PITY pracowników – PIT-11 / IFT-1R – Deklaracje do Urzędu Skarbowego (US) * PIT

Po przejściu w Deklaracje > PIT Pracowników widzimy Dashboard. Mamy tam możliwość wyboru roku i typu deklaracji, które nas interesują. Domyślnie są to deklaracje PIT-11 za ubiegły rok (od stycznia 2024 będzie to 2023 rok). Poniżej filtrów prezentowane są kolejno procentowe wartości dla poszczególnych etapów procesu generowania i wysyłania deklaracji:

• Pracowników z brakami – procent pracowników, którzy posiadają nieuzupełnione dane uniemożliwiające wystawienie deklaracji,
• Wygenerowanych deklaracji – procent wszystkich wygenerowanych deklaracji spośród deklaracji możliwych do wygenerowania,
• Wysyłanych deklaracji do US – procent deklaracji wysłanych spośród wszystkich wygenerowanych,
• Wysłanych deklaracji do pracowników – procent deklaracji wysłanych do pracowników.

Poniżej znajdują się zakładki:

• Deklaracje
• Braki danych
• Do wygenerowania
• Do wysłania do US
• Do wysłania do pracowników

Zakładka Deklaracje zawiera listę wszystkich wygenerowanych deklaracji o wybranym typie i roku, za który deklarację wystawiono. Jest to standardowy widok deklaracji wzbogacony o 3 nowe kolumny: Status, Kod Wysyłki do US i Historię. Widoczność kolumn można włączyć w konfiguracji kolumn (ikona zębatki nad listą).

Status – pokazuje w jakim statusie znajduje się obecnie wybrana deklaracja.

Dostępne statusy i ich znaczenie:

• Wygenerowana – domyślny status utworzonej deklaracji, wygenerowaną deklarację można podpisać i wysłać,
• Podpisana – deklaracja została podpisana i jest gotowa do wysyłki,
• Wysłana – deklaracja została wysłana do Urzędu Skarbowego,
• Potwierdzona – Urząd Skarbowy przyjął deklarację i określił ją jako poprawną,
• Odrzucona – Urząd Skarbowy odrzucił deklarację ze względu na błędy.

Kod wysyłki do US:

• Jeśli deklaracja została wysłana do Urzędu Skarbowego kolumna pokaże zwrócony kod wraz z opisem np.:
  • ”302 – Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu”,
  • “200 – Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”,
• Jeśli deklaracja nie została jeszcze wysłana to kod wysyłki będzie pusty.

Historia – po kliknięciu w ikonę zaprezentowana zostanie historia zmian w deklaracji pod względem statusów i kodów wysyłki.

Z poziomu tej zakładki (tak jak do tej pory) możliwe jest generowanie deklaracji w sposób pojedynczy lub masowy, wysyłanie deklaracji do pracowników, pobieranie deklaracji w wybranym formacie, usuwanie deklaracji oraz wysyłanie przypomnień do pracowników (dot. deklaracji PIT).

Zakładka Braki danych przedstawia listę pracowników, którym powinno się wystawić deklaracje, ale jest to niemożliwe ze względu na braki w danych osobowych. Kolumna Braki na tej liście wskazuje dokładnie jakie dane należy uzupełnić poszczególnym pracownikom. Pusta lista oznacza, że wszystkie dane pracowników są poprawnie uzupełnione.

Zakładka Do wygenerowania prezentuje listę pracowników, którym można wystawić deklaracje. Dostępne są 2 przyciski: “Wygeneruj deklarację” i “Generuj deklaracje masowo”. Kliknięcie pierwszego przycisku otworzy okno z wyborem pracownika, któremu chcemy wygenerować deklarację. Drugi przycisk pozwala na wygenerowanie deklaracji masowo – otworzy się okno, w którym będzie można zaznaczyć wybranych pracowników, którym chcemy wystawić deklaracje.

Zakładka Do wysłania do US przedstawia listę deklaracji gotowych do podpisania i wysłania do Urzędu Skarbowego. Są to deklaracje ze statusem Wygenerowana, które nie zostały jeszcze wysłane do US. Nad listą są dostępne 2 przyciski – “Wyślij do US” oraz “Wyślij masowo do US”. Opcja wyślij do US umożliwia wysłanie do Urzędu zaznaczonych deklaracji. Opcja wyślij masowo do US pozwala na wysyłkę wszystkich deklaracji widocznych na liście. Po wybraniu, którejś z opcji pokaże się okno z listą deklaracji, które zostaną podpisane oraz ważnymi informacjami dot. procesu podpisu i wysyłki.

Jeżeli forma prawna prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej to „099 – Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą" (możliwe do parametryzacji w ustawieniach Firmy) wówczas w oknie będą mieli Państwo możliwość wyboru sposobu podpisu:

• za pomocą podpisu elektronicznego,
• za pomocą danych autoryzujących.

Wybór drugiej opcji wymaga poprawnego uzupełnienia wszystkich widocznych pól – zgodnie z danymi podanymi w Urzędzie Skarbowym.

Jeśli formą prawną prowadzonej przez Państwa działalności nie jest wskazana wyżej wartość to domyślnie deklaracje będą podpisywane za pomocą podpisu elektronicznego.

Po kliknięciu przycisku “Podpisz i wyślij”  (jeśli mamy prawidłowo podłączony i skonfigurowany czytnik do podpisu elektronicznego) otworzy się okno programu Szafir SDK z podglądem podpisywanego dokumentu. W oknie należy kliknąć przycisk “Podpisz”.

Uwaga! Jeśli podpisujesz dokumenty po raz pierwszy, aplikacja Szafir Host może nie rozpoznać sterownika Twojego podpisu, co spowoduje, że przycisk „Podpisz” w aplikacji pozostanie nieaktywny.

Aby rozwiązać problem, kliknij przycisk „Wybierz certyfikaty”, następnie wybierz opcję „Wskaż ręcznie plik sterownika karty” i skontaktuj się ze swoim dostawcą podpisu elektronicznego, który pomoże wskazać lokalizację właściwych sterowników.

W oknie, które się pojawi należy wpisać PIN i kliknąć “Akceptuj”.

Jeśli wszystko poszło pomyślnie zobaczymy komunikat:

Należy kliknąć “Zakończ”
W nowym oknie zobaczymy wyniki podpisów:

Po kliknięciu “OK” program Szafir zamknie się i powrócimy do systemu na zakładkę Deklaracje.

Uwaga:

• Nie należy zamykać przeglądarki w trakcie procesu podpisywania dokumentów w programie Szafir, ani po zamknięciu programu tylko zaczekać na pełne załadowanie strony,
• Funkcja działająca w tle będzie zmieniała odpowiednio statusy podpisanych deklaracji, najpierw na status na Podpisana, następnie na Wysłana, a na koniec po uzyskanej odpowiedzi z Urzędu Skarbowego zmieni status na Potwierdzenie lub Odrzucenie w zależności od wyniku (wszystkie operacje można zobaczyć na historii danej deklaracji),
• W trakcie trwania opisanego procesu ręczna zmiana statusów będzie zablokowana,
• Zmiana statusów może zająć dłuższą chwilę, należy uwzględnić czas potrzebny na przesłanie odpowiedzi z Urzędu Skarbowego.

Poniżej mogą Państwo zobaczyć jak będzie wyglądało okno z deklaracjami w poszczególnych statusach:

Deklaracje podpisane przez program Szafir z zablokowaną edycją statusu:

Deklaracje wysłane, w trakcie przetwarzania przez Urząd Skarbowy:

Deklaracje potwierdzone bądź odrzucone przez Urząd Skarbowy. Możliwe pobranie pliku UPO. Zdjęta blokada zmiany statusów:

Do osoby wysyłającej przyjdzie powiadomienie e-mailowe, zawierające informacje o potwierdzonych i odrzuconych deklaracjach.

Ostatnia z zakładek Do wysłania do pracowników prezentuje deklaracje, które można wysłać Pracownikom – posiadające status Potwierdzona. Analogicznie jak na poprzednich listach można wysłać zaznaczone deklaracje – klikając przycisk “Wyślij do pracowników” lub wysłać wszystkie deklaracje widoczne na liście klikając przycisk “Wyślij masowo do pracowników”.

Podczas wysyłki deklaracji do pracowników (Deklaracje > PIT Pracowników > Do wysłania do pracowników > opcje Wyślij do pracowników / Wyślij masowo do pracowników) pojawi się opcja „Wymagaj zgód„, z możliwością wyboru zgód, które powinien wyrazić pracownik, aby móc wyświetlić dokument (np. zgoda na elektroniczną wysyłkę PIT).

Przykładowe zastosowanie: Aby uzyskać dostęp do deklaracji wysłanej do pracownika, musi on wyrazić zgodę na wysyłkę PIT drogą elektroniczną. 

Podczas wysyłki PIT-ów ( Deklaracje > PIT pracowników > Dany PIT > Ikona koperty > Wyślij deklarację do pracownika), automatycznie pokazywana jest zgoda o typie „Wysyłka PIT drogą elektroniczną", którą edytujemy w Ustawienia > Zgody > Lista zgód).

Istnieje możliwość blokady wyświetlania deklaracji na portalu pracowniczym, jeżeli nie jest ona podpisana podpisem kwalifikowanym.

Nowa opcja „Wymagaj, aby wydruk deklaracji podpisany był podpisem kwalifikowanym przed jego udostępnieniem na portalu pracownika" dostępna jest w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy w sekcji „Portal pracowniczy". Domyślnie opcja ta jest wyłączona.

Po wysyłce deklaracji, pracownicy otrzymają deklaracje na wskazane w systemie adresy mailowe. Aby pobrać otrzymane deklaracje, pracownik musi najpierw wyrazić zgodę na wysyłkę dokumentów drogą elektroniczną:

Natomiast na Portalu Pracownika pojawi się zakładka Deklaracje. Wykazywane są tam deklaracje PIT-11 oraz IFT-1R, w przypadku gdy są w statusie Potwierdzona.

Instrukcja dla pracowników dot. deklaracji na portalu pracownika znajduje się tutaj.

Tutaj również pojawia się komunikat o zgodzie na wysyłkę – w przypadku kliknięcia Pobierz.

Jeżeli pracownik ma aktualną zgodę na wysyłkę, w systemie nie pojawia się prośba o ponowną akceptację.

Dostępność deklaracji na portalu pracownika #

Konfiguracja funkcjonalności dostępna jest w Ustawienia > Moduły > Pracownicy > Portal pracowniczy > Udostępnij deklarację PIT-11/IFT-1R na profilu pracownika.

W zakładce Deklaracje istnieje możliwość sprawdzenia, którym pracownikom deklaracje wysłano oraz czy zostały one przez nich pobrane. W tym celu należy użyć filtrów nad listą.

Aby usprawnić proces weryfikacji dostępności deklaracji na portalu pracownika, na liście PITów pracowników (Deklaracje > PIT pracowników oraz Pracownik > Deklaracje US) znajduje się kolumna “Dostępność deklaracji na portalu pracowniczym”. Nowa kolumna nie tylko wyświetla informację Tak / Nie. W przypadku, gdy deklaracja nie jest dostępna dla pracownika, system pokaże informację o powodzie niedostępności:

Najczęstsze przyczyny niedostępności deklaracji na profilu pracownika to:

• Deklaracja ma inny status niż „Potwierdzona"

• Pracownik nie posiada dostępu do portalu pracownika (instrukcja dodawania dostępu pracownikowi znajduje się tutaj)

• Ustawienia firmy nie zezwalają na udostępnianie deklaracji na portalu pracownika (instrukcja konfiguracji tej opcji znajduje się tutaj)