Moduł Działy pozwala na tworzenie w systemie działów w firmie (np. Zarząd, Sprzedaż, Produkcja). Stworzenie działów to pierwszy etap prac rozwojowych systemu, które pozwolą na pełne odwzorowanie struktury firmy w systemie HRappka.

O konfiguracji dostępu do Modułu Działów przeczytasz w artykule Moduł Działy – Konfiguracja.

Lista działów #

Dodawanie i zarządzanie działami możliwe jest po przejściu na listę działów (Moduły > Pracownicy > Działy).

Lista Działów obejmuje:

• widok domyślny zawierający kolejne kolumny:
  • LP,
  • Dane podstawowe,
  • Status,
  • Dane kontaktowe,
  • Opiekun,
  • Przełożeni pracowników,
  • Aktualni pracownicy,
  • Notatki,
  • Tagi,
• możliwość włączenia widoczności dodatkowych kolumn dostępnych pod ikoną kół zębatych,
• filtrowanie danych na podstawie informacji zawartych we wszystkich dostępnych kolumnach,
• możliwość tworzenia i zapisywania widoków w oparciu o wybrane kolumny i filtry – więcej na ten temat przeczytasz w artykule o widokach na listach,
• przyciski akcji nad tabelą dostępne po zaznaczeniu co najmniej jednego działu:
  • Wyślij
    • E-mail,
    • SMS,
    • Ankietę o Dziale > E-mail / Link
  • Więcej opcji:
    • Dodaj (Przedmiot, Tag, Zadanie)
    • Zmień (Opiekuna, Przełożonego, Status, Pola własne)
    • Wydruk > Dowolnej treści
    • Pobierz > Załączniki
    • Utwórz podobny (kopiowanie działu – zostanie otworzony formularz dodawania nowego działu ze skopiowanymi danymi)
    • Przypnij do innej firmy
  • Usuń
  • Eksport (format .xlsx)
• przycisk „+ Dodaj dział”.

Dodanie nowego działu #

Aby dodać nowy dział należy przejść na listę działów w Moduły > Pracownicy > Działy. Po kliknięciu „+ Dodaj dział” zostanie otworzony formularz dodawania działu, który pozwoli na wprowadzenie szczegółów. Aby stworzyć dział należy uzupełnić wymagane pola i zapisać formularz.

Standardowo formularz działów składa się z części głównej z wydzielonymi sekcjami Dane kontaktowe, Adresy, Tagi, Notatka, Załączniki i Struktura.

Formularz jest konfigurowalny i umożliwia dodawanie innych pól systemowych, a także pól własnych, które pozwalają przechowywać dodatkowe parametry oraz informacje o dziale. Szczegółowe informacje na temat konfiguracji formularza znajdują się w dalszej części artykułu, w rozdziale „Konfiguracja formularza działów”.

Konfiguracja struktury hierarchicznej #

Podczas dodawania nowego Działu lub jego edycji możliwe jest zdefiniowanie jednostek nadrzędnych i podrzędnych, a także Opiekunów działu i przełożonych pracowników.

Odpowiednie pola znajdują się w sekcji Struktura po prawej stronie formularza. Widoczność sekcji Struktura można skonfigurować w ustawieniach formularzy działów (Ustawienia > Formularze > Działy). Więcej na temat konfiguracji formularzy przeczytasz w dedykowanym artykule.

Konfiguracja formularza działów #

Konfigurację formularza działów można wykonać w Ustawienia > Formularze > Działy.

Sekcje Tagi, Notatka, Załączniki i Struktura są sekcjami predefiniowanymi i nie podlegają edycji. Pola w pozostałych sekcjach mogą być dowolnie konfigurowane pod kątem widoczności, wymagalności oraz warunkowości. Istnieje również możliwość dodawania pól własnych o typie wybranym z opcji dostępnych w panelu po prawej stronie.

Więcej na temat konfiguracji formularzy przeczytasz w dedykowanym artykule.

Dodawanie Pracownika do działu #

Dodanie nowego Pracownika #

Dodanie nowego Pracownika do Działu jest dostępne na liście pracowników, zarówno z poziomu Moduły > Pracownicy > Lista pracowników, jak i z poziomu profilu Działu.

Podczas dodawania Pracownika na głównej liście pracowników, w panelu po prawej stronie w sekcji „Na skróty” dostępne jest pole Powiązanie z działami/Klientami, w którym można wskazać odpowiedni Dział.

Z poziomu profilu Działu należy rozwinąć zakładkę Pracownicy i wybrać jedną z dwóch opcji:

• Lista pracowników – otworzy się lista Pracowników, w ramach której można dodać całkiem nowego Pracownika do systemu (przycisk „+ Dodaj pracownika”) lub powiązać Pracownika już istniejącego w systemie (przycisk „Powiąż pracownika”),
• + Dodaj pracownika – zostanie otwarty formularz dodawania nowego Pracownika do systemu z uzupełnionym polem Powiązanie z działami/Klientami w sekcji Na skróty w panelu po prawej stronie.

Powiązanie istniejącego Pracownika #

Powiązanie istniejącego Pracownika jest dostępne na profilu wybranego Pracownika oraz z poziomu profilu Działu.

Na profilu Pracownika (Moduły > Pracownicy > Lista pracowników > wybrany Pracownik) należy wybrać zakładkę Działy/Klienci, a następnie kliknąć przycisk „Powiąż z działem/Klientem”.

Otworzy się okno tworzenia powiązania, w którym należy wskazać Dział, a następnie informacje potrzebne do utworzenia powiązania, czyli:

• Data od (pole wymagane)
• Data do (pole opcjonalne)
• Projekt (pole opcjonalne)
• Stanowisko (pole opcjonalne)
• Priorytet planowania (pole wymagane, istotne w kontekście planowania pracowników w kalendarzu pracy).

Dodatkowo formularz zawiera dwa informacyjne pola – Typ źródła oraz Źródło, które będą uzupełnione automatycznie.

Z poziomu profilu Działu należy rozwinąć zakładkę Pracownicy i wybrać opcję Lista pracowników. Otworzy się lista Pracowników, w ramach której należy kliknąć przycisk „Powiąż pracownika”. Pojawi się okno analogiczne do tego, jak w przypadku dodawania powiązania z poziomu profila Pracownika, tyle że z uzupełnionym polem Dział/Klient. Należy wskazać wybranego Pracownika i uzupełnić pozostałe informacje.

Powiązanie działu z wieloma firmami #

System HRappka obsługuje działy w sposób wielofirmowy, dzięki czemu dział stworzony na jednej firmie może być widoczny i obsługiwany w innych firmach dodanych w ramach abonamentu.

Aby powiązać dział z innymi firmami należy wybrać odpwiednie firmy w polu „Dział jest powiązany do następujących firm” na samej górze formularza istniejącego działu i zapisać zmiany.

Uprawnienia do działów #

Uprawnienia do zarządzania działami mogą zostać nadane każdemu użytkownikowi systemu w Ustawienia > Użytkownicy > Lista użytkowników przez Administratora. Po wejściu w wybranego użytkownika z rolą użytkownik dla każdej firmy, z którą powiązany jest ten użytkownik, administrator może określić uprawnienia do działów.

Zarządzanie działami #

Dostęp do zarządzania działami można nadać w polu Działy.

Dostępne opcje to:

• wszyscy – użytkownik będzie miał pełny dostęp do zarządzania działami (podgląd, dodawanie, edycja, usuwanie),
• zgodnie z podpięciem opiekunów – użytkownik będzie miał dostęp do zarządzania tylko tymi działami, których jest opiekunem (jest dodany w polu Opiekun w formularzu działu),
• tylko z określonymi tagami – użytkownik będzie miał dostęp do zarządzania działami w zależności od tagów, po wybraniu tej opcji pojawią się dodatkowe pola (Wybierz tagi i Zakres), w których należy wybrać odpowiednie opcje,
• brak – użytkownik nie będzie miał dostępu do działów.

Więcej na temat uprawnień przeczytasz w dedykowanym artykule.

Tworzenie powiązań między Pracownikami a działami #

Dostęp do tworzenia powiązań między Pracownikami a działami można nadać w sekcji „Zakres dostępu do kandydatów i/lub pracowników” w polu „Powiązania między pracownikiem a działem/Klientem i projektem”.

Dostępne opcje to:

• zarządzanie – użytkownik będzie miał dostęp do tworzenia, edytowania, usuwania powiązań,
• podgląd – użytkownik będzie miał dostęp do podglądu powiązań,
• brak – użytkownik nie będzie miał dostępu do powiązań