Podsumowanie artykułu
Poniżej przedstawiamy zestawienie zmian, które zostaną wprowadzone w najbliższym wdrożeniu.
Nowa globalna lista załączników pracowników #
W najbliższym wdrożeniu wprowadzimy nową globalną listę załączników, która znacząco usprawni obsługę i organizację dokumentów w systemie.
Nowa lista będzie prezentować załączniki pochodzące z profili pracowników oraz z powiązanych encji, takich jak: Umowa, Zezwolenie, Aplikacja, Certyfikat, Pole własne, Rachunek, Pasek wynagrodzeń oraz Deklaracja.
Dodatkowo wprowadzimy nową kolumnę „Źródło”, która pozwoli szybko sprawdzić, z jakiej encji pochodzi dany załącznik.
Najważniejsze zmiany:
- wprowadzimy możliwość filtrowania i sortowania po wybranych kolumnach,
- umożliwimy wykonywanie operacji bezpośrednio z poziomu konkretnej kolumny,
- dodamy przejrzyste porządkowanie dokumentów według folderów.
Nowa lista pozwoli na szybkie i intuicyjne zarządzanie dużą liczbą załączników oraz ich lepszą organizację w ramach poszczególnych struktur firmowych.
Na liście załączników pracownika prezentowane będą dokumenty dodane zarówno na firmie bieżącej, jak i na firmach powiązanych, do których operator ma dostęp z rolą:
- Administratora, lub
- Użytkownika z uprawnieniami do pracowników, analogicznie jak w firmie bieżącej.
Nowe listy załączników na encjach #
Wprowadzimy również nowe listy załączników na poszczególnych encjach, które – analogicznie do listy globalnej – umożliwią filtrowanie, sortowanie oraz wykonywanie operacji na dokumentach bezpośrednio z poziomu kolumn w prosty i intuicyjny sposób.
Nowe listy pojawią się w zakładkach załączników następujących encji:
Pracownicy, Mieszkania, Samochody, Klienci, Umowy z klientem, Oferty, Umowy z pracownikami, Działy, Faktury, Pisma, Projekty, Rekrutacje, Zadania, Szkolenia, Certyfikaty oraz Zezwolenia.
Nowe uprawnienia #
Wprowadzimy nowe uprawnienie do sekcji „E-teczka”. Uprawnienie to zostanie automatycznie włączone u wszystkich użytkowników posiadających dotychczasowy dostęp do modułów Pracownicy i Rozliczenia. W przypadku pozostałych użytkowników dostęp można nadać ręcznie w module Ustawienia > Użytkownicy > Lista użytkowników.
Zmiany w systemowych e-teczkach #
W najbliższym wdrożeniu systemowe e-teczki zostaną rozbudowane o nowe funkcjonalności, wynikające z wymogów Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
W ramach zmian:
- dodamy pole „Numer”, w którym numeracja dokumentów będzie ustawiana automatycznie według daty wpływu,
- wprowadzimy możliwość wydania e-teczki w formacie XML,
- umożliwimy użytkownikowi określenie, na czyją rzecz wydawana jest e-teczka – np. na potrzeby pracownika, użytkownika systemu lub innego podmiotu (np. Inspekcji Pracy),
- każdorazowe wydanie e-teczki będzie rejestrowane w historii, co zapewni pełną przejrzystość i kontrolę nad procesem wydawania dokumentacji.
Nowa konfiguracja folderów i kategorii #
Wraz z wdrożeniem nowej listy zmieni się sposób zarządzania folderami i kategoriami załączników, co pozwoli na większą elastyczność oraz standaryzację w obrębie wielu firm.
Foldery wielofirmowe #
Po wdrożeniu wprowadzimy możliwość definiowania folderów firmowych, które będzie można wykorzystywać dla wielu pracowników w ramach kilku firm powiązanych.
Dotychczas foldery należało tworzyć osobno dla każdego pracownika – nowe rozwiązanie znacząco usprawni organizację dokumentów i ujednolici strukturę folderów w całym systemie.
W ustawieniach poszczególnych encji (Ustawienia > Załączniki > Encja) udostępnimy konfigurację folderów firmowych oraz powiązanych kategorii.
Administrator będzie mógł:
- zdefiniować ogólne nazwy folderów,
- ograniczyć użytkownikom możliwość tworzenia folderów własnych,
- zarządzać listą kategorii załączników – systemowe kategorie nie będą mogły być usuwane, ale będzie można wyłączyć ich widoczność lub dodać nowe,
- określić dla danej kategorii domyślny folder przeznaczenia,
- ustawić część e-teczki, do której system automatycznie przypisze plik po wybraniu kategorii,
- zdefiniować fragment nazwy pliku, po którym system automatycznie rozpozna kategorię.
Ograniczenie możliwości tworzenia folderów własnych #
W module Ustawienia > Załączniki > Ogólne pojawi się nowa opcja konfiguracyjna, która umożliwi kontrolę nad tworzeniem folderów:
- jeśli przełącznik jest włączony (w prawo) – użytkownicy mogą wybierać tylko z listy folderów firmowych, bez możliwości tworzenia własnych,
- jeśli przełącznik jest wyłączony – użytkownicy mogą tworzyć własne foldery.
Dzięki tym zmianom proces zarządzania dokumentami w systemie staje się bardziej spójny i zgodny z polityką organizacyjną firmy.
Zmiana adresu siedziby HRappki #
informujemy, że w Regulaminie świadczenia usług HRappka oraz w Polityce prywatności dokonaliśmy aktualizacji adresu siedziby Operatora.
Nowy adres to:
ul. Białkowska Góra 5, 20-119 Lublin
Pozostałe postanowienia dokumentów pozostają bez zmian. Zaktualizowane wersje regulaminu oraz polityki prywatności są dostępne na naszej stronie internetowej.