funkcjonalne narzędzie umożliwiające szybkie i wygodne rejestrowanie czasu pracy bezpośrednio w miejscu wykonywania obowiązków. Może on być wyświetlany w kluczowych punktach organizacji, takich jak wejścia lub wyjścia z miejsca pracy.

Rejestracja czasu pracy będzie możliwa:

• poprzez ręczne wpisanie numeru identyfikacyjnego,
  
• poprzez zeskanowanie karty RFID.
  

Dodatkowo, w organizacjach pracujących projektowo, pracownik może już na etapie rejestracji wskazać konkretny projekt, zadanie, klienta lub dział.

Personalizacja i zawężanie zakresu danych #

Nowy widget RCP zaoferuje szerokie możliwości konfiguracji i personalizacji. Administratorzy będą mogli zdecydować m.in.:

• czy rejestracja czasu pracy ma wymagać wykonania zdjęcia pracownika,
  
• czy widget ma być przypisany do konkretnego działu, klienta lub projektu,
  
• jakie elementy mają być dostępne lub widoczne w danym widgecie.
  

Dzięki temu możliwe będzie precyzyjne zawężenie zakresu danych, np. wykluczenie określonych projektów lub klientów, na których pracownicy nie powinni rejestrować czasu pracy. Pozwoli to lepiej dopasować proces ewidencji do realnych potrzeb organizacji i zwiększy kontrolę nad poprawnością danych.

Podsumowanie

Nowa sekcja Czas pracy, wprowadzenie zakładki Czas pracy → Ogólne oraz rozbudowany, wielofirmowy Widget RCP to istotny krok w kierunku:

• większej przejrzystości konfiguracji,
  
• uproszczenia zarządzania czasem pracy w strukturach wielofirmowych,
  
• większej elastyczności i możliwości dopasowania systemu do specyfiki organizacji.
  

Zmiany te sprawią, że ewidencja czasu pracy stanie się prostsza, bardziej spójna i lepiej dostosowana do rzeczywistych procesów zachodzących w firmach.