System HRappka udostępnia funkcjonalność umożliwiającą automatyczne planowanie pracowników w kalendarzach pracy na podstawie dodanego zapotrzebowania. Włączenie tej opcji spowoduje, że system zidentyfikuje pracowników spełniających określone kryteria na dane zapotrzebowanie i stworzy dla nich propozycję planu pracy.
Jeżeli zapotrzebowanie nie zostanie zapełnione za pierwszym razem, system wyśle propozycje do kolejnych osób po czasie zgodnym ze zdefiniowaną agresywnością planowania.
Funkcjonalność ta znacząco usprawnia planowanie czasu pracy i zarządzanie grafikami pracowników.
Po włączeniu Autoplanowania pojawią się dodatkowe sekcje, w których możliwe jest określenie dokładnych kryteriów, według których pracownicy mają być przypisywani na poszczególnych etapach zapełniania zapotrzebowania.
W etapie 1. system wykonuje wstępne zawężenie pracowników na podstawie dodanych w tym miejscu filtrów. Filtry mogą dotyczyć m. in. aktywności umów, wymagania powiązania z Klientem czy powiązania z firmami.
W etapie 2. system sprawdza pracowników wyselekcjonowanych w etapie 1. po kątem dodatkowych wymagań.
Możliwe jest tutaj zdefiniowanie następujących kryteriów:
Brak konfliktu z innymi wpisami
Włączenie tej opcji spowoduje, że system uwzględni tylko te osoby, które w godzinach wprowadzonego zapotrzebowania nie mają innych zaakceptowanych wpisów dotyczących pracy, planu pracy lub nieobecności. Konflikt nie występuje jeśli wpisy następują po sobie bez nakładania się. Ustawienie to stosuje się również do reguł wpisów o typie Dostępność i Niedostępność.
Zgodność z wymaganymi stanowiskami
Włączenie tej opcji spowoduje, że system uwzględni tylko te osoby, które posiadają wymagane tagi oraz aktualne uprawnienia i certyfikaty przypisane do stanowiska powiązanego z danym zapotrzebowaniem. Włączenie tej opcji jest koniecznie, jeżeli w Ustawienia > Moduły > Czas pracy > Ogólne została włączona opcja „Blokuj dodawanie wpisów godzin pracy dla pracowników nieposiadających wymaganych tagów.
Wymagaj dodatkowo aktualnych zezwoleń i certyfikatów
System uwzględni tylko te osoby, które mają aktualne zezwolenia i certyfikaty dodane w tym polu, np. badania lekarskie czy książeczkę SANEPID. Ustawienie to działa niezależnie od ustawienia zgodności z wymaganiami stanowiska. Aby być zakwalifikowanym, Pracownik musi posiadać wszystkie zezwolenia i certyfikaty dodane w tym polu.
Legalizacja pobytu i pracy
Włączenie tej opcji spowoduje, że system uwzględni tylko te osoby, które mają pozwolenie na pobyt i pracę w okresie, na który zostało dodane zapotrzebowanie.
Zachowanie norm czasu pracy
Włączenie tej opcji spowoduje, że system uwzględni tylko te osoby, dla których dodanie dodanie godzin pracy na podstawie zapotrzebowania nie spowoduje przekroczenia normy czasu pracy.
Tylko spełniający wymagania wysłania powiadomień
Włączenie tej opcji spowoduje, że system uwzględni tylko te osoby, które mają skonfigurowany preferowany kanał kontaktu i mają włączone powiadomienia o propozycji planu pracy.
Ustawienie preferowanego kanału kontaktu jest niezbędne, aby Pracownik otrzymywał powiadomienia dotyczące zmian na jego kalendarzu pracy, np. propozycji planu pracy wynikających z autoplanowania, które wymagają działań z jego strony.
Preferowany kanał kontaktu może ustawić administrator lub użytkownik mający uprawnienia do danego Pracownika. Aby to zrobić należy upewnić się, że pole „Preferowany kanał kontaktu” został dodany do formularza pracowników w Ustawienia > Formularze > Pracownicy, a następnie przejść do Moduły > Pracownicy > Lista pracowników > wybrany Pracownik i uzupełnić to pole.
Pracownik może również samodzielnie wprowadzić taką informację na swoim Portalu Pracowniczym. W tym celu Pracownik musi przejść do Ustawienia użytkownika > Powiadomienia i w polu „Preferowany kanał kontaktu” wybrać odpowiednią opcję.
Po ustawieniu preferowanego kanału kontaktu należy upewnić się, że Pracownik ma uzupełnione dane kontaktowe, czyli czy ma podany adres e-mail, numer telefonu lub czy jego konto w systemie jest aktywne.
Pracownicy wyselekcjonowani w 1. i 2. etapie zostają posortowani według następującej kolejności:
Priorytet planowania (malejąco) – Priorytet planowania na danym Pracowniku można ustawić w jego wpisie powiązania z Działem/Klientem (Moduły > Pracownicy > Lista pracowników > wybrany Pracownik > zakładka Dział/Klient).
Wskaźnik sumy przepracowanego czasu u danego Klienta i procentu akceptacji propozycji planu pracy – system oblicza wskaźnik na podstawie liczby godzin przepracowanych u danego Klienta w ciągu ostatniego miesiąca i całego roku w stosunku do liczby godzin przepracowanych u innych Klientów oraz procentu akceptacji i odrzuceń propozycji z ostatnich trzech miesięcy.
Powiadomienia z propozycją planu pracy zostaną wysłane do Pracowników zgodnie z kolejnością nadaną im w 3. etapie autoplanowania.
W przypadku gdy firma jest Agencją Pracy Tymczasowej istotne jest przechowywanie informacji o liczbie przepracowanych godzin przez Pracownika u danego Klienta.
Podczas pierwszej akceptacji propozycji planu pracy Pracownik może zadeklarować czy wcześniej pracował już u danego Klienta oraz wskazać daty i liczbę godzin. Podane informacje będą widoczne w systemie na liście powiązań z Działami/Klientami w profilu Pracownika, w kolumnie „Dni pracy z innej agencji” i będą uwzględniane przy wyliczaniu limitów APT.
Po włączeniu Autoplanowania w ustawieniach systemu, na kalendarzu pracy w formularzu dodawania zapotrzebowania pojawią się dwa nowe pola – „Autoplanowanie” i „Agresywność planowania”.
Pole „Autoplanowanie” na formularzu umożliwia włączenie automatycznego obsadzania zapotrzebowania Pracownikami na podstawie kryteriów zdefiniowanych w ustawieniach systemu.
Pole „Agresywność planowania” jest dostępne po włączeniu pola „Autoplanowanie”. Określa do ilu Pracowników system wyśle propozycję planu pracy oraz po jakim czasie skierują ją do kolejnej grupy Pracowników, jeżeli zapotrzebowanie nie zostało uzupełnione przez osoby, które dostały propozycję w pierwszej kolejności.
Dostępne są następujące poziomy agresywności planowania:
Niska – system wysyła propozycję planu pracy do liczby pracowników odpowiadającej liczbie nieobsadzonych wpisów. Jeśli po 12 godzinach zapotrzebowanie nadal nie zostanie pokryte, propozycja zostanie wysłana do kolejnej grupy pracowników.
Średnia – system wysyła propozycję planu pracy do liczby pracowników odpowiadającej liczbie nieobsadzonych wpisów. Jeśli po 4 godzinach zapotrzebowanie nadal nie zostanie pokryte, propozycja zostanie wysłana do kolejnej grupy pracowników.
Wysoka – system wysyła propozycję planu pracy do liczby pracowników wynoszącej 150% liczby nieobsadzonych wpisów. Jeśli po 2 godzinach zapotrzebowanie nadal nie zostanie pokryte, propozycja zostanie wysłana do kolejnej grupy pracowników.
Krytyczna – system wyśle propozycję planu pracy do wszystkich pracowników spełniających kryteria zapotrzebowania.
System może sam zaproponować poziom agresywności na podstawie czasu pozostałego do realizacji zapotrzebowania.
Po uzupełnieniu pola „Godziny” na formularzu zapotrzebowania, pole „Agresywność planowania” zostanie automatycznie wypełniona zgodnie z tabelą:
Czas do zapotrzebowania
Domyślny poziom agresywności
7 dni lub więcej
Niska
1-7 dni
Średnia
8-24h
Wysoka
do 8h
Krytyczna
Zapisanie formularza zapotrzebowania z włączoną opcją autoplanowania spowoduje, że system utworzy propozycje planu pracy i prześle je do Pracowników.
W przypadku gdy zapotrzebowanie zostało dodane na najbliższe 48h to propozycje zostaną wysłane od razu. W przeciwnym razie Pracownicy dostaną zbiorczą wiadomość o 8 rano następnego dnia.
Szczegóły planowania wraz z informacją o postępie zapełnienia zapotrzebowania są widoczne po otworzeniu zapotrzebowania w trybie edycji.
W sekcji „Szczegóły planowania” znajdują się zakładki:
Brakuje – pokazuje liczbę brakujących Pracowników wraz z możliwością stworzenia propozycji planu pracy lub planu pracy ręcznie dla wybranego Pracownika.
Oczekuje – lista Pracowników, do których została wysłana propozycja, ale jeszcze na nią nie odpowiedzieli. W tym miejscu możliwe jest również wysłanie ponaglenia do wybranego Pracownika lub odrzucenie go z autoplanowania na tym zapotrzebowaniu.
Zaakceptowano – lista Pracowników, którzy zaakceptowali propozycję planu pracy i został dla nich utworzony plan pracy.
Odrzucono – lista Pracowników, którzy odrzucili propozycję lub zostali odrzuceni przez osobę tworzącą zapotrzebowanie.
Ważne!
Jeżeli któryś z zaproponowanych Pracowników nie powinien z jakiegoś powodu być uwzględniony w zapotrzebowaniu, należy go odrzucić za pomocą akcji „Odrzuć” z poziomu szczegółów zapotrzebowania, a następnie podać powód w oknie odrzucenia.
Istotne jest aby nie usuwać ręcznie wpisów propozycji planu pracy, ponieważ w systemie nie zostanie zachowana informacja o odrzuceniu tego Pracownika i będzie on ponownie proponowany przy kolejnym doborze Pracowników na to zapotrzebowanie.
Wyświetlanie wpisów z autoplanowaniem na kalendarzu #
Wpisy zapotrzebowania z włączonym autoplanowaniem są wyświetlane na kalendarzu pracy w następujący sposób:
wpis nieaktywny – kalendarz pracy jest w statusie Roboczy, propozycje planu pracy nie zostały wysłane
wpis aktywny nieobsadzony (czerwony kolor i ikona robota) – propozycje planu pracy zostały wysłane, miejsca na tym zapotrzebowaniu nie zostały obsadzone Pracownikami
wpis aktywny częściowo obsadzony (pomarańczowy kolor i ikona robota) – propozycje planu zostały wysłane, część miejsc na tym zapotrzebowaniu została obsadzona Pracownikami
wpis aktywny w pełni obsadzony (zielony kolor i ikona robota) – propozycje planu pracy zostały wysłane, wszystkie miejsca na zapotrzebowaniu zostały obsadzone Pracownikami
Po zapisaniu formularza zapotrzebowania z włączoną opcją autoplanowania system stworzy propozycje planu pracy, które będą widoczne na grafikach Pracowników, i wyśle do nich powiadomienie zgodnie z ich preferowanym kanałem kontaktu (email, sms, powiadomienie w aplikacji).
W przypadku gdy zapotrzebowanie zostało dodane na najbliższe 48h to propozycje zostaną wysłane od razu. W przeciwnym razie Pracownicy dostaną zbiorczą wiadomość o 8 rano następnego dnia.
W wysłanym powiadomieniu Pracownik otrzyma link prowadzący do grafiku, gdzie będzie mógł zapoznać się z propozycją planu pracy oraz ją zaakceptować lub odrzucić. Powiadomienie będzie również zawierało bezpośrednie linki umożliwiające akceptację lub odrzucenie propozycji bez konieczności przechodzenia do grafiku.
Akceptacja propozycji planu pracy spowoduje, że w grafiku danego Pracownika zostanie utworzony plan pracy.
Odrzucenie propozycji planu pracy spowoduje, że plan pracy dla tego Pracownika nie zostanie utworzony i nie będzie on brany pod uwagę podczas kolejnego doboru Pracowników dla tego zapotrzebowania.
W przypadku gdy firma jest Agencją Pracy Tymczasowej i ma włączone wymaganie deklaracji dni pracy u Klienta, Pracownik podczas pierwszej akceptacji wpisu grafikowego zostanie poproszony o uzupełnienie informacji czy wcześniej pracował już u danego Klienta oraz o wskazanie dat.
W przypadku gdy system nie znajdzie żadnych Pracowników spełniających wymagania zapotrzebowania, do osoby tworzącej zapotrzebowanie zostanie wysłane odpowiednie powiadomienie mailowe.
W szczegółach autoplanowania na zapotrzebowaniu będzie również widniała informacja o braku dostępnych Pracowników wraz z datą, kiedy system wykona kolejną próbę doboru Pracowników.
Czy propozycję planu pracy może zaakceptować więcej Pracowników niż wymaga tego zapotrzebowanie? #
System uniemożliwia przekroczenie liczby Pracowników określonej w zapotrzebowaniu.
Po zaakceptowaniu propozycji planu pracy przez liczbę Pracowników odpowiadającą liczbie wprowadzonej na zapotrzebowaniu, system zablokuje możliwość akceptacji propozycji przez kolejne osoby.
Przykład 1.
Zapotrzebowanie zostało dodane na 3 Pracowników, a mechanizm wysłał propozycje do 5 Pracowników. Gdy pierwsze 3 osoby zaakceptują propozycję, system wyświetli informację o nieaktualnej propozycji kolejnym dwóm gdy będą próbowali ją zaakceptować.
Przykład 2.
Zapotrzebowanie zostało dodane na 3 Pracowników, mechanizm wysłał propozycje do 3 Pracowników, ale osoba odpowiedzialna za zapotrzebowanie dodała ręcznie plan pracy dodatkowemu Pracownikowi. System pozwoli na akceptację tylko 2 pozostałych miejsc.
Kiedy mechanizm autoplanowania zostanie uruchomiony? #
Mechanizm autoplanowania uruchamia się w następujących sytuacjach:
Zostało dodane zapotrzebowanie z włączonym autoplanowaniem w dni, dla których kalendarz pracy jest w statusie Zaakceptowany.
Został zmieniony status kalendarza pracy z Roboczy na Zaakceptowany dla dni, w których jest dodane zapotrzebowanie z włączonym autoplanowaniem.
Na zapotrzebowaniu z włączonym autoplanowaniem została zwiększona liczba wymaganych Pracowników.
Włączenie opcji autoplanowania na istniejących wpisach zapotrzebowania, których data jeszcze nie minęła.
Podsumowanie artykułu
