Czym są projekty? #

Agencje cały czas stykają się z sytuacjami, w których kontrahenci zgłaszają zapotrzebowanie na więcej niż jednego pracownika. Aby ich uporządkować, należałoby stworzyć projekt, który opisywałby wyłącznie jeden rodzaj zapotrzebowania (ze względu na stanowisko, wymagania względem pracowników itd.).

W rozumieniu systemu HRappka.pl projektem jest zapotrzebowanie zgłaszane od kontrahenta. Określa on wówczas ilość osób i kwalifikacje, które u potencjalnych pracowników są niezbędne.

Tworzenie nowego projektu #

Aby stworzyć projekt w systemie należy wybrać zakładkę CRM > Projekty > Dodaj projekt.

Wypełnienie pierwszej części formularza #

Wówczas system przenosi użytkownika na stronę formularza dodawania nowego projektu, na którym należy określić:

1. status (więcej o tym, czym są statusy i jak je konfigurować),
2. nazwę projektu (może nią być na przykład nazwa stanowiska, którą obejmuje projekt),
3. Dział/Klienta, czyli podmiot, który zgłasza zapotrzebowanie (Dział można utworzyć w Moduły > Pracownicy > Działy, a klienta w Moduły > CRM > Klienci)
4. numer generowany jest automatycznie według serii (serie można definiować w Ustawienia > Zaawansowane > Serie),
5. krótki i długi opis projektu, które będą informacją o projekcie dla użytkowników
6. datę rozpoczęcia i zakończenia projektu,
7. miejscowość, w której będzie wykonywana praca,
8. załączniki,
9. opiekuna projektu, czyli użytkownika (lub grupę użytkowników), do którego będą przychodziły powiadomienia dotyczące projektu.

Dodanie zapotrzebowania na stanowisko #

W dolnej części formularza znajduje się pole wyboru stanowiska. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o stanowiskach.

Można wybrać już istniejące stanowisko, które zostało zdefiniowane w Moduły > CRM > Klienci > Wybrany klient > Zakładka „Stanowiska”, lub stworzyć nowe.

Po dodaniu stanowiska w projekcie, należy uzupełnić dane dotyczące szczegółów stanowiska i zapotrzebowania na tę pozycję. W tym celu należy kliknąć przycisk „Wybierz” obok wybranego stanowiska i wypełnić dalszą część formularza, która zostanie wyświetlona.

Można stworzyć projekt obejmujący kilka stanowisk, lub dodać kilka wpisów zapotrzebowania dla różnych dat w ramach jednego stanowiska. Wówczas należy pamiętać, że jeżeli drugi wpis nakłada się datami z pierwszym wpisem – należy uwzględnić ilość osób z pierwszego wpisu w ilości osób drugiego, ponieważ system nie sumuje osób z różnych wpisów.

Przykład: mieliśmy dodane zapotrzebowanie na 5 osób, otrzymujemy informację, że kolejnego dnia potrzebujemy dodatkowe 10 osób – musimy wpisać sumę z obu dat czyli 15 osób.

Automatyczne utworzenie rekrutacji na stanowisko dla projektu #

Zaznaczenie pola “automatycznie utwórz rekrutację” spowoduje, że dla definiowanego wyżej projektu, zostanie automatycznie utworzony rekord rekrutacji w module Rekrutacja.

Pośród typów generowanych rekrutacji mamy do wyboru:

• “wewnętrzna” – której wybór spowoduje wyświetlanie wyłącznie na poziomie systemu, bez możliwości publikowania rekrutacji na portalach zewnętrznych,
• “zewnętrzna” – dająca możliwość publikowania rekrutacji poza systemem (na stronie www, na portalach społecznościowych).

W rekrutacjach stworzonych na potrzeby projektów z wypełnionym zapotrzebowaniem, pola „Godziny pracy (godz:mm)”, „Liczba miejsc”, „Termin zatrudnienia od” , „Miejscowość”, „Data zakończenia” są wypełnione na podstawie informacji podanych w projekcie. Synchronizacja informacji o liczbie miejsc i Terminie zatrudnienia może zostać włączona/wyłączona za pomocą switcha.

Jeżeli nie chcesz od razu tworzyć automatycznej rekrutacji, można potem ją dodać ręcznie w Moduły > Rekrutacje > Lista rekrutacji. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o rekrutacjach.

Jeżeli projekt jest gotowy, należy go zapisać. Tak przygotowany projekt może być podstawą do stworzenia oferty dla kontrahenta, o czym przeczytasz w artykule na temat wystawiania ofert i umów na ich podstawie.

Realizacja zapotrzebowania w projekcie #

W celu usprawnienia przepływu informacji dot. rekrutacji i planowania pracowników na projektach w sekcji zapotrzebowanie w projekcie dostępne są kolejne kolumny:

• “Zaplanowani” – pokazuje zapełnienie zapotrzebowania w danym okresie,
• “Propozycje” – pokazuje osoby proponowane do wpisania na wybrane zapotrzebowanie na podstawie aplikacji rekrutacyjnych do projektu, powiązania z projektem oraz umów w danym okresie (po najechaniu kursorem myszy na liczbę proponowanych osób pokazuje się nowe okno pozwalające na dodanie ich do planu),
• Kolumnę pokazującą liczbę osób, którą potrzebujemy zatrudnić/zaplanować uwzględniając liczbę aplikacji (Zapełnienie zapotrzebowania w danym okresie + Aplikacje zaakceptowane – Ilość wolnych miejsc),
• Kolumnę pokazującą liczbę osób, którą potrzebujemy zrekrutować (Zapełnienie zapotrzebowania w danym okresie + Aplikacje zaakceptowane + Aplikację w procesie – Ilość wolnych miejsc).

Te same informacje są widoczne po rozwinięciu sekcji „Stanowiska” za pomocą przycisku „Więcej” w panelu górnym projektu, oraz w widgetcie rekrutacyjnym.