W związku z dużym zainteresowaniem dostosowania systemu HRappka do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) informujemy, że planowane wdrożenie integracji odbędzie się w styczniu 2026 roku.

Szczegóły odnosnie etapów wdrożenia KSeF 2.0 dostępne pod linkiem.

Czym jest KSeF? #

Krajowy System e-Faktur to państwowy system teleinformatyczny służący do:

• wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

System całkowicie zmieni dotychczasowy obieg faktur – wystawiona faktura nie trafi bezpośrednio do kontrahenta, lecz bezpośrednio do KSeF, gdzie przejdzie proces weryfikacji formalnej. Dopiero stamtąd kontrahent odbierze fakturę. KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale również ich przekazywania między firmami.

Ważne zasady:

• Faktura staje się prawnie ważna dopiero po przesłaniu do KSeF. Dopiero wtedy przechodzi weryfikację formalną – sprawdzana jest zgodność ze schemą, każda faktura wystawiona w KSeF otrzymuje unikatowy numer nadawany automatycznie przez system.
• Faktura niezgodna ze schemą zostanie odrzucona i w praktyce oznacza to, że nie została wystawiona.
• Po prawidłowym przesłaniu faktury w formacie .xml, można ją zwizualizować w formacie PDF dla łatwiejszego podglądu.
• Każda faktura wyświetlana lub używana poza KSeF musi być opatrzona kodem QR, co potwierdza, że została wystawiona prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Raz wygenerowana i wysłana faktura do KSeF nie może być zmieniona, anulowana ani poprawiona poza systemem KSeF.

W przypadku jakiejkolwiek pomyłki, błędu lub konieczności sprostowania, obowiązuje wyłącznie wystawienie faktury korygującej w formie ustrukturyzowanej.

Aby korzystać z KSeF, użytkownik musi uwierzytelnić się przy użyciu jednej z metod określonych w przepisach (m.in. Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana). Uwierzytelnić może się przedsiębiorca lub osoba upoważniona.

Według założeń Ministerstwa Finansów obowiązkowy KSeF będzie wdrażany etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla podmiotów o obrotach w 2024 pow. 200 mln zł oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych.

Więcej informacji znajduje się na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/

Planowana integracja HRappki z KSeF #

W systemie HRappka zostanie udostępniony w styczniu 2026 r. mechanizm umożliwiający:

• wystawianie faktur w formacie zgodnym z KSeF,
• automatyczne przesyłanie faktur do KSeF,
• automatyczne odbieranie statusów z rejestru,
• generowanie plików XML w celu wysyłki oraz pobieranie zwrotnych UPO i kodów QR

Uwierzytelnienie w KSeF #

W zakładce Ustawienia systemu > Zaawansowane > Integracje zostanie dodany moduł odpowiedzialny za uwierzytelnienie i powiązanie konta HRappki z KSeF. Po poprawnym uwierzytelnieniu system będzie mógł automatycznie wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.

Szczegóły jak zintegrować HRappkę z Krajowym Systemem e-Faktur dostępne pod linkiem.

Statusy faktur w HRappka po wdrożeniu KSeF #

Wraz z uruchomieniem integracji z KSeF w systemie dostępne będą szczegółowe statusy faktur, które odzwierciedlają poszczególne etapy ich obsługi.

Należy pamiętać, że nie wszystkie faktury podlegają obowiązkowi rejestracji w KSeF. Z tego względu w systemie dostępne są statusy zarówno dla faktur wysyłanych do KSeF, jak i dla tych, które nie podlegają temu procesowi.

Lista dostępnych statusów faktur #

Przygotowana (poza KSeF) #

Status oznaczający fakturę przygotowaną, która nie podlega wysyłce do KSeF. Faktura może być w tym stanie dalej edytowana lub przetwarzana zgodnie z wewnętrznymi procedurami.

Wysłana (poza KSeF) #

Status dla faktur, które zostały finalnie wysłane lub zatwierdzone poza procesem KSeF.

W przygotowaniu #

Status oznaczający fakturę roboczą. Umożliwia późniejsze dokończenie edycji lub przeprowadzenie procesu akceptacji. W tym statusie możliwa jest swobodna edycja faktury.

Statusy związane z KSeF #

Do rejestracji w KSeF #

Po zakończeniu tworzenia faktury lub procesu jej akceptacji, aby formalnie wystawić fakturę w KSeF, należy zmienić jej status na „Do rejestracji w KSeF”. Po zmianie statusu faktura:

• oczekuje na wysyłkę przez system,
• nie może być edytowana — edycja zostaje zablokowana do momentu otrzymania odpowiedzi z KSeF.

Dodatkowo system nie pozwoli na zmianę statusu na „Do rejestracji w KSeF”, jeżeli data wystawienia faktury jest datą przeszłą.

W trakcie wysyłki do KSeF #

Status oznaczający, że system rozpoczął proces przekazywania faktury do KSeF.
Na tym etapie:

• faktura jest w trakcie technicznej wysyłki,
• system nawiązuje połączenie z KSeF i przekazuje dane faktury,
• faktura nie może być edytowana.

Status ten ma charakter chwilowy i zmienia się automatycznie po zakończeniu próby wysyłki.

Wysłana do KSeF #

Status oznaczający, że faktura została poprawnie przesłana do systemu KSeF, ale odpowiedź zwrotna (informacja o przyjęciu lub odrzuceniu) nie została jeszcze odebrana.

Na tym etapie:

• faktura oczekuje na przetworzenie po stronie KSeF,
• edycja faktury nadal jest zablokowana,
• po otrzymaniu odpowiedzi status zmieni się na: Zarejestrowana w KSeF albo Odrzucona przez KSeF

Status oznaczający, że faktura została poprawnie przyjęta i zarejestrowana w systemie KSeF.

Zarejestrowana w KSeF #

Status faktury zaakceptowanej przez KSeF. Edycja faktury jest zablokowana.

Odrzucona przez KSeF #

Status oznaczający, że faktura została odrzucona przez KSeF. W takim przypadku konieczna jest weryfikacja przyczyny odrzucenia oraz wprowadzenie wymaganych korekt przed ponowną próbą wysyłki.

Proces obsługi faktury krok po kroku #

1. Użytkownik dodaje fakturę i ustawia status „Do rejestracji w KSeF”.
2. Automatyczny proces wysyłki przesyła fakturę do KSeF.
3. W przypadku pozytywnego działania systemu KSeF i braku będów status zmienia się kolejno:
   • „Wysłane do KSeF”,
   • „Zarejestrowano w KSeF”.
4. System pobiera XML oraz UPO i zapisuje je w załącznikach do faktury.
5. Całość odbywa się automatycznie i nie wymaga dodatkowego działania po stronie użytkownika.

Faktury korygujące #

Mechanizm jest analogiczny do wystawiania faktur pierwotnych.

Odrzucona faktura przez KSeF – postępowanie #

System HRappka został dostosowany do przesyłania faktur, jednak w przypadku odrzucenia faktury przez KSeF (np. w sytuacji problemu z danymi autoryzacyjnymi) w systemie HRappka zostanie wskazany powód odrzucenia w polu „Powód odrzucenia przez KSeF.

Więcej informacji na temat najczęstszych przyczyn odrzucenia oraz sposobu postępowania znajduje się pod linkiem

Udostępnianie faktur #

Podgląd i wydruk faktur będzie możliwy po ich zarejestrowaniu w KSeF.

Do systemu zostanie dodany znacznik umożliwiający wyświetlenie kodu QR prowadzącego do konkretnej faktury w KSeF. Klienci, przygotowując własne szablony wydruków faktur sprzedażowych, będą musieli umieścić znacznik {%KSeF Kod QR%} w odpowiednim miejscu dokumentu. W przypadku, gdy domyślny wzór wydruku faktury dodany do systemu nie był modyfikowany przez Klienta zostanie do niego dodany znacznik z kodem QR. W razie problemu prosimy o kontakt ze wsparciem. W przypadku awarii lub niedostępności systemu KSeF, gdy faktura zostanie przesłana do KSeF w trybie offline na wydruku faktury zostanie umieszczony dodatkowy kod QR umożliwiający zweryfikowanie dostawcy.

Widok faktur w systemie #

Lista faktur będzie zawierać m.in.:

• status,
• numer faktury,
• numer KSeF,

Widok pojedynczej faktury będzie obejmował:

• numer faktury

Informacje pozostałe #

Data wystawienia będzie możliwa do ustawienia na etapie przygotowania faktury:

• Data przyszła – system wyśle fakturę do KSEF zgodnie z datą wystawienia w godzinach porannych,
• Data bieżąca – system wyśle fakturę do KSEF w maksymalnie 15 minut,
• Data przeszła – na moment zmiany statusu na „Do rejestracji w KSEF” nie będzie mogła być wsteczna.