Portal Pracowniczy – Konfiguracja – Dostęp pracownika – Samoobsługa pracownicza

Przed udostępnieniem portalu pracownikom warto skonfigurować aspekty systemu, które są z nim bezpośrednio związane. Wpłynie to na jakość pracy i prawidłowy przepływ informacji.

1. Zbuduj strukturę i ustal przełożonych pracowników #

Stwórz działy (Pracownicy > Działy) i ustal przełożonego działów.  Wskazana osoba lub grupa osób będzie domyślnym przełożonym pracowników posiadających bieżącą umowę z danym działem/Klientem. Co więcej, na każdym pracowniku można również zmienić przełożonego. 

Jeżeli pracownik nie będzie miał ustalonego przełożonego, system przy przydzielaniu zgłoszeń pracowników w pierwszej kolejności przydziela zgłoszenia przełożonemu zdefiniowanemu na profilu działu/Klienta. Gdy na profilu działu/Klienta nie został zdefiniowany przełożony, wtedy system wysyła zgłoszenie do opiekuna zdefiniowanego w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy > „W przypadku braku przełożonego kieruj informację do".

2. Ustawienia dotyczące zgłoszeń wpisów grafikowych przez pracownika (opis poszczególnych ustawień znajdziemy w niebieskich tooltipach).  #

Rodzaje wpisów i zgłoszeń które może zgłosić pracownik z portalu pracowniczego możemy skonfigurować w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy :

• W sekcji Rejestracja czasu pracy przez pracownika dostępne są opcje:

• • „Typy nieobecności dostępne do zgłoszenia przez pracownika„, gdzie  możemy wybrać jakie typy nieobecności może zgłosić pracownik z poziomu swojego konta. Dostępne są wszystkie typy nieobecności.

• • „Widoczność wyboru stawki dla pracownika podczas zgłaszania godzin pracy z poziomu portalu pracowniczego„, umożliwia wybór stawki przez pracownika podczas zgłaszania godzin pracy.
• W sekcji „Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika" możemy zdefiniować jakie rodzaje zgłoszeń będą dostępne dla pracownika, oraz jakie osoby lub grupy powinny zostać powiadomione o wybranym rodzaju zgłoszeniu.

3. Ustawienia dotyczące wyświetlania pracownikom danych #

Jeżeli chcemy aby na portalu pracowniczym wyświetlane były otwarte rekrutacje, to w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy  należy włączyć opcję „Prezentuj otwarte rekrutacje na kontach pracowniczych„. Następnie wybrać widget, który ma być wyświetlany pracownikom (wybór widgetu pozwala zawęzić wyświetlane rekrutacje, np. jedynie na takie z wybranymi tagami, więcej informacji o widgetach dostępnych jest tutaj).

• Ponadto, poniżej istnieje możliwość zdefiniowania domyślnych uprawnień użytkownika, które będą włączone podczas tworzenia konta pracownika w systemie. Włączyć możemy:
  • Umowy (podgląd, pobieranie, podpis elektroniczny)
  • Grafik (podgląd, zgłaszanie wpisów grafikowych)
  • Wynagrodzenia, wypłaty (podgląd i pobieranie)
  • Załączniki (podgląd, pobieranie, dodawanie, podpis elektroniczny)
  • Podgląd przedmiotów
  • Zamykanie zadań
• Jeżeli udostępnimy pracownikowi proces onboardingu lub zaprosimy na szkolenie –  na jego koncie pojawią się zakładki onboarding oraz szkolenia, ze szczegółami udostępnionych obiektów.

4. Ustawienia dotyczące udostępniania pracownikom plików  #

Aby udostępnić pracownikom plik z “Bazy dokumentów”, należy wybrać konkretny plik i kliknąć przy nim przycisk “Edytuj”. W wyświetlonym oknie należy zdefiniować widoczność wybierając rolę Pracownik.

Analogicznie, gdy użytkownik dodaje na profilu pracownika plik w systemie, w oknie dodawania może wybrać w polu „Zwęź widoczność do”- Pracownik. 

5. Konfiguracja pól widocznych dla pracownika w zakładce jego danych osobowych.  #

Pola, które mają być widoczne dla pracownika w zakładce dane można skonfigurować  w  Ustawienia > Formularze > Pracownicy . W trybie edycji pola istnieje możliwość włączenia jego widoczności dla pracowników.

6. Udostępnianie pracownikowi załączników z jego profilu #

Aby plik, który dodaliśmy w sekcji Załączniki na profilu pracownika, był dla niego widoczny w sekcji „Załączniki" w menu, należy z poziomu podglądu danego załącznika w polu „Zawęź widoczność do" wybrać rolę „Pracownik".

7. Tworzenie konta pracownika z poziomu profilu pracownika #

W top panelu na profilu pracownika, poniżej imienia i nazwiska widoczna jest informacja na temat konta systemowego. Jeśli dany pracownik nie posiada jeszcze konta, w celu jego utworzenia należy nacisnąć przycisk „Brak konta". W wyświetlonym oknie można przypisać odpowiednie uprawnienia i zapisać zmiany.

Wyświetlone zostanie pole z edycją uprawnień dla tworzonego konta, należy je uzupełnić: 

a) E-mail – adres e-mail pobrany zostanie z profilu pracownika. 

Ważne! Po utworzeniu konta, na wskazany adres e-mail, pracownik otrzyma wiadomość z prośbą o ustawienie hasła w systemie. Wskazany e-mail będzie później służył do logowania do systemu. 

b) W polu “Rola” konieczne jest pozostawienie opcji “pracownik”. 

Pola “Dozwolone adresy IP”, „Numer telefonu" oraz “Grupy” są opcjonalne. 

c) Finalnie konieczne jest określenie uprawnień użytkownika, zakres uprawnień opisany jest w niebieskich tooltipach przy poszczególnych sekcjach. 

Tworzenie konta pracownika podczas dodawania pracownika do systemu #

Podczas dodawania pracownika do systemu HRappka, możesz automatycznie stworzyć mu konto pracownicze. Aby skorzystać z tej funkcji, należy skonfigurować odpowiednią automatyzację (Ustawienia> Automatyzacja).

Po utworzeniu automatyzacji o poniższej konfiguracji, podczas dodawania pracownika do systemu i uzupełnieniu na formularzu jego adresu e-mail konto pracownika zostanie automatycznie utworzone. Do konta zostaną przypisane domyślne uprawnienia do kont pracowniczych, zdefiniowane w Ustawienia > Moduły > Pracownicy > Portal pracownika, opcja Domyślne uprawnienia pracownika. Edycja uprawnień w tym miejscu spowoduje, że analogiczne uprawnienia będą nadawane pracownikom podczas tworzenia kont pracowniczych podczas dodawania pracownika do systemu.

Zobacz, w jaki sposób możesz stworzyć pracownikowi konto. Instrukcje dla pracowników, dotyczące obsługi portalu pracowniczego znajdziesz tutaj.