Uprawnienia i role w systemie (Rola Administrator, Użytkownik, Pracownik, Kandydat, Klient, Partner handlowy)

W systemie HRappka istnieje możliwość nadania wielu ról w systemie, przez co pracownicy mogą mieć dostęp jedynie do potrzebnych im do pracy danych. Pozwoli to zadbać o bezpieczeństwo danych. Rolę możesz nadać podczas dodawania / edycji konta użytkownika.

Film instruktażowy:

Rola Administrator #

Jest to rola, która posiada dostęp do wszystkiego w systemie, nie można jej ograniczyć dostępu. Tylko administrator może zarządzać ustawieniami systemu w zakresie danych firmy oraz użytkowników dodawanych do systemu. Co więcej, tylko administrator może usuwać wszystkie obiekty w systemie.

Za tą rolę konta w systemie pobierana jest opłata

Główne różnice między administratorem a użytkownikiem

• Tylko administrator może zarządzać użytkownikami w systemie oraz ich uprawnieniami, jedyny ma dostęp do danych firmy (zakładka „Dane firmy" w Ustawieniach)
• Tylko administrator może dodawać nowe powiązane firmy
• Administratorowi nie możemy ograniczyć dostępu
• Użytkownik może usuwać tylko obiekty które sam dodał, administrator może usuwać wszystko (m.in. pracowników/kandydatów/Klientów/mieszkania),

Rola Użytkownik #

Jest to rola, która może posiadać dostęp do wszystkich modułów w systemie. Użytkownik może pracować na wszystkich obiektach w systemie, ale możliwe jest również wielopłaszczyznowe ograniczenie jego dostępu do danych/modułów w systemie.

Podczas dodawania / edycji roli użytkownik możliwa jest konfiguracja dostępu:

Klienci #

Możemy sparametryzować dostęp:

Dostęp według rodzaju Klienta: Włączając tą opcje będziesz miał możliwość zdefiniowania zakresu uprawnień oddzielnie dla każdego rodzaju Klienta, dla przykładu użytkownik może mieć inny zakres uprawnień dla Klientów o typie „Dostawca szkoleń" lub „Mieszkanie", a inny do Klientów o typie „Prospekt".

Zakres

Zakres pozwala określić do czego będzie miał dostęp pracownik na Kliencie. Dodawane opcje zakresu mogą być od siebie zależne. Wybór opcji wyższego rzędu (np. edycja) automatycznie doda opcje wymagane do jej działania (np. podgląd).

• Podgląd Klienta – tylko wgląd w dane, brak możliwości wprowadzania zmian na profilu klienta
• Edycja – podgląd danych klienta i możliwość ich edycji
• Dodawanie nowego klienta – możliwość tworzenia nowego profilu Klienta w systemie
• Usuwanie klienta – możliwość usuwania Klientów dodanych przez siebie
• Podgląd stawek klienta – wgląd w zakładkę Stawki na stanowiskach dostępnych na Klientach, bez możliwości ich edycji i dodawania. Pracownik będzie widział podstawowe informacje o stanowisku powiązanego ze stawkami
• Edycja stawek klienta – możliwości edycji i dodawania Stawek na stanowiskach dostępnych na Klientach
• Podgląd stanowisk – wgląd w stanowiska Klienta bez możliwości wprowadzania zmian
• Dodawanie stanowisk – możliwość dodawania nowych stanowisk powiązanych z Klientem. Po zapisaniu stanowiska, użytkownik nie będzie miał dostępu do edycji stanowiska (aby mógł edytować stanowiska, należy włączyć uprawnienie do edycji stanowiska)
• Edycja stanowisk – możliwość wprowadzania zmian w istniejących na profilu Klienta stanowiskach
• Wysyłka SMS do Klientów – możliwość kontaktowania się z Klientami poprzez integracje z SMSapi lub aplikację mobilną
• Wysyłka Email do Klientów – możliwość wysyłki maili do klientów z poziomu systemu HRappka

Rozliczenie działu / Klienta #

Możliwości parametryzacji dostępu do rozliczeń Klienta w module Rozliczenia.

Jeżeli użytkownik nie ma dostępu do pracowników a ma dostęp do rozliczeń Klientów, to będzie widział podstawowe dane pracowników, na podstawie pracy których rozliczany jest Klient, ale nie będzie mógł przejść do profilu pracownika.

Projekty #

Możliwości parametryzacji dostępu do projektów Klientów, które pozwalają na realizację projektów u Klienta.

Zakres:

• Podgląd projektu – wgląd bez możliwości wprowadzania zmian
• Edycja projektu – podgląd i edycja danych projektu – np. dodawanie/edycja zapotrzebowania
• Dodawanie projektu – możliwość tworzenia nowych projektów
• Usuwanie – usuwanie dodanych przez siebie projektów

Rekrutacja #

Możliwość parametryzacji, do jakich rekrutacji, użytkownik powinien mieć dostęp:

Możliwość parametryzacji, w jakim zakresie użytkownik powinien mieć dostęp do rekrutacji:

• Podgląd rekrutacji – wgląd bez możliwości wprowadzania zmian
• Edycja rekrutacji – podgląd i edycja danych rekrutacji
• Tworzenie nowej rekrutacji – dodawanie nowych rekrutacji do systemu
• Usuwanie rekrutacji – usuwanie dodanych przez siebie rekrutacji
• Podgląd aplikacji – wgląd w listę aplikacji kandydatów, którzy zaaplikowali
• Dodawanie kandydata – możliwość dodawania nowych kandydatów do rekrutacji
• Edycja aplikacji – możliwość wprowadzania zmian w aplikacjach powiązanych z rekrutacją
• Usuwanie aplikacji – możliwość usuwania aplikacji kandydatów. Kandydaci nie zostaną usunięci, a jedynie ich powiązania (aplikacje) do rekrutacji
• Współdzielenie aplikacji – możliwość udostępnienia aplikacji kandydatów osobom, które nie posiadają dostępu do systemu – np. do hiring managera czy Klienta

Działy #

Klienci

Możemy sparametryzować dostęp:

Zakres

Zakres pozwala określić do czego będzie miał dostęp pracownik na Kliencie. Dodawane opcje zakresu mogą być od siebie zależne. Wybór opcji wyższego rzędu (np. edycja) automatycznie doda opcje wymagane do jej działania (np. podgląd).

• Podgląd działu – tylko wgląd w dane, brak możliwości wprowadzania zmian na profilu klienta
• Edycja działu – podgląd danych klienta i możliwość ich edycji
• Dodawanie nowego działu – możliwość tworzenia nowego profilu Klienta w systemie
• Usuwanie działu – możliwość usuwania Klientów dodanych przez siebie
• Podgląd stawek działu – wgląd w zakładkę Stawki na stanowiskach dostępnych na Klientach, bez możliwości ich edycji i dodawania. Pracownik będzie widział podstawowe informacje o stanowisku powiązanego ze stawkami
• Edycja stawek działu – możliwości edycji i dodawania Stawek na stanowiskach dostępnych na Klientach
• Podgląd stanowisk – wgląd w stanowiska Klienta bez możliwości wprowadzania zmian
• Dodawanie stanowisk – możliwość dodawania nowych stanowisk powiązanych z Klientem. Po zapisaniu stanowiska, użytkownik nie będzie miał dostępu do edycji stanowiska (aby mógł edytować stanowiska, należy włączyć uprawnienie do edycji stanowiska)
• Edycja stanowisk – możliwość wprowadzania zmian w istniejących na profilu Klienta stanowiskach
• Wysyłka SMS do działu – możliwość kontaktowania się z Klientami poprzez integracje z SMSapi lub aplikację mobilną
• Wysyłka Email do działu – możliwość wysyłki maili do klientów z poziomu systemu HRappka

Pracownicy #

Zakres uprawnień:

• Podgląd pracownika- tylko wgląd w dane, brak możliwości wprowadzania zmian na profilu
• Dodawanie pracownika – tworzenie nowych profili pracowników
• Edycja pracownika – podgląd danych pracownika i możliwość ich edycji
• Usuwanie pracownika – usuwanie dodanych przez siebie pracowników
• Dostęp do indywidualnych stawek pracownika 
• Tworzenie kont pracowniczych / partnera rekrutacyjnego / partnera handlowego – tworzenie kont dla pracowników, dzięki którym będą mogli się oni logować do systemu (te typy kont nie są dodatkowo płatne)
• Scalanie kont pracowników – możliwość scalania kont dwóch pracowników, gdy system wykryje duplikat na podstawie analogicznych danych w niektórych polach
• Wysyłka SMS do pracowników
• Wysyłka Email do pracowników

Przedmioty pracownika #

Przedmioty w systemie to m.in. asortyment wydawany pracownikom, benefity pracownicze, wszelkie potrącenia i zwroty.

Grafik pracownika #

Powiązania między pracownikiem a Działem/Klientem #

Zezwolenia #

Dostęp do zezwoleń pracowników w zależności od typu zezwolenia:

• Podstawowe
• Legalizacja
• Delegowanie
• Certyfikaty

Zakres każdego typu:

Dodatkowe uprawnienia:

• Pobieranie – Dostęp do indywidualnego pobierania zezwoleń do których użytkownik ma dostęp
• Masowe pobieranie – Dostęp do masowego pobierania zezwoleń do których użytkownik ma dostęp

Rozliczenia pracowników #

Zarządzanie onboardingiem #

Umowy #

W przypadku uprawnień do umów wymagany jest także dostęp do pracowników lub klientów/działów

Faktury sprzedaż #

Faktury zakup #

Dodawanie płatności (eksport) #

Samochody #

Mieszkania #

Przedmioty i magazyny #

Raporty #

Dostęp do raportów firmy w sekcji Raporty. Raporty dostępne dla użytkownika są zależne od obiektów do których mam on dostęp. Dla przykładu – jeżeli nie ma dostępu do pracowników, nie zobaczy on raportów kadrowych.

Pisma #

Dostęp do pism firmy w sekcji ERP > Pisma.

Eksport tabel #

Umożliwienie użytkownikowi eksportu danych z widoku list obiektów w systemie do plików Excel.

Procesy Workflow #

Ustawienia #

Dostęp do ustawień w celu skonfigurowania w systemu. Włączenie uprawnienia do Ustawień pozwala skonfigurować szczegółowy zakres:

• Wydruki i serie – Dostęp do ustawień wydruków, gdzie możliwa jest edycja szablonu wydruku oraz możliwość konfiguracji serii wydruku
• Deklaracje i ust. kadrowe – Dostęp do modułu deklaracji oraz do ustawień finansowych w ustawieniach firmy
• Konfiguracja – Dostęp do zakładek konfiguracji i modułów w ustawieniach
• Import – Należy wybrać, które z importów będzie mógł wykonywać użytkownik (wybór wielokrotny). Pozostawienie opcji pustej oznacza brak dostępu do importu. Do wielokrotnego wyboru dostępne są wszystkie obiekty, które można importować w Ustawieniach > Import.

Dodawanie/edycja ankiet #

Dostęp do modułu Organizacja pracy > Ankiety – możliwość tworzenia ankiet do wykorzystania w systemie. To uprawnienie daje jedynie dostęp do dodawania/edycji definicji ankiet. Jeżeli pracownik będzie miał wyłączone to uprawnienie to i tak może widzieć ankiety uzupełnione na obiektach, do których ma dostęp (np. na pracownikach).

Szkolenia #

Portal pracowniczy #

Portal pracowniczy pozwala użytkownikowi systemu na wgląd w jego dane. Użytkownik może się przelogować do portalu pracowniczego klikając na swoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu menu i wybierając portal pracowniczy.

Zakres dostępu:

• Dane osobowe (podgląd i zgłoszenie zmiany)
• Umowy (podgląd, pobieranie, podpis elektroniczny)
• Grafik (podgląd, zgłaszanie wpisów grafikowych)
• Wynagrodzenia, wypłaty (podgląd i pobieranie)
• Załączniki (podgląd, pobieranie, dodawanie, podpis elektroniczny)
• Podgląd przedmiotów

Rola Pracownik / Kandydat #

Rola pracownik / kandydat może mieć dostęp jedynie do portalu pracowniczego, który pozwala na wgląd tylko w dane osoby, która się loguje. Za tą rolę nie są naliczane dodatkowe opłaty. Więcej informacji o portalu pracowniczym znajduje się tutaj.

Zakres dostępu:

• Dane osobowe (podgląd i zgłoszenie zmiany)
• Umowy (podgląd, pobieranie, podpis elektroniczny)
• Grafik (podgląd, zgłaszanie wpisów grafikowych)
• Wynagrodzenia, wypłaty (podgląd i pobieranie)
• Załączniki (podgląd, pobieranie, dodawanie, podpis elektroniczny)
• Podgląd przedmiotów

Rola Klient #

Jest to rola w systemie, z której najczęściej korzystają agencje pracy. Umożliwia ona dostęp klienta agencji do systemu, gdzie może on kontrolować poszczególne elementy związane z zatrudnieniem pracowników tymczasowych u niego w firmie.

Uprawnienia:

Notatki pracownika #

Załączniki pracownika #

Rola Partner handlowy #

Jest to rola w systemie, która może mieć dostęp do wybranych działów / Klientów. Zakres:

• Dział / Klient – Wybierz klientów do których dostęp ma mieć konto. Możesz wybrać kilku klientów.
• Dane o pracownikach Klienta – Umożliwienie partnerowi handlowemu dostępu do danych podstawowych oraz szczegółów powiązania pracowników Klienta:

• Eksport tabel – Umożliwienie partnerowi handlowemu eksportu danych z widoku tabel do plików Excel

Rola Partner rekrutacyjny #

Partner rekrutacyjny to rola, którą możesz nadać osobom, z którymi współpracujesz w celu pozyskiwania kandydatów. Więcej o partnerze rekrutacyjnym przeczytasz tutaj. Partner rekrutacyjny nie może tworzyć rekrutacji, może jedynie dodawać kandydatów do rekrutacji, które widzi.

Zakres:

• Zezwolenia pracowników – Dostęp do podglądu, dodawania oraz usuwania wszystkich typów zezwoleń
• Notatki pracownika:

• Załączniki pracownika:

• Załączniki rekrutacji:

Rola Monitoring #

Ta rola została stworzona, aby umożliwić wyświetlanie obecnej realizacji zapotrzebowania na projektach dla Klientów, np. na ogólnodostępnym telewizorze w pokoju rekruterów. Mogą oni monitorować obecne zapełnienie zapotrzebowania i podejmować odpowiednie akcje w celu uzupełnienia zapotrzebowania (rekrutować nowe osoby, podpinać obecnych pracowników).

Po stworzeniu takiej roli, dane wyświetlane w monitoringu skonfigurujesz w Ustawieniach > Zaawansowane > Monitoring. Po odpowiedniej konfiguracji możesz się zalogować na rolę i będzie ona wyświetlała realizację zapotrzebowania na projektach.

Ta rola nie może wykonywać żadnych akcji w systemie, jedynie prezentuje aktualne wyniki.

Dodatkowe informacje #

• Role, za które pobierana jest opłata to administrator oraz pracownik.
• Dostęp do poszczególnych ról zależy od Twojego pakietu, np. rola partnera rekrutacyjnego jest dostępna w subskrypcji powyżej 5 użytkowników. Szczegóły pakietu sprawdzisz w zakładce Abonament. W razie pytań, znajdziesz tam również dane do Twojego opiekuna, który udzieli Ci dodatkowych informacji.
• Jeżeli pojawia się komunikat „Osiągnąłeś limit użytkowników. Aby dodać kolejnych użytkowników skontaktuj się z Biurem Obsługi Klienta." oznacza to, że nie możesz dodać już nowych użytkowników w ramach obecnego pakietu subskrypcji. Skontaktuj się z opiekunem, aby poznać możliwości rozszerzenia subskrypcji.
• Możesz tworzyć szablony uprawnień poszczególnych ról w systemie, a potem nadawać nowym użytkownikom uprawnienia z szablonów. Instrukcja tworzenia szablonów znajduje się tutaj.
• Możesz również skopiować uprawnienia z istniejącego użytkownika o każdym typie roli na tworzonego użytkownika w systemie, korzystając z pola „Kopiuj uprawnienia z"
• Jeżeli posiadasz wiele firm dodanych w systemie, jeden użytkownik może mieć różne uprawnienia i role, w zależności od firmy, na którą się loguje (np. może być administratorem na jednej firmie, a użytkownikiem na drugiej i nie mieć dostępu do trzeciej firmy)