W najbliższym wdrożeniu planowanym na dzień 20 lipca, w odpowiedzi na zapotrzebowania naszych Klientów, wprowadzamy do HRappki kilka nowych usprawnień, które ułatwią pracę i zwiększą przejrzystość działania systemu.
W odpowiedzi na zapotrzebowania użytkowników wprowadzamy nową funkcjonalność, która istotnie usprawni planowanie czasu pracy, w szczególności dla zapotrzebowań dynamicznych.
Na podstawie zapotrzebowania dodanego do kalendarza system automatycznie stworzy propozycję planu pracy dla pracowników spełniających wymagania zdefiniowane w ustawieniach tej funkcjonalności.
Włączenie funkcjonalności spowoduje, że w oknie dodawania zapotrzebowania pojawi się możliwość zastosowania autoplanowania. Pracownicy otrzymają powiadomienie z propozycją planu pracy zgodnie z ich preferowanym kanałem kontaktu (email, sms, powiadomienie w aplikacjach mobilnych), który powinien zostać uzupełniony na formularzu pracownika lub w ustawieniach na Portalu Pracowniczym.
Kolejność Pracowników, do których zostanie wysłana propozycja będzie determinowana przez nadany im Priorytet planowania zdefiniowany w powiązaniu danego Pracownika z Działem/Klientem (Lista pracowników > wybrany Pracownik > Działy/Klienci). Domyślny priorytet planowania to „3 – Średni”.
Jeżeli system wyśle propozycję planu pracy do Pracownika spełniającego kryteria, który z jakiegoś powodu nie powinien zostać przypisany do danego zapotrzebowania, osoba odpowiedzialna za układanie grafiku powinna odrzucić tę propozycję dla tego Pracownika. Istotne jest, aby wpis z propozycją nie został całkowicie usunięty. Dzięki temu system zachowa informację o odrzuceniu i nie będzie ponownie proponował tej samej osoby podczas kolejnych prób doboru pracowników do tego samego zapotrzebowania.
Jeżeli żaden Pracownik w firmie nie spełni kryteriów doboru, w oknie danego zapotrzebowania zostanie wyświetlona informacja o braku dostępnych Pracowników wraz z terminem kolejnej próby ich doboru. Dodatkowo osoba odpowiedzialna za grafik otrzyma powiadomienie o zaistniałej sytuacji.
Propozycje planu pracy zostaną wysłane do Pracowników tylko dla dni, w których kalendarz pracy jest w statusie „Zaakceptowany”. Domyślny status kalendarza pracy można ustawić w Ustawienia > Statusy > Kalendarz pracy.
Parametr „Agresywność planowania” dostępny po włączeniu opcji „Autoplanowanie” w oknie dodawania zapotrzebowania określa do ilu Pracowników system wyśle propozycję planu pracy oraz po jakim czasie skieruje ją do kolejnej grupy Pracowników, jeżeli zapotrzebowanie nie zostało uzupełnione przez osoby, które dostały propozycję w pierwszej kolejności.
Dostępne są następujące poziomy agresywności planowania:
Niska – system wysyła propozycję planu pracy do liczby pracowników odpowiadającej liczbie nieobsadzonych wpisów. Jeśli po 12 godzinach zapotrzebowanie nadal nie zostanie pokryte, propozycja zostanie wysłana do kolejnej grupy pracowników.
Średnia – system wysyła propozycję planu pracy do liczby pracowników odpowiadającej liczbie nieobsadzonych wpisów. Jeśli po 4 godzinach zapotrzebowanie nadal nie zostanie pokryte, propozycja zostanie wysłana do kolejnej grupy pracowników.
Wysoka – system wysyła propozycję planu pracy do liczby pracowników wynoszącej 150% liczby nieobsadzonych wpisów. Jeśli po 2 godzinach zapotrzebowanie nadal nie zostanie pokryte, propozycja zostanie wysłana do kolejnej grupy pracowników.
Krytyczna – system wyśle propozycję planu pracy do wszystkich pracowników spełniających kryteria zapotrzebowania.
Informacje o stopniu realizacji zapotrzebowania oraz statusie propozycji planu pracy wysłanych do poszczególnych pracowników są dostępne w oknie edycji danego zapotrzebowania.
Z tego miejsca można również wysłać ponaglenie do osób, które nie odpowiedziały na wysłaną propozycję planu pracy.
Deklaracja dni przepracowanych w przypadku gdy firma jest Agencją Pracy Tymczasowej #
Po wprowadzeniu wpisów zapotrzebowania z włączoną opcją autoplanowania zostaną one wykazane w postaci propozycji planu pracy w grafikach pracowników. Pracownicy będą mogli każdą propozycję zaakceptować lub odrzucić.
Jeżeli firma jest Agencją Pracy Tymczasowej (jest włączony checkbox „Czy firma jest Agencją Pracy Tymczasowej” w Ustawienia > Dane firmy > Ustawienia finansowe), podczas pierwszej akceptacji propozycji planu pracy Pracownik zostanie poproszony o zadeklarowanie liczby dni przepracowanych wcześniej u danego Klienta.
Po kliknięciu wpisu z propozycją planu pracy, zostanie wyświetlone okno, w którym pracownik będzie mógł zadeklarować, czy wcześniej pracował u wskazanego pracodawcy, a jeśli tak – określić okresy zatrudnienia.
Po zapisaniu deklaracji podane informacje zostaną uwzględnione przy wyliczaniu limitów APT dla tego Pracownika. Dane te będą również widoczne w Profilu Pracownika w zakładce Działy/Klienci, w kolumnie „Dni pracy pracownika w Dziale/u Klienta z innej agencji”.
W ramach wdrożenia wprowadzamy nowy rodzaj wpisu grafikowego: Dostępność. Wraz z już istniejącym w systemie wpisem „Niedostępność”, nowy typ ułatwi planowanie czasu pracy oraz zarządzanie grafikami Pracowników.
Z wpisów „Dostępność” i „Niedostępność” będą mogli korzystać:
Pracownicy za pośrednictwem Portalu Pracownika, pod warunkiem nadania odpowiednich uprawnień w Ustawienia > Moduły > Czas pracy > Ogólne, w polu „Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika”,
administratorzy i użytkownicy posiadających uprawnienia do grafików.
Zasady działania wpisów:
Wpisy Dostępność i Niedostępność wzajemnie się wykluczają, dlatego nie będzie możliwe dodanie obu typów wpisów dla tego samego okresu.
Jeśli wpis Niedostępność zostanie dodany w okresie, dla którego istnieją już wpisy planu pracy, wpisy planu pokrywające się z tym okresem zostaną automatycznie odrzucone.
Jeśli w kalendarzu są dodane wpisy Dostępności, plan pracy będzie można utworzyć wyłącznie w ich zakresie.
Brak wpisów Dostępność i Niedostępność oznacza, że Pracownik jest domyślnie traktowany jako dostępny do zaplanowania pracy.
W ramach wdrożenia umożliwiamy edycję wpisów grafikowych w trakcie trwania rozliczenia oraz wprowadzamy okno informujące osobę wykonującą rozliczenie o wprowadzonych zmianach, co zwiększy przejrzystość przepływu informacji i ułatwi identyfikację zmian.
Do momentu zatwierdzenia rozliczenia, grafiki – zarówno po stronie Pracodawcy, jak i na Portalu Pracownika – nie będą blokowane. Dzięki temu Administrator lub użytkownik tworzący rozliczenie będzie mógł na bieżąco wprowadzać zmiany w harmonogramie. Nad kalendarzem zostanie wyświetlone powiadomienie informujące o trwającym rozliczeniu.
Informacje o zmianach w grafikach Pracowników zostaną również wykazane po wejściu na powiązane rozliczenie bez konieczności odświeżania składników. Użytkownik wykonujący rozliczenie będzie mógł zaakceptować lub zignorować zmiany.
Dodatkowo na rozliczeniach wprowadzamy możliwość oznaczania poszczególnych wierszy kolorami. Funkcja ta ułatwi organizację pracy oraz zwiększy czytelność prezentowanych informacji.
Podsumowanie godzin pracy i nieobecności na Portalu Pracownika #
W ramach wdrożenia do Grafiku na Portalu Pracownika dodajemy nowy panel podsumowujący godziny pracy i nieobecności Pracownika, wyświetlany po prawej stronie. Dzięki temu Pracownik będzie miał szybki dostęp do najważniejszych informacji o swoim czasie pracy we wszystkich firmach, w których jest zatrudniony.
Panel będzie zawierał następujące sekcje:
Nieobecności – informacje dotyczące m.in. urlopu wypoczynkowego oraz zwolnień chorobowych,
Praca limitowana,
Godziny – zestawienie nieobecności z podziałem na typy systemowe i własne oraz sumę przepracowanych godzin z podziałem według typów stawek.
Rozwiązanie obsługuje pracę w kontekście wielofirmowym, dzięki czemu Pracownik będzie miał dostęp do danych ze wszystkich firm, w których jest zatrudniony.
W sekcjach Nieobecności oraz Praca limitowana dostępna będzie lista rozwijana umożliwiająca wybór firmy, z której mają zostać wyświetlone informacje. Natomiast sekcja Godziny będzie prezentować łączne wartości wynikające ze wszystkich wpisów zarejestrowanych we wszystkich firmach.
Wyświetlanie kwoty i typu stawki pracownikowi w podglądzie wpisu grafikowego #
W ramach wdrożenia aktualizujemy okno podglądu wpisu grafikowego na Portalu Pracowniczym, rozszerzając je o informacje dotyczące stanowiska oraz stawki przypisanej do danego wpisu.
Zakres prezentowanych informacji będzie zgodny z ustawieniami zastosowanymi w Ustawienia > Moduły > Czas pracy > Ogólne > pole „Widoczność wyboru stawki dla pracowników podczas zgłaszania godzin pracy z poziomu portalu pracownika”.
Jeżeli dla tego ustawienia zostanie wybrana wartość „Nazwa i kwota stawki”, w oknie podglądu wpisu grafikowego na Portalu Pracownika zostaną wyświetlone informacje o nazwie, typie oraz kwocie stawki.
Odświeżamy wygląd wpisów grafikowych poprzez wprowadzenie nowych oznaczeń kolorystycznych na podstawie typów i statusów wpisów.
Poniżej przedstawiamy nową kolorystykę wpisów:
Powiadomienia push na telefon o zmianach w grafiku #
W związku z rozbudową kalendarzy pracy, wprowadzamy powiadomienia push w naszych aplikacjach mobilnych (Android, iOS), co umożliwi szybką reakcję Pracowników na zmiany w ich grafikach. Będzie to miało szczególne znaczenie dla zapotrzebowań dynamicznych z włączoną opcją autoplanowania.
Pracownicy będą otrzymywać powiadomienia wtedy, gdy na ich grafikach pojawią się zmiany wymagające działań z ich strony, np. gdy zostanie wprowadzona propozycja planu pracy.
Po kliknięciu w powiadomienie pracownik zostanie automatycznie przeniesiony do kalendarza pracy, gdzie będzie mógł zapoznać się ze zmianami oraz je zaakceptować lub odrzucić.
W ramach wdrożenia wprowadzamy nowe listy Działów, Klientów, zadań oraz powiązań pracownika z Działem/Klientem. Zmiany obejmują przede wszystkim ujednolicenie szaty graficznej, zwiększenie czytelności danych poprzez uporządkowanie i dostosowanie nazewnictwa kolumn, a także poprawę wydajności ładowania list.
Najważniejsze zmiany wprowadzone na wymienionych listach znajdują się w poniższych sekcjach, a z pełnymi opisami dostępnych funkcji i możliwości można zapoznać się w dedykowanych artykułach:
Stare listy będą tymczasowo dostępne w prawym górnym rogu, aby umożliwić przeniesienie widoków do nowych list. Docelowo dostęp do starych list zostanie usunięty.
Dane kontaktowe Dane kontaktowe – Telefon Dane kontaktowe – E-mail Dane kontaktowe – E-mail biura rachunkowego Dane kontaktowe – E-mail do wysyłki faktur Dane kontaktowe – Fax
–
Data ostatniego kontaktu
–
Data następnego kontaktu
Opiekunkowe Klienta/Działu
Opiekun
Koniec obecnego zlecenia
Data zakończenia pracy z ostatniej umowy z pracownikiem
Początek ostatniego zlecenia
Data rozpoczęcia pracy z ostatniej umowy z pracownikiem
Koniec ostatniego zlecenia
Data zakończenia pracy z ostatniej umowy z pracownikiem
Początek przyszłego zlecenia
Data rozpoczęcia pracy z przyszłej umowy per pracownik
Stanowiska ze stawką
Stanowiska – stawki pracownika Stanowiska – stawki klienta
–
Forma prawna prowadzonej działalności gospodarczej
–
Numer PKD
–
Pozostałe PKD
–
Klasyfikacja PKD
–
Nazwa rejestru w którym zarejestrowana jest firma
–
Numer w rejestrze
–
Organ rejestrowy
Notatka
Dodatkowa informacja Notatki
Pola własne
krótki tekst długi tekst data kwota numer tabela plik wiele plików jednokrotny wybór wielokrotny wybór użytkownik klient drzewo lista rozwijana lista rozwijana z wielokrotnym wyborem
Dane kontaktowe Dane kontaktowe – Telefon Dane kontaktowe – E-mail Dane kontaktowe – E-mail biura rachunkowego Dane kontaktowe – E-mail do wysyłki faktur Dane kontaktowe – Fax
–
Data ostatniego kontaktu
Data następnego kontaktu
Opiekunkowe Klienta
Opiekun
Koniec obecnego zlecenia
Data zakończenia pracy z ostatniej umowy z pracownikiem
Początek ostatniego zlecenia
Data rozpoczęcia pracy z ostatniej umowy z pracownikiem
Koniec ostatniego zlecenia
Data zakończenia pracy z ostatniej umowy z pracownikiem
Początek przyszłego zlecenia
Data rozpoczęcia pracy z przyszłej umowy per pracownik
Stanowiska ze stawką
Stanowiska – stawki pracownika Stanowiska – stawki klienta
–
Forma prawna prowadzonej działalności gospodarczej
–
Numer PKD
–
Pozostałe PKD
–
Klasyfikacja PKD
–
Nazwa rejestru w którym zarejestrowana jest firma
–
Numer w rejestrze
–
Organ rejestrowy
Notatka
Dodatkowa informacja Notatki
Pola własne
krótki tekst długi tekst data kwota numer tabela plik wiele plików jednokrotny wybór wielokrotny wybór użytkownik klient drzewo lista rozwijana lista rozwijana z wielokrotnym wyborem
Nowy formularz dodawania powiązania Pracownika z działem/Klientem #
Wraz z nową odsłoną listy powiązań Pracownika z Działami oraz Klientami, wprowadzamy również nowe okno dodawania powiązań. Umożliwia ono szybkie przypisanie pracownika do Działu lub Klienta z różnych miejsc w systemie.
Nowe okno będzie dostępne:
w zakładce Działy/Klienci na profilu pracownika,
na liście pracowników w module Pracownicy po wybraniu pracownika a następnie wybraniu opcji Dołącz do > Działu/Klienta,
na liście pracowników po kliknięciu przycisku „+ Powiąż z Klientem„ w kolumnie Powiązanie z Działami/Klientami.
Pole „Priorytet planowania” zostało przeniesione na formularz powiązań z formularza pracownika. W ramach przeniesienia zmieniamy format pola z numerycznego na pole z listą rozwijaną jednokrotnego wyboru z dostępnymi wartościami:
0 – Wykluczony
1 – Bardzo niski
2 – Niski
3 – Średni
4 – Wysoki
5 – Bardzo wysoka
Wartość wybrana w tym polu będzie determinować kolejność dobierania pracowników podczas automatycznego uzupełniania zapotrzebowania na kalendarzu pracy (nowa funkcjonalność opisana w pierwszym rozdziale tego artykułu). Pierwszeństwo będą mieli pracownicy z wyższym priorytetem, a wybranie wartości „0 – Wykluczony” oznacza, że pracownik będzie ignorowany w autoplanowaniu.
Przy tworzeniu nowego powiązania, domyślnie przypisywana jest wartość „3 – Średni”.
Wraz z nową listą zadań, wprowadzamy również nowy, rozbudowany formularz zadań. Umożliwia on bardziej precyzyjne definiowanie zadań oraz konfigurację dodatkowych parametrów na etapie ich tworzenia.
Formularz będzie dostępny po kliknięciu przycisku „+ Dodaj zadanie” na dowolnej liście zadań i będzie zawierał obszary:
Obszar główny
Załączniki
Informacje, w tym pola:
Notatki
Raportowanie czasu pracy
Pola systemowe widoczne na formularzu będą możliwe do konfiguracji w zakresie widoczności i wymagalności w Ustawienia > Formularze > Zadania, z wyjątkiem pól:
Status (zawsze widoczne i wymagane),
Nazwa (zawsze widoczne i wymagane),
Przydzielone do (zawsze widoczne i wymagane),
Załączniki (zawsze widoczne),
Zmiana kolejności w obszarze głównym będzie dostępna dla wszystkich pól.
W ramach zmian w formularzu przedmiotów rozszerzyliśmy jego możliwości o obsługę pól własnych. Dzięki temu formularz można lepiej dostosować do potrzeb organizacji i gromadzić dodatkowe informacje o przedmiotach.
Definiowanie pól własnych na formularzu przedmiotów jest dostępne w Ustawienia > Formularze > Przedmioty i działa w sposób analogiczny jak w przypadku innych obiektów.
W ramach wdrożenia wprowadzamy zmiany w formularzu przedmiotów, które zwiększą jego przejrzystość i ułatwią pracę zarówno podczas tworzenia definicji przedmiotu, jak i dodawania nowego przedmiotu bezpośrednio z poziomu profilu pracownika.
W sekcji „Opcje rozliczenia” zostanie dodana podsekcja „Zaawansowane”, do której przenosimy część dotychczasowych pól, dodaliśmy nowe ustawienia oraz ujednoliciliśmy nazewnictwo. Pełna lista aktualnych pól znajduje się w artykule o przedmiotach.
Wraz z nowymi polami na formularzu przedmiotów, dodajemy również mechanizm pilnujący kwoty wolnej od potrąceń. W przypadku wybrania wartości „Potrącenie” w polu Typ, pod spodem pojawią się dwa dodatkowe pola – „Zakres potrącenia” oraz „Kwota wolna od potrąceń”.
W polu „Zakres potrącenia” możliwe będzie można wskazać, z jakiego rodzaju składników można dokonać potrącenia. Dostępne opcje to:
umowa o pracę,
umowa cywilnoprawna,
zasiłki.
Razem z polem „Zakres potrącenia” dodajemy również pole „Kwota wolna od potrąceń” możliwe jest wybranie jednej z trzech opcji, która ograniczy kwotę potrącenia:
Brak (wartość domyślna, brak zabezpieczenia kwoty wolnej od potrąceń),
Potrącenie należności na rzecz pracodawcy Art. 91 p. 2. pkt. 1 (kwota wolna od potrąceń będzie wynosiła 100% minimalnego wynagrodzenia Pracownika),
Potrącenie należności na rzecz innych podmiotów Art. 91 p. 2. pkt. 2 (kwota wolna od potrąceń będzie wynosiła 80% minimalnego wynagrodzenia Pracownika).
W przypadku ustawienia potrącenia dobrowolnego z zasiłków, kwota wolna od potrąceń zostanie ustalona według zasad dotyczących kwot wolnych od potrąceń komorniczych dla zasiłków.
Nowe typy importów oraz możliwość aktualizacji przedmiotów i zaliczek na Pracowniku #
W celu uporządkowania procesu importu dotychczasowy import „Wpisy grafikowe, przedmioty, zaliczki pracowników” zostaje rozdzielony na dwa niezależne importy:
Przedmioty i zaliczki pracowników – umożliwi importowanie przedmiotów i zaliczek bezpośrednio do Pracowników,
Wpisy grafikowe – umożliwi importowanie wpisów grafikowych bezpośrednio do Pracowników.
Wydzielenie tych importów pozwoliło również na dodanie opcji aktualizacji danych podczas wykonywania importu przedmiotów i zaliczek do pracowników.
W celu zwiększenia kontroli nad wysyłką powiadomień, wprowadzamy zmiany w zakresie powiadomień dotyczących zadań. Od teraz wUstawienia > Automatyzacja będzie można definiować reguły automatycznego wysyłania powiadomień w kontekście zadań.
Automatyzacja powiadomień będzie dostępna dla następujących zdarzeń:
utworzenia nowych zadań dodanych ręcznie (automatyzacja nie obejmuje zadań systemowych, takich jak akceptacja wpisów grafikowych, ani zadań typu: Delegacje, Zgłoszenie nieobecności, Zgłoszenie godzin pracy, Zgłoszenie na szkolenie oraz Zgłoszenie propozycji szkolenia – w ich przypadku sposób wysyłania powiadomień pozostaje bez zmian),
wprowadzenia zmian w obserwowanych zadaniach,
usunięcia zadania.
Aby stworzyć lub edytować automatyzację powiadomień o zadaniach należy wybrać jedną z opcji na liście automatyzacji i uzupełnić informacje dotyczące wyzwalacza oraz akcji.
W ramach ujednolicania list w systemie, dodajemy opcję kopiowania projektu na liście projektów w Moduły > CRM > Projekty.
Aby skopiować projekt należy zaznaczyć wybrany projekt na liście, a następnie wybrać Więcej opcji > Utwórz podobny. Po wybraniu tej opcji, zostanie otworzony formularz projektu ze skopiowanymi informacjami z projektu źródłowego.
W ramach wdrożenia wprowadzamy zmiany, które usprawnią proces blokowania użytkowników oraz ułatwią weryfikację powodów.
Do listy użytkowników w Ustawienia > Użytkownicy > Lista użytkowników dodajemy kolumnę „Powód zablokowania”, w której będzie widniała treść „Konto zablokowane po błędnych próbach logowania” w przypadku automatycznego zablokowania użytkownika po pięciu nieudanych próbach logowania.
Również w przypadku ręcznego blokowania użytkowników, osoba blokująca będzie musiała wprowadzić powód, który pojawi się w kolumnie „Powód zablokowania”.
Podsumowanie artykułu
