Wystawianie umów pracownikowi #

Zapraszamy do zapoznania się z instrukcją video #

Dodawanie nowej umowy #

Konfiguracja formularza umów #

Dla każdego formularza dostępnego w systemie jest możliwość wyboru pól, jakie będą na nim widoczne, oraz konfiguracja ich kolejności, widoczności i wymagalności. Aby skonfigurować formularz dla umów należy przejść do Ustawienia > Formularze > Umowy.

Szczegóły znajdziesz tutaj: Jak skonfigurować formularze? Jak dodać pola / atrybuty na profilach obiektów w systemie?

Dodawanie umowy w module Pracownicy #

Umowę z pracownikiem / zleceniobiorcą dodasz z poziomu:

• listy umów w Moduły > Pracownicy > Umowy
• listy umów na profilu pracownika (Pracownicy > Lista pracowników > Pracownik > Umowy)

Nad listą umów należy kliknąć przycisk „Dodaj umowę”.

1. Wybieramy pracownika, dla którego ma zostać utworzona umowa, a następnie z listy wybieramy klienta/dział, z którym pracownik ma zawrzeć umowę.
2. Jeżeli tworzymy umowę pod konkretny projekt, wybieramy projekt, do którego pracownik ma zostać przydzielony. Projekty do wyboru pojawią się w momencie, kiedy Klient/dział ma utworzone projekty. 
3. Wybieramy rozkład dni wolnych.
4. Wybieramy typ umowy. Jeżeli na liście rozwijanej brakuje jakiegoś typu umowy, prawdopodobnie w systemie nie został utworzony wydruk jej odpowiadający. Aby to sprawdzić i stworzyć taki wydruk należy przejść do Ustawienia > Szablony > Wydruki i w nowym formularzu w polu „Typ” wybrać odpowiedni typ umowy.
5. Określamy rodzaj umowy.
6. W przypadku wybrania wartości „Inna umowa (kontrakt, b2b)” pod spodem pojawi się dodatkowe pole „Wliczaj do zakładowego stażu pracy”. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że czas przepracowany przez pracownika na wystawianej umowie będzie wliczany do stażu pracy.
7. Uzupełniamy numer umowy. Numer może się generować automatycznie, jeżeli zostały skonfigurowane serie w Ustawienia > Zaawansowane > Serie dla wybranego typu umowy. Aby automatyzacja zadziałała poprawnie, stworzona seria musi również zostać przypisana do Działu/Klienta wybranego w polu „Dział/Klient”. Przypisanie można wykonać w ustawieniach konkretnego Działu (Moduły > Pracownicy > Działy) lub Klienta (Moduły > CRM > Klienci).
   
8. Określamy datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia pracy oraz datę zakończenia pracy. 
9. Ustalamy termin płatności. Wpisujemy tutaj dzień miesiąca, do którego pracownik ma otrzymać wynagrodzenie. 
10. Wpisujemy miejsce wykonywania pracy. Miejsce wykonywania pracy możemy także skopiować z adresu Klienta/działu , z którym pracownik zawiera umowę. 
11. Wybieramy stanowisko, na którym pracownik będzie wykonywał pracę. Widoczne stanowiska podpowiadają się ze stanowisk dodanych już na Dziale / Kliencie lub ze stanowisk dodanych w ustawieniach firmy. Możesz użyć wcześniej zdefiniowanego stanowiska lub dodać nowe.
12. Określamy wymiar zatrudnienia, tak zwany etat. W zależności od wymiaru zatrudnienia, stawki ze stanowiska będą automatycznie aktualizowane do wymiaru pracy. 
13. Wybieramy system czasu pracy. Pozwala on na odpowiednie pilnowanie norm pracy na grafiku pracownika.
    • Standardowy – praca 8godz. pon.-pt.
    • Równoważny – dowolne godziny i dni pracy z zachowaniem normy miesięcznej,
    • Zadaniowy – praca określana w liczbie godzin a nie w godzinach od do.
14. Następnie opcjonalnie możemy indywidualny czas pracy (definiowany w godzinach od-do) oraz dodać inne warunki zatrudnienia.
15. Wybieramy wzór wydruku umowy. Jak dodać wzór wydruku sprawdzisz w artykule o wydrukach dokumentów.
16. Poniżej w sekcji Dodatkowe wydruki możemy wybrać dodatkowe wydruki, które chcemy wygenerować razem z umową. Pozwala to w szybki sposób wygenerować pracownikowi inne wydruki dowolnej treści.
    • Pole wzór wydruku pozwala wybrać wiele dodatkowych wydruków, które chcemy wygenerować razem z umową
    • Pole sposób generowania wydruku pozwala określić co system powinien zrobić z dodatkowymi wydrukami – czy dołączyć je do wydruku umowy (scalić jako jeden plik), czy czy zapisać dodatkowe wydruki jako jeden scalony plik na profilu pracownika (w zakładce załączniki), czy zapisać wszystkie dokumenty pojedynczo na profilu pracownika (w zakładce załączniki).

Następnie umowę należy zapisać.

Uwaga! Składki finansowe zostaną naliczone według schematu składek zdefiniowanego w zakładce Dane > Dane do rozliczeń na profilu pracownika. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o konfiguracji schematu stawek pracownika.

Dodawanie umowy w module CRM (Klienci) #

Umowę możemy dodać także z modułu:

• Moduły > CRM > Klienci
• Moduły > Pracownicy > Działy

Proces tworzenia umowy odbywa się analogicznie jak dodawanie umowy z modułu Pracownicy. 

Masowe dodawanie umów z listy Pracowników #

Jeśli chcemy zawrzeć umowę dla kilku pracowników z jednym klientem możemy to zrobić w Moduły > Pracownicy > Lista pracowników. Należy zaznaczyć pracowników, dla których chcemy wystawić umowę. Następnie klikamy w przycisk „Więcej opcji” oraz „Dodaj umowę”. Wystawianie umowy przebiega jak poprzednio.

Limity APT #

System umożliwia śledzenie czasu pracy dla APT dla umów o pracę tymczasową i wysyłki powiadomień w sytuacji, gdy zbliża się data końca ważności umowy.

Aby pole to było widoczne po wybraniu w formularzu umowy o pracę tymczasową, należy dodać je do formularza w Ustawienia > Formularze > Umowy. Włączenie tej opcji przy wystawianiu nowej umowy spowoduje, że system będzie wyświetlał na profilu pracownika informację o dniach przepracowanych na tej umowie.

Aby włączyć wysyłkę powiadomień o zbliżającej się dacie końca ważności umowy, należy przejść do Ustawienia > Powiadomienia > Klienci i włączyć opcję „Przypominaj o upływającym limicie czasu pracy u Klienta” oraz dodać odbiorców.

Jak odnowić umowę? #

Odnowienie umowy można wykonać z poziomu listy umów na Moduły > Pracownicy > Umowy.

Należy zaznaczyć jedną lub kilka umów, rozwinąć „Więcej opcji” w menu tabeli oraz wybrać opcję „Odnów umowę”. Pojawi się dodatkowe okno, w którym trzeba będzie określić daty zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia wybranych umów.

Uwaga! Operacje masowe można wykonywać na maksymalnie 50-ciu obiektach.

Kto może zmieniać status umowy? #

Domyślnie status umowy może zmieniać każdy użytkownik, który ma do tej umowy dostęp. Można natomiast ograniczyć uprawnienia do modyfikacji statusu umowy. Taką konfigurację można wykonać w Ustawienia > Statusy > Umowy – przy statusie, który ma być dostępny do wyboru tylko dla określonych osób, należy zaznaczyć opcję „Grupy” i wybrać odpowiednią grupę. Grupy można zdefiniować w Moduły > Użytkownicy > Grupy.

W tym miejscu można również określić domyślny status dla nowych umów.

Podgląd umowy i wysłanie do podpisu #

Aby wyświetlić podgląd umowy i ją wydrukować należy kliknąć w „Podgląd”, w menu umowy:

 

Aby wysłać umowę do podpisu należy wybrać z menu opcję „Wyślij do podpisu”.

Dodanie wypowiedzenia umowy #

Wypowiedzenie umowy można zarejestrować w systemie na trzy sposoby. Pamiętaj, że opcja ta jest dostępna wyłącznie dla umów o statusie Aktywna (z datą zakończenia przypadającą w przyszłości).

• Na liście Moduły > Pracownicy > Umowy: W widoku tabeli znajdź kolumnę „Data zakończenia”. Najedź kursorem na datę (lub puste pole w przypadku umowy na czas nieokreślony). Jeśli umowa kwalifikuje się do wypowiedzenia, wyświetli się dedykowany przycisk.

• Na utworzonej umowie Umowy: Kliknij w wybraną umowę, aby przejść do jej szczegółów. W sekcji „Umowa” po prawej stronie znajdziesz przycisk „Wypowiedz”.

• Na profilu Pracownika (Moduły > Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik): Wejdź w zakładkę „Umowy” na profilu danej osoby, wybierz konkretny dokument, a następnie w panelu bocznym kliknij opcję „Wypowiedz”.

Ważne: Jeśli nie widzisz przycisku wypowiedzenia, upewnij się, że umowa posiada status Aktywna.

Dodanie aneksu do umowy #

Aneks umowy można dodać przechodząc do umowy (Pracownicy > Umowy > Wybrana umowa > Dodaj Aneks)

Jeżeli opcja „Aneks” nie jest widoczna, oznacza to, że prawdopodobnie w systemie nie jest zdefiniowany wydruk o typie „Aneks umowy”. Aby go dodać w należy przejść do Ustawienia firmy > Szablony > Wydruki i stworzyć nowy wydruk wybierając na formularzu w typie wydruku wartość Aneks umowy.

Uwaga! Aneks można dodać jedynie do obecnie obowiązującej umowy.

Na liście umów aneksy są wyświetlane w taki sam sposób jak umowy podstawowe. Aby wyświetlić informację, czy dana umowa jest aneksem, można dodać kolumnę „Aneks” za pomocą ikony koła zębatego.

Zmiana stawek na istniejącej umowie #

Stawki można edytować indywidualnie dla pracownika lub globalnie dla stanowiska.

• Aby edytować stawki indywidualnie dla pracownika należy otworzyć profil pracownika i przejść do zakładki Kadry i Płace > Stawki. Korzystając z przycisku „Dodaj” należy dodać nowy wpis i uzupełnić wymagane pola. Istotne jest uzupełnienie pola „Data od” definiującego dzień, od którego będzie obowiązywała dana stawka. Jeżeli pracownik ma wystawione w systemie aktywne umowy, które zawierają się w wybranym okresie, stawka na tych umowach zostanie zaktualizowna.

• Aby edytować stawki globalnie dla stanowiska, należy przejść do Ustawienia > Dane firmy > Stanowiska lub bezpośrednio w polu Stanowisko w formularzu umowy. Zmiana stawek dla stanowiska wykonana z poziomu umowy zostanie zastosowana dla wszystkich pracowników zatrudnionych na tym stanowisku, o ile nie mają oni dodanych stawek indywidualnych.

Filtrowanie umów #

Filtrowanie umów odbywa się za pomocą ikony lejka w Moduły > Pracownicy > Umowy.

Aby wyszukać umowy o określonym typie, np. umowy o pracę, należy kliknąć ikonę lejka i zaznaczyć opcję „Typ”. Pojawi się lista z wartościami, na której trzeba zaznaczyć umowę o pracę.

Analogicznie działa filtrowanie umów po innych warunkach, np. po stawce, składkach, dacie zawarcia, okresie aktywności czy stanowisku.

Często zadawane pytania #