Opcję rozwiązywania umowy można odnaleźć w kilku miejscach w systemie:
na formularzu umowy rozwiązywanej – po naciśnięciu ikony trzech kropek w prawym górnym rogu w rozwijanym menu będzie dostępna opcja Rozwiąż
na głównej liście umów oraz na liście umów w zakładce Umowy na profilu pracownika – po zaznaczeniu co najmniej jednej umowy za pomocą checkboxa nad listą pojawi się możliwość wybrania Więcej opcji > Rozwiąż.
Kliknięcie jednej z tych opcji spowoduje otworzenie nowego formularza rozwiązania umowy, który należy uzupełnić.
Formularz rozwiązania umowy pozwala na dokonanie zmian w umowie rozwiązywanej.
Sekcja „Wybrane umowy”
W sekcji Wybrane umowy znajduje się lista umów, do które zostaną rozwiązane. Ma ona szczególne znaczenie w przypadku rozwiązywania wielu umów na raz, co jest możliwe po zaznaczeniu ich checkboxem na dowolnej liście umów.
W tym miejscu można wykluczyć niektóre umowy, jeżeli np. doszło do pomyłki podczas zaznaczania.
Powód wygaśnięcia/rozwiązania umowy
Poniżej znajduje się pole „Powód wygaśnięcia/rozwiązania umowy”, w którym należy wybrać powód z listy. Dostępne opcje są zgodne z Kodeksem pracy i są to:
Na mocy porozumienia stron – art. 30 §1 pkt 1 Kodeksu pracy
Przez oświadczenie pracownika z zachowaniem okresu wypowiedzenia – art. 30 §1 pkt 1 Kodeksu pracy
Przez oświadczenie pracodawcy z zachowaniem okresu wypowiedzenia – art. 30 §1 pkt 2 Kodeksu pracy
Przez oświadczenie pracownika bez zachowania okresu wypowiedzenia – art. 30 §1 pkt 2 Kodeksu pracy
Przez oświadczenie pracodawcy bez zachowania okresu wypowiedzenia – art. 30 §1 pkt 3 Kodeksu pracy
Bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika – art. 52 §1 pkt 1 Kodeksu pracy
Bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika – art. 52 §1 pkt 2 Kodeksu pracy
Bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika – art. 52 §1 pkt 3 Kodeksu pracy
Bez zachowania okresu wypowiedzenia przez pracodawcę z przyczyn niezawinionych przez pracownika – art. 53 Kodeksu pracy
Bez zachowania okresu wypowiedzenia przez pracownika z winy pracodawcy – art. 55 §1 Kodeksu pracy
Bez zachowania okresu wypowiedzenia przez pracownika z winy pracodawcy – art. 55 §1(1) Kodeksu pracy
Wybór jednej z tych opcji spowoduje, że poniżej pojawią się kolejne pola zgodnie z wybranym powodem.
Rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia
Jeżeli zostanie wybrany powód rozwiązania umowy, który uwzględnia okres wypowiedzenia, na formularzu dostępne będzie pole Okres wypowiedzenia umowy, w którym można wybrać jak długo będzie trwał okres wypowiedzenia. Domyślna wartość to Ustawowy, ale dostępne są też inne opcje:
1 tydzień (ze skutkiem na sobotę następnego tygodnia)
2 tygodnie (ze skutkiem na sobotę następnego tygodnia)
1 miesiąc (ze skutkiem na koniec następnego miesiąca)
3 miesiące (ze skutkiem na koniec następnego miesiąca)
Inne (własna data)
W tabeli w sekcji Wybrane umowy pojawi się również kolumna Data rozwiązania/wygaśnięcia umowy, w którym zawarta będzie data zgodna z wybraną długością okresu wypowiedzenia.
Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia
Jeżeli zostanie wybrany powód rozwiązania umowy, który nie uwzględnia okresu wypowiedzenia lub na mocy porozumienia stron, na formularzu dostępne będzie pole Okres wypowiedzenia umowy, w którym można wskazać konkretną datę rozwiązania umowy.
Wskazówka
Data rozwiązania umowy powinna zawierać się w czasie trwania umowy, która jest rozwiązywana. W przeciwnym razie system wyświetli odpowiednie ostrzeżenie.
Dalsza część formularza jest taka sama dla wszystkich powodów i zawiera pola:
Data złożenia dokumentu
Utwórz ZUS ZWUA – włączenie tej opcji spowoduje, że deklaracja wyrejestrowująca pracownika z ubezpieczeń ZUS zostanie wygenerowana automatycznie przez system. Dostępne będą również kolejne pola:
Kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego
Kod podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego
Strona z inicjatywy której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy – dla powodu „Na mocy porozumienia stron” wartość w tym polu można wybrać ręcznie, dla pozostałych powodów jest ona automatycznie uzupełniania
Wzór rozwiązania umowy
Wskazówka
Deklaracje wyrejestrowujące pracownika z ubezpieczeń ZUS (ZUS ZWUA) można odnaleźć na głównej liście deklaracji ZUS (Moduły > Deklaracje > ZUS) lub w zakładce Kadry i Płace > Deklaracje ZUS na profilu pracownika.
Po uzupełnieniu formularza rozwiązywania umowy należy go zapisać za pomocą przycisku Zapisz.
Automatyczne wykrywanie i zamykanie wpisów noclegowych podczas rozwiązywania umowy #
System umożliwia kończenie zakwaterowania w przypadku rozwiązywania umowy, dla której istnieją wpisy noclegowe.
Aby włączyć automatyczne wykrywanie wpisów noclegowych dodanych po dacie rozwiązania umowy należy przejść do Ustawienia > Moduły > Mieszkania, zaznaczyć opcję „Czy sugerować zakończenie zakwaterowania przy wypowiadaniu umowy” i zapisać ustawienia.
Jeżeli ta opcja jest włączona, podczas rozwiązywania umowy po uzupełnieniu formularza pojawi się dodatkowy krok. Wylistowane w nim będą wszystkie wpisy noclegowe danego pracownika, które przypadają na okres po dacie rozwiązania umowy. W kolumnie Akcja można zdecydować czy chcemy zakończyć dany wpis grafikowy z datą rozwiązania umowy, czy go usunąć.
Można również Pominąć ten krok, wówczas wpisy noclegowe zostaną w takim stanie w jakim są aktualnie.
Aby wycofać rozwiązanie umowy należy przejść na umowę rozwiązywaną, gdzie dostępna jest sekcja Rozwiązanie umowy w panelu po prawej stronie. Po naciśnięciu ikony trzech kropek w nagłówku tej sekcji, dostępna będzie opcja Cofnij rozwiązanie.
Uwaga!
Wycofanie rozwiązania nie będzie możliwe jeżeli w systemie istnieje deklaracja wyrejestrowująca z ubezpieczeń ZWUA.
W pierwszej kolejności należy usunąć deklarację ZWUA, która znajduje się na profilu pracownika w zakładce Kadry i Płace > Deklaracje ZUS.
Rozwiązanie umowy można znaleźć w dwóch miejscach na formularzu umowy rozwiązywanej:
W sekcji Rozwiązanie umowy w panelu po prawej stronie, gdzie dostępny jest przycisk Podgląd umożliwiający przejście na podgląd rozwiązania
W zakładce Załączniki, gdzie rozwiązania mają przypisaną kategorię „Rozwiązanie umowy”, która jest widoczna w kolumnie Kategoria. Można również użyć filtra na tej kolumnie aby wyświetlić na liście tylko rozwiązania umów. Aby otworzyć podgląd rozwiązania należy kliknąć jego nazwę.
Rozwiązanie wielu umów na raz można wykonać z poziomu listy umów w module Pracownicy.
Po zaznaczeniu wybranych umów nad listą pojawi się menu opcji, w tym Więcej opcji > Rozwiąż.
Po kliknięciu tej opcji pojawi się standardowy formularz rozwiązywania umowy, taki sam jak podczas rozwiązywania umowy pojedynczej.
W sekcji Wybrane umowy widoczne będą wszystkie zaznaczone umowy, które zostaną rozwiązane. Jeżeli np. nastąpiła pomyłka podczas zaznaczania umów na liście umów, można niektóre z nich w tym miejscu odznaczyć aby wykluczyć je z dalszego procesu.
Wskazówka
System wspiera masowe rozwiązywanie umów o różnych typach.
Jeżeli na liście umów zostaną zaznaczone umowy o różnych typach, np. umowa zlecenie i umowa o pracę, formularz rozwiązywania umowy zostanie podzielony na kroki odpowiadające tym typom.
Aby wysłać rozwiązanie do podpisu, konieczne jest wybranie szablonu rozwiązania umowy w polu Wzór rozwiązania umowy w sekcji Wydruk.
Jeżeli uzupełnisz pole Wzór rozwiązania umowy, po zapisaniu formularza system od razu otworzy podgląd dokumentu. Działa to zarówno przy rozwiązaniu jednej umowy, jak i przy rozwiązywaniu wielu umów. Nie musisz szukać dokumentu w załącznikach – możesz go od razu sprawdzić, wydrukować lub wysłać do podpisu.
Do podglądu rozwiązania umowy można również przejść z poziomu sekcji Rozwiązanie umowy dostępnej w panelu bocznym na formularzu umowy rozwiązywanej lub w zakładce Załączniki na umowie rozwiązywanej.
Na podglądzie rozwiązania po prawej stronie znajduje się sekcja „Podpis elektroniczny” lub „Podpis odręczny”, w zależności od domyślnych ustawień systemu.
Aby wysłać rozwiązanie umowy do podpisu, w przypadku podpisu elektronicznego należy wysłać dokumenty pracownikowi za pomocą przycisku „Wyślij do podpisu”, a w przypadku podpisu odręcznego – wydrukować je i przesłać do systemu podpisany skan. Szczegółowe opisy obu rodzajów podpisu znajdują się w dedykowanych artykułach: o e-podpisie oraz o podpisie odręcznym.
Konfigurację domyślnych sposobów podpisów można wykonać w Ustawienia > Załączniki > Ogólne > zakładka „Weryfikacja tożsamości i e-podpis”.
W tym miejscu w polu Kategoria należy wybrać Rozwiązanie umowy a następnie ustawić typy podpisów zarówno ze strony adresata oraz firmy. Po zapisaniu ustawienia te będą domyślnie uzupełnione podczas wysyłania rozwiązania umowy do podpisu.
Tak, po zapisaniu rozwiązania umowy, jeżeli na formularzu została zaznaczona opcja Utwórz ZUS ZWUA, deklaracja ta zostanie wygenerowana automatycznie. Będzie można ją odnaleźć na głównej liście deklaracji ZUS (Moduły > Deklaracje > ZUS) oraz w zakładce Kadry i Płace > Deklaracje ZUS na profilu pracownika.
Rozwiązywanie umów dostępne jest dla osób o roli administrator oraz użytkowników z dostępem do podglądu i edycji umów.
Aby nadać użytkownikowi dostęp do rozwiązywania umów należy przejść do Ustawienia > Użytkownicy > Lista użytkowników. Po wejściu w wybranego pracownika w sekcji Umowy należy wybrać jedną z wartości:
wszystkie – użytkownik będzie mógł rozwiązywać wszystkie umowy wprowadzone do systemu,
zgodnie z podpięciem do działu/Klienta (wszyscy podpięci pracownicy) – użytkownik będzie mógł rozwiązywać umowy pracowników, którzy mieli kiedykolwiek powiązanie z działem lub Klientem, do którego użytkownik ma dostęp,
zgodnie z podpięciem do działu/Klienta (aktualnie podpięci pracownicy) – użytkownik będzie mógł rozwiązywać umowy pracowników, którzy mają aktualne powiązanie z działem lub Klientem, do którego użytkownik ma dostęp,
zgodnie z dostępem do pracowników – użytkownik będzie mógł rozwiązywać umowy pracowników, do których ma nadany dostęp (np. jest ich przełożonym).
Po wybraniu jednej z tych opcji pojawi się pole Zakres, w którym należy wybrać opcje: Podgląd umowy oraz Edycja umowy. Taka konfiguracja pozwoli użytkownikowi na rozwiązywanie każdego rodzaju umów.
Dodatkowo w polu Rozwiązywanie umów wg. typu można ograniczyć użytkownikowi możliwość rozwiązywania umów tylko do wybranych typów, np. umów o pracę czy zlecenie. Jeżeli to pole pozostanie puste, użytkownik będzie mógł rozwiązywać wszystkie typy umów.
Podsumowanie artykułu
