Funkcjonalność automatyzacji umożliwia definiowanie działań, które będą wykonywane automatycznie w odpowiedzi na skonfigurowane wyzwalacze. Dla przykładu:

• Automatyczna wysyłka maila:
  • do nowych kandydatów / pracowników
  • do kandydatów / pracowników po zmianie statusu na wybrany
  • do wybranych osób, gdy profil obiektu (np. pracownika, Klienta) zostanie dodany lub edytowany
  • gdy obiekt (np. pracownik, Klient) znajduje się określoną liczbę dni w wybranym statusie (np. gdy status kandydata od trzech dni to “Nowy”, system automatycznie może wysłać maila z powiadomieniem do wybranej osoby)
• Automatyczna wysyłka ankiety:
  • np. do przełożonego pracownika tydzień po rozpoczęciu lub tydzień przed zakończeniem współpracy z pracownikiem
• Automatyczne utworzenie zadania dla przełożonego / kadr gdy pracownikowi kończy się umowa (to, ile wcześniej zadanie powinno zostać stworzone zależy od konfiguracji).
• Zmiana statusu Pracowników po rozpoczęciu/zakończeniu umowy.

Skonfigurowanie automatyzacji to nie tylko oszczędność czasu, ale również dużo efektywniejsze kontrolowanie procesów związanych z rekrutacją i procesem zarządzania pracownikami.
Lista automatyzacji

Lista automatyzacji #

Lista automatyzacji znajduje się w Ustawienia > Automatyzacje.

Na liście automatyzacji widoczne są utworzone już automatyzacje. Jeżeli wcześniej były skonfigurowane powiadomienia dotyczące statusów, to znajdują się one na liście automatyzacji.

Na liście automatyzacji domyślnie widoczne są następujące kolumny:

• Nazwa
• Aktywna (czy automatyzacja jest aktywna)
• Firma (firmy, do których automatyzacja jest przypisana)
• Akcja wyzwalająca (Edycja obiektu, Dodanie obiektu, Harmonogram)
• Obiekt, którego dotyczy automatyzacja
• Zawęź obiekty do
• Akcje
• Data ostatniej edycji,
• Ostatnio edytowane przez,
• Data ostatniego wykonania,
• Status ostatniego wykonania,
• Liczba obiektów z ostatniego wykonania,
• Liczba wykonań

Lista automatyzacji obsługuje dodawanie innych kolumn oraz zawężanie wyników za pomocą filtrów dostępnych pod ikoną lejka. Układ kolumn i filtrów można następnie zapisać jako widok. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o widokach na listach.

Historia wykonań automatyzacji #

Historię wykonań automatyzacji można wyświetlić za pomocą kolumn:

• Data ostatniego wykonania” – jeżeli istnieją wykonania, przy dacie pojawi się ikona historii, której kliknięcie spowoduje wyświetlenie dat ostatnich dziesięciu uruchomień danej automatyzacji
• Status ostatniego wykonania – jeżeli istnieją wykonania, przy dacie pojawi się ikona historii, której kliknięcie spowoduje wyświetlenie statusów ostatnich dziesięciu uruchomień danej automatyzacji (W trakcie, Błąd, Utworzona, Wykonana)

Dodawanie automatyzacji #

Aby dodać automatyzację należy przejść w zakładkę Ustawienia > Automatyzacja i kliknąć w przycisk „+ Dodaj automatyzację„, który znajduje się nad listą.

Następnie należy uzupełnić dane automatyzacji:

• Nazwa – nazwa automatyzacji, umożliwiająca jej rozpoznanie na liście automatyzacji.
• Aktywna – wykonywane są tylko aktywne automatyzacje. W celu zapisania automatyzacji bez jej uruchamiania należy nie włączać tej opcji.
• Firma – w przypadku środowiska wielofirmowego, istnieje możliwość wyboru firm, dla których automatyzacja powinna być stosowana.

Ważne!

W przypadku środowiska wielofirmowego edycja automatyzacji jest dostępna wyłącznie z poziomu firmy-matki przez administratora posiadającego dostęp do wszystkich firm wskazanych w automatyzacji.

Wyzwalacz #

Akcja wyzwalająca – to akcja, która jeżeli zostanie wykonana w systemie, spowoduje automatyczne wykonanie akcji, które skonfigurowane zostaną poniżej (w sekcji Akcje). Obecnie, dostępne wyzwalacze akcji automatycznych to:

• Dodanie obiektu lub Edycja obiektu – gdy wybierzemy, że wyzwalaczem jest dodanie / edycja obiektu, to po dodaniu / edycji obiektu zostaną wykonane automatyczne akcje, zdefiniowane w sekcji Akcje.
• Harmonogram (automatyczne uruchamianie akcji co określony czas) – przy wybraniu harmonogramu możemy zdefiniować akcje które powinny się wykonywać automatycznie co zdefiniowany czas. Pozwala to na tworzenie cyklicznych maili / powiadomień / zadań. Po wybraniu harmonogramu należy ustawić pola:
  • Powtarzaj (co jaki czas chcemy wykonywać automatyzację
  • Rozpocznij od (data, od której chcemy wykonywać automatyzację)
  • Powtarzaj do (data, do której automatyzacja będzie wykonywana)
  • Pole Następne wykonania to pole jedynie informacyjne, prezentujące najbliższe daty, w których automatyzacja zostanie wykonana

Obiekt – należy zdefiniować dodanie lub edycja jakiego obiektu powinno uruchomić akcje automatyczne. Do wyboru są wszystkie obiekty systemowe:

• Ankieta
• Aplikacja
• Dział/Klient
• Mieszkanie
• Faktura
• Oferta
• Opiekun
• Plik
• Pracownik/Kandydat
• Projekt
• Przedmiot pracownika
• Rekrutacja
• Samochód
• Umowy (z działem lub Klientem)
• Umowa pracownika
• Wpis grafikowy
• Zadanie
• Zapotrzebowanie
• Zezwolenie pracownika

Zawęź obiekty do – pozwala zawęzić obiekty, które powodują automatyczne akcje jedynie do wybranych. Korzystając z filtrów możemy ograniczyć obiekty, np.

• w przypadku Pracowników możemy zdefiniować żeby wyzwalaczem była akcja na pracowniku, m. in. o wybranym:
  • statusie,
  • roli,
  • łącznej maksymalnej dacie legalizacji,
  • dacie zmiany statusu.

Filtry które możemy stosować na obiektach zależą od wybranego obiektu.

Pole Pasujących obiektów to pole jedynie informacyjne, pokazujące liczbę obiektów, które znajdują się w systemie i pasują do zdefiniowanych filtrów. Jeżeli obecnie nie ma obiektów spełniających reguły, upewnij się, że odpowiednio skonfigurowałeś filtry.

Automatyzacje obsługują pola własne mieszkań, samochodów, działu/Klienta, umów z działem/Klientem, projektów, ofert, rekrutacji, Pracowników/Kandydatów, umów z Pracownikiem/Kandydatem. Obsługa pól własnych dla innych encji planowana jest w kolejnych fazach rozwoju systemu.

Akcje #

Sekcja akcje pozwala zdefiniować akcje, które system wykona automatycznie po wykonaniu akcji wyzwalającej.

Przykład: Utworzenie zadania #

Po wykonaniu akcji wyzwalającej system utworzy zadanie zgodnie ze zdefiniowanymi parametrami:

• Nazwa – należy wpisać nazwę zadania, które się utworzy
• Szablon opisu – należy wybrać szablon opisu zadania. Szablon opisu należy wcześniej stworzyć w Ustawieniach > Szablony > Wydruki > + Dodaj wydruk. Wydruk powinien być o typie „Opis zadania”.
• Przypisz do – należy zdefiniować do kogo chcemy przypisać zadanie. Do wyboru są:
  • Administratorzy
  • Użytkownicy
  • Opiekunowie pracownika/kandydata
  • Przełożeni pracownika/kandydata
  • Osoba wysyłająca ankietę do wypełnienia
  • Konkretni użytkownicy systemu
  • Grupy
• Termin – pozwala wybrać termin realizacji zadania

Przykład: Wysyłka maila #

Po wykonaniu akcji wyzwalającej system wyśle email zgodnie ze zdefiniowanymi parametrami:

• Agregowanie wiadomości:
  • Włączenie opcji spowoduje, że system wyśle jednego e-maila z podsumowaniem akcji wykonanych w podobnym czasie.
  • Wyłączenie opcji – system wyśle maila per opcję.
  • Dla przykładu, jeżeli masowo zmienimy status kilku pracowników naraz to:
    • przy włączonej opcji system wyśle jednego maila z listą pracowników (dane w mailu należy zdefiniować w kolejnym polu)
    • przy wyłączonej opcji, system wyśle tyle maili, ilu pracownikom zmieniliśmy status
• Kolumny tabeli w wiadomości – po włączeniu opcji agregowania wiadomości, należy zdefiniować jakie dane powinna zawierać tabela w mailu, który informował będzie o wielu analogicznych akcjach wyzwalających jednocześnie. Dostępne kolumny tabeli zależą od wybranego wcześniej obiektu.
• Adresaci – w tym polu należy wybrać, kto powinien otrzymać maila. Poza standardową możliwością wybrania konkretnego użytkownika systemu, możemy wybrać aby maila otrzymali:
  • Administratorzy
  • Użytkownicy
  • Opiekun pracownika/kandydata
  • Opiekun działu/Klienta
  • Przełożony pracownika/kandydata
  • Pracownik/kandydat
  • Grupa
• Tytuł wiadomości – należy wpisać tytuł maila, który zostanie wysłany
• Szablon wiadomości – należy wybrać szablon wiadomości email. Szablon wiadomości należy wcześniej stworzyć w Ustawieniach > Szablony > Wydruki > + Dodaj wydruk. Wydruk powinien być o typie „Szablon wiadomości”.
• Opóźnienie wysyłki – można wybrać ile dni/tygodni/miesięcy po wykonaniu się wyzwalacza, system powinien wysłać maila. Pozwala to np. wysłać maila z prośbą o feedback do nowego pracownika np. 3 tygodnie po tym jak rozpoczął pracę.
• Wysyłaj o ustalonej godzinie – pozwala zdefiniować godzinę, o której system automatycznie wyśle maila.

Przykład: Wysyłka powiadomienia #

Po wykonaniu akcji wyzwalającej system wyśle powiadomienie mailowe zgodnie ze zdefiniowanymi parametrami:

• Agregowanie wiadomości:
  • Włączenie opcji spowoduje, że system wyśle jednego e-maila z podsumowanie akcji wykonanych w podobnym czasie.
  • Wyłączenie opcji – system wyśle maila per opcję.
• Kolumny tabeli w wiadomości – po włączeniu opcji agregowania wiadomości, należy zdefiniować jakie dane powinna zawierać tabela w mailu, który informował będzie o wielu analogicznych akcjach wyzwalających jednocześnie. Dostępne kolumny tabeli zależą od wybranego wcześniej obiektu.
• Tytuł – należy wpisać tytuł powiadomienia
• Szablon treści – należy wybrać szablon treści powiadomienia dodany wcześniej w Ustawienia > Szablony > Wydruki (Wydruk powinien być o typie „Treść powiadomienia”)
• Adresaci – należy wybrać odbiorców powiadomienia. Odbiorcy powiadomień mogą się różnić w zależności od obiektów, jakie wybraliśmy. Poza standardową możliwością wybrania konkretnego użytkownika systemu, możemy wybrać aby powiadomienie otrzymali:
  • Administratorzy
  • Użytkownicy
  • Opiekun pracownika/kandydata
  • Opiekun działu/Klienta
  • Przełożony pracownika/kandydata
  • Pracownik/kandydat
  • Grupa

Po zapisaniu automatyzacji, pojawi się ona na liście automatyzacji w systemie.

Ważne!

Jeżeli szablon treści był modyfikowany, należy wskazać go jeszcze raz w automatyzacji, w której był wybrany, aby zmiany szablonu zostały zastosowane podczas wykonywania automatyzacji.

Inne dostępne akcje: #

1. Dodaj portal pracownika (przykładowe wykorzystanie: automatycznie utworzenie konta pracownika gdy status pracownika zostanie zmieniony np. na „Pracuje”)
2. Dodaj przedmiot
3. Dodaj do grupy
4. Webhook (komunikacja z innymi aplikacjami)
5. Wyślij ankietę
6. Wyślij SMS
7. Zmień wartość pola na obiekcie

Dostępność akcji zależy od wybranego obiektu w sekcji Wyzwalacz.

Więcej informacji znajdziesz pod tym linkiem w sekcji Nowości w module Automatyzacja.

Kto może tworzyć / edytować automatyzacje? #

Tworzyć i edytować automatyzacje mogą Administratorzy. W przypadku środowiska wielofirmowego, administrator może dodawać i edytować automatyzację dla wielu firm, tylko wtedy, gdy posiada do nich wszystkich dostęp administratora.

Szablony wiadomości i powiadomień #

Wygląd oraz treść wysyłanych powiadomień możemy skonfigurować za pomocą szablonów. W systemie istnieją domyśle szablony, które zawierają niezbędne znaczniki, jednak użytkownicy mogą również tworzyć własne szablony dostosowane do konkretnej automatyzacji.

Należy zwrócić uwagę na typ szablonu:

• dla akcji „Wyślij e-mail” wymagany jest szablon typu „szablon wiadomości”,
• dla akcji „Wyślij powiadomienie” używany jest szablon typu „treść powiadomienia”.

Wybór właściwego typu szablonu jest niezbędny do poprawnego działania automatyzacji.

Znaczniki obsługiwane w automatyzacjach #

W automatyzacjach obowiązują dedykowane znaczniki, które różnią się od tych dostępnych w sekcji Ustawienia → Szablony → Wydruki – znaczniki z wydruków nie działają w treści automatyzacji. Aby wstawić do treści automatyzacji dane z systemu dotyczące konkretnego obiektu, należy używać znaczników odpowiadających polom wskazanym w sekcji „Kolumny tabeli w wiadomości” (pole to pojawi się po włączeniu opcji „Agregowanie wiadomości”), ponieważ to tam znajdują się wszystkie obsługiwane wartości.

Znaczniki należy zapisywać w nawiasach klamrowych z użyciem symbolu %, np. {%Pracownik – Nazwisko imię%}. W ich miejsce system automatycznie wstawi odpowiednie dane.

Ważne!

Należy pamiętać, że znaczniki muszą być wpisane 1:1, dokładnie tak jak widnieją w systemie – z zachowaniem spacji, myślników oraz wielkich i małych liter. Każda zmiana w zapisie spowoduje, że znacznik nie zostanie rozpoznany i dane nie zostaną poprawnie zaciągnięte.

Lista znaczników dostępnych dla maili/powiadomień/SMSów wysyłanych w ramach automatyzacji znajduje się w dedykowanym artykule.

Znacznik {%Tabela pozycji%} – kluczowy element agregacji #

W przypadku agregowania wiadomości kluczowe znaczenie ma znacznik {%Tabela pozycji%}. To on odpowiada za wyświetlenie danych w formie tabeli.

Najważniejsze zasady:

• znacznik {%Tabela pozycji%} generuje tabelę z danymi,
• tabela zawiera dokładnie te kolumny, które zostały wybrane w automatyzacji,
• system automatycznie uzupełnia tabelę wszystkimi rekordami z danego przedziału czasowego,
• znacznik musi być użyty dokładnie w formie 1:1, bez modyfikacji,
• domyślne szablony systemowe zawierają ten znacznik,
• przy tworzeniu własnego szablonu należy dodać go samodzielnie.

Bez użycia tego znacznika agregowane dane nie zostaną poprawnie zaprezentowane w wiadomości.

Przykładowy szablon wydruku z włączoną agregacją:

Przychodzące powiadomienie:

Kolumny tabeli w wiadomości – konfiguracja danych #

Po włączeniu opcji Agregowanie wiadomości w konfiguracji automatyzacji pojawia się pole „Kolumny tabeli w wiadomości”. W tym miejscu możemy wybrać nazwy kolumn, które pojawią się w tabeli w treści powiadomienia

Przykładowe kolumny:

• Pracownik – Nazwisko Imię
• Pracownik – Wewnętrzne ID
• Pracownik – Status
• Pracownik – Obywatelstwo

Wybrane kolumny:

• definiują zawartość tabeli w wiadomości,
• są jednocześnie podstawą do tworzenia znaczników używanych w szablonach,
• determinują, jakie dane zostaną automatycznie uzupełnione przez system.
• możliwe do wyboru są również stworzone pola własne

Działanie automatyzacji bez agregacji #

Gdy agregacja jest wyłączona, każda akcja wyzwalająca automatyzację powoduje od razu wysłanie wiadomości.

W praktyce oznacza to, że:

• każde zdarzenie skutkuje osobnym powiadomieniem lub e-mailem,
• przy wielu zdarzeniach w krótkim czasie odbiorca otrzyma powiadomienie do każdego z nich,
• tryb ten sprawdza się tam, gdzie kluczowa jest szybka reakcja na pojedyncze zdarzenia.

Przykład szablonu treści powiadomienia – bez agregacji #

W automatyzacji bez agregacji każda wysyłana wiadomość dotyczy zawsze jednego, konkretnego rekordu (np. jednego pracownika). W takim szablonie można używać znaczników powiązanych bezpośrednio z danymi pracownika oraz z polami własnymi. Nazwa znacznika odpowiada polu w sekcji automatyzacji „Pola, których edycja wywoła automatyzację”, np. Pracownik – Status.

Przykładowy szablon wydruku bez agregacji:

Przychodzące powiadomienie:

Działanie automatyzacji z włączoną agregacją #

Po włączeniu agregacji sposób wysyłania wiadomości zmienia się na zbiorczy. System gromadzi zdarzenia w 30-minutowych przedziałach czasowych, na przykład od 11:00 do 11:30.

Zasady działania:

• do agregacji trafiają wszystkie obiekty spełniające warunki automatyzacji w danym przedziale czasu,
• po zakończeniu przedziału wysyłane jest jedno zbiorcze powiadomienie,
• jeżeli w danym przedziale nie wystąpi żadna akcja wyzwalająca, wiadomość nie zostanie wysłana.

Takie rozwiązanie ogranicza liczbę komunikatów i pozwala prezentować dane w formie czytelnego podsumowania.

Przykład szablonu treści powiadomienia – z włączoną agregacją #

W przypadku automatyzacji z włączoną agregacją decyzja o tym, jakie dane pojawią się w powiadomieniu, podejmowana jest już na etapie konfiguracji automatyzacji. To tam wybierane są kolumny, które mają zostać zaprezentowane w tabeli.

Przykładowe kolumny wybrane w automatyzacji:

• Pracownik – Wewnętrzne ID
• Pracownik – Nazwisko i Imię
• Pracownik – Obywatelstwo
• Pracownik – Status przed edycją
• Pracownik – Status

Następnie należy wybrać odpowiedni typ szablonu treści, zgodnie z akcją używaną w automatyzacji (informacja o wymaganym typie szablonu dostępna jest pod ikoną tooltipa).

W przypadku włączonej agregacji w treści szablonu musi znaleźć się znacznik: {%Tabela pozycji%}

Dzięki temu system automatycznie wstawi do treści powiadomienia tabelę zawierającą wszystkie rekordy spełniające warunki automatyzacji oraz dokładnie te kolumny, które zostały wcześniej wybrane.

Brak tego znacznika w szablonie spowoduje, że agregowane dane nie zostaną poprawnie zaprezentowane w powiadomieniu.

Przychodzące powiadomienie: