Wystawianie i odnawianie umów – ustawienia, formularz, wysyłka do podpisu
0:00 / 14:23
Podsumowanie artykułu
Generowanie
System HRappka kompleksowo wspiera proces wystawiania oraz archiwizowania umów, niezbędnych zezwoleń i certyfikatów oraz deklaracji ZUS, gromadząc pełną dokumentację pracowników w jednym miejscu.
System HRappka posiada ustawienia dotyczące formularza umowy, a także samego wystawiania umów, które można zdefiniować globalnie, indywidualnie dla klientów i działów, a także dla konkretnego stanowiska. Ustawienia te dotyczą przede wszystkim domyślnych wartości oraz weryfikacji dokumentów wymaganych do pracy.
Konfiguracja ustawień dotyczących wystawiania umów przyspiesza późniejszą pracę w systemie i pozwala na zaoszczędzenie czasu przy wypełnianiu formularza oraz weryfikacji brakujących dokumentów – system zrobi te wszystkie rzeczy za Ciebie.
Formularz umowy można łatwo skonfigurować w ustawieniach systemu. HRappka pozwala dodawać lub ukrywać poszczególne pola i sekcje, a także tworzyć własne, dzięki czemu można dostosować formularz umowy do własnych potrzeb. Takiej konfiguracji może dokonać administrator systemu w zakładce Ustawienia > Formularze > Umowy.
W sekcji Wystawianie umów administrator systemu może ustawić:
stosowane typy umów, czyli jakie typy umów mają być dostępne na firmie,
domyślny typ umowy,
domyślne wzory umów,
domyślną datę zawarcia umowy,
domyślne daty rozpoczęcia i zakończenia pracy,
domyślne stanowisko,
dostępne terminy płatności oraz domyślny termin,
domyślne dodatkowe wydruki.
Wskazanie wartości domyślnych sprawi, że po otworzeniu nowego formularza umowy, będzie on automatycznie wypełniony tymi wartościami.
Wskazówka
Dla daty rozpoczęcia umowy możesz wybrać opcję „Zgodnie z datą zawarcia”. Wtedy data rozpoczęcia umowy zmienia się automatycznie za każdym razem, gdy zmienisz datę zawarcia na formularzu umowy.
Takie same ustawienia dotyczące wystawiania umów można również skonfigurować w ustawieniach działu lub Klienta.
Aby przejść do tych ustawień należy kliknąć ikonę koła zębatego na profilu wybranego działu lub Klienta, a następnie przejść do zakładki Umowy.
Aby zastosować ustawienia pochodzące z działu lub Klienta, należy włączyć suwak przy polu Ustawienia indywidualne dla Klienta. Dostępne są tu te same opcje, co w ustawieniach firmy, przy czym system w pierwszej kolejności bierze pod uwagę właśnie ustawienia z działu lub klienta.
Oznacza to, że jeżeli na formularzu dodawania umowy uzupełnimy pole Dział/Klient, pozostałe pola na formularzu zostaną automatycznie uzupełnione wartościami pochodzącymi właśnie z tych ustawień nadpisując ustawienia globalne.
Konfigurację dotyczącą wystawiania umów można odnaleźć także w edycji stanowiska. Do listy stanowisk można przejść poprzez zakładkę Stanowiska dostępną na profilu wybranego działu lub Klienta.
W kroku Do zatrudnienia, w sekcji Szczegóły kadrowe, możemy określić:
zezwolenia i certyfikaty wymagane na tym stanowisku,
domyślne dodatkowe wydruki.
Jeśli wskażemy zezwolenia oraz certyfikaty, które mają być wymagane na danym stanowisku, podczas dodawania umowy system automatycznie zweryfikuje, czy pracownik spełnia te kryteria. Ewentualne braki lub istotne informacje pojawią się w formie komunikatów, dzięki czemu od razu będzie widać, jakie dokumenty należy uzupełnić.
Umowę można wystawić w kilku miejscach w systemie:
W zakładce Umowy na profilu pracownika – w prawym górnym rogu na liście umów w tej zakładce znajduje się przycisk „+ Dodaj umowę” otwierający nowy formularz umowy.
Na głównej liście umów (Moduły > Pracownicy > Umowy) – w prawym górnym rogu na liście umów znajduje się przycisk „+ Dodaj umowę” otwierający formularz nowej umowy. W menu po lewej stronie w module Pracownicy > Umowy znajduje się również skrót do formularza.
Na głównej liście pracowników (Moduły > Pracownicy > Lista pracowników) – po zaznaczeniu co najmniej jednego pracownika checkboxem nad listą pojawi się menu operacji w tym Więcej opcji > Dodaj > Umowę
Główna część formularza dodawania umowy składa się z sekcji:
Dane podstawowe
Dane finansowe
Czas pracy (dostępna dla umów o pracę)
Wydruk
Dodatkowo w panelu bocznym formularza można znaleźć jeszcze dwie sekcje:
Wymiar urlopu – pojawi się po wyborze pracownika w polu Pracownik
Limity APT – dostępna dla firm oznaczonych jako Agencje Pracy Tymczasowej (Ustawienia > Dane firmy > Ustawienia finansowe > pole Czy firma jest Agencją Pracy Tymczasowej) po wybraniu Zlecenie jako typ umowy
Stanowisko – może być uzupełnione automatycznie na podstawie ustawień na firmie lub dziale/Kliencie
Stawki – jest uzupełniane automatycznie na podstawie stawek zdefiniowanych na wybranym stanowisku. Można je jednak edytować ręcznie na potrzeby wystawianej umowy.
Termin płatności – może być uzupełniony automatycznie na podstawie ustawień na firmie lub dziale/Kliencie
System ubezpieczeń (Dane do rozliczeń) – jeżeli zostanie pozostawione puste, zapisanie formularza spowoduje, że podstawi się w nim wartość ZUS.
Sekcja Czas pracy dostępna jest, jeżeli w sekcji Dane podstawowe w polu Typ została wybrana wartość O pracę i zawiera pola:
Wymiar zatrudnienia
Rozkład dni wolnych
System czasu pracy – domyślnie wypełnione wartością Podstawowy
Norma czasu pracy – domyślnie wypełnione wartością Kodeksowa
Indywidualny czas pracy – włączenie suwaka przy tym polu spowoduje, że pod spodem pojawi się kolejne:
Zakres indywidualnego czasu pracy – pozwala na wskazanie godzin, w których pracownik wyraził możliwość pracy. Ustawione w tym polu godziny będą podpowiadane podczas dodawania godzin pracy na grafiku pracownika. Jeżeli pole to nie będzie uzupełnione, system będzie podpowiadał godziny pracy zgodnie z ustawieniami na firmie w Ustawienia > Moduły > Czas pracy > zakładka Ewidencja czasu pracy.
Numer – numer umowy jest generowany automatycznie zgodnie z serią zdefiniowaną w ustawieniach firmy (Ustawienia > Zaawansowane > Serie), ale można go edytować ręcznie za pomocą ikony ołówka znajdującej się obok tego pola
Miejsce lub miejsca wykonywania pracy – może być uzupełnione automatycznie na podstawie ustawień na firmie lub dziale/Kliencie
Wzór umowy – może być uzupełnione automatycznie na podstawie ustawień na firmie lub dziale/Kliencie
Inne warunki zatrudnienia
Dodatkowe wydruki – może być uzupełnione automatycznie na podstawie ustawień na firmie lub dziale/Kliencie
Aby ustawić miejsce wykonywania pracy na dziale lub Kliencie należy przejść do profilu tego działu lub Klienta i w zakładce Dane przejść do sekcji Adresy.
Aby miejsce wykonywania pracy podpowiadało się na umowie pracownika, poza adresem głównym, należy dodać kolejny adres z wartością „miejsce pracy” wybraną w polu Typ.
Podczas zawierania umowy pomiędzy działem/Klientem a pracownikiem, miejsce wykonywania pracy zostanie automatycznie podstawione na umowie.
W panelu po prawej stronie, po wskazaniu pracownika pojawi się sekcja Wymiar urlopu, w której znajdują się informacje o liczbie dni urlopowych jakie przysługują pracownikowi w skali roku (roczny) oraz liczbie dni, które przysługuje mu na czas trwania zawieranej umowy (proporcjonalny).
W nagłówku tej sekcji znajduje się strzałka otwierająca okno szczegółów urlopów i nieobecności, w których można odnaleźć szczegółowe akcje wpływające na obecny wymiar urlopu i ewentualnie go skorygować.
W panelu po prawej stronie, dla firm oznaczonych jako Agencje Pracy Tymczasowej podczas dodawania umowy zlecenie dostępna będzie sekcja Limity APT zawierająca liczbę dni pracy, które zostaną wliczone do limitu pracy u danego Klienta w ramach zawieranej umowy.
Sekcja ta będzie automatycznie włączona, jeżeli w polu Wzór umowy został wybrany szablon z włączonym ustawieniem „Umowa tymczasowa podlegająca limitom APT”. Jeżeli sekcja ta nie jest włączona, można ją również włączyć ręcznie z poziomu formularza umowy.
Podczas uzupełniania formularza umowy w panelu po prawej stronie pojawiają się różne komunikaty dotyczące brakujących dokumentów, przekroczonych limitów pracy czy innych informacji istotnych w kontekście umowy.
Zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS
Na podstawie wprowadzonej daty rozpoczęcia umowy system przypomni o obowiązku zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń ZUS. Deklaracja zgłoszeniowa wygeneruje się automatycznie zgodnie ze wskazanym typem umowy (dla umów o pracę – ZUS ZUA, a dla umów zlecenie – ZUS ZZA), i będzie dostępna na głównej liście deklaracji ZUS (Moduły > Deklaracje > ZUS) oraz w zakładce Kadry i Płace na profilu pracownika.
Jeżeli pracownik, któremu wystawiana jest umowa, nie ma uzupełnionej daty urodzenia, pojawi się komunikat informujący o braku możliwości wygenerowania Deklaracji PPK. Aby wygenerować Deklarację PPK, która będzie potem dostępna w zakładce Kadry i Płace na profilu pracownika, należy uzupełnić datę urodzenia pracownika.
Brakujące zezwolenia i certyfikaty
Jeżeli w polu Stanowisko zostało wybrane stanowisko, na którym wymagane są zezwolenia i certyfikaty (zgodnie z ustawieniami stanowiska), system zweryfikuje czy pracownik posiada aktualne dokumenty i wyświetli odpowiednie komunikaty jeżeli ich brakuje.
Z poziomu komunikatu można przejść do formularza dodawania brakującego zezwolenia za pomocą ikony plusa. Po dodaniu i zapisaniu zezwolenia można wrócić na umowę i odświeżyć komunikat ikoną odświeżenia. Jeżeli dokument został dodany prawidłowo, ostrzeżenie zniknie z formularza umowy.
Brakujące dokumenty legalizujące pobyt i pracę cudzoziemców
Jeżeli do systemu nie zostały wprowadzone dokumenty legalizujące pracę i pobyt pracownika lub ich data ważności jest krótsza niż data zakończenia umowy, w panelu po prawej stronie wyświetlone zostaną odpowiednie komunikaty ostrzegawcze.
Brakujące dokumenty można dodać po naciśnięciu ikony plusa w oknie ostrzegawczym.
Przekroczenie limitów APT
Jeżeli wprowadzana umowa spowoduje, że limity APT danego pracownika zostaną przekroczone, sekcja Limity APT zostanie zaznaczona kolorem pomarańczowym, a po najechaniu na tooltip w nagłówku sekcji pojawi się wyjaśnienie ostrzeżenia.
Naruszenie zasady 33/3 (art. 25[1] Kodeksu pracy)
W przypadku naruszenia zasady 33/3, zgodnie z którą łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony między tymi samymi stronami nie może przekroczyć 33 miesięcy, a łączna liczba takich umów nie może być większa niż 3, pod polami Rodzaj oraz Data zakończenia w sekcji Dane podstawowe system wyświetli odpowiednie komunikaty.
Komunikaty te mają charakter informacyjny i nie blokują zapisania umowy.
Aby wysłać umowę do podpisu, konieczne jest wybranie szablonu umowy w polu Wzór umowy w sekcji Wydruk.
Jeżeli zostanie uzupełnione pole Wzór umowy, po zapisaniu formularza umowy, użytkownikowi zostanie wyświetlony podgląd umowy.
Na tym podglądzie w panelu po prawej stronie znajduje się sekcja „Podpis elektroniczny” lub „Podpis odręczny” w zależności od konfiguracji systemu.
Taka sama sekcja znajduje się również na formularzu dodanej umowy na profilu pracownika.
Umowy można wysłać do podpisu również z poziomu listy umów. Po zaznaczeniu wybranej umowy nad listą pojawi się opcja Wyślij > Do podpisu > Przez pracownika.
Aby wysłać umowę do podpisu w przypadku podpisu elektronicznego należy wysłać dokumenty pracownikowi za pomocą przycisku „Wyślij do podpisu”, a w przypadku podpisu odręcznego – wydrukować je i przesłać do systemu podpisany skan. Szczegółowy opis wysyłki dokumentów do e-podpisu znajduje się w dedykowanym artykule.
Po podpisaniu umowy przez obie strony, status umowy zmieni się na Podpisana.
Uwaga!
Umowy, które są w statusie „Podpisana” lub „Oczekuje na podpis” nie mogą być edytowane ani usunięte. Jeżeli zaszła potrzeba wykonania jednej z tych operacji, należy w pierwszej kolejności wycofać umowę z podpisu za pomocą przycisku „Wycofaj z podpisu” dostępnego na formularzu umowy w sekcji Podpis.
Konfigurację domyślnych sposobów podpisów można wykonać w Ustawienia > Załączniki > Ogólne > zakładka „Weryfikacja tożsamości i e-podpis”.
Dla każdego typu umowy można ustawić inny sposób podpisu poprzez wybranie typu umowy w polu Kategoria oraz sposobu podpisu w polach Typ podpisu ze strony adresata oraz Typ podpisu ze strony firmy.
Dodatkowo w polu Sposób weryfikacji tożsamości można wybrać domyślny sposób weryfikacji tożsamości podczas podpisywania dokumentów (PESEL, kod SMS).
Na formularzu wysyłki wiadomości z dokumentami do podpisu, pola dotyczące sposobu podpisu oraz weryfikacji tożsamości będą automatycznie uzupełnione zgodnie z tymi ustawieniami.
Wystawienie umów kilku pracownikom na raz można wykonać z poziomu listy pracowników (Moduły > Pracownicy > Lista pracowników), a także z każdego innego miejsca, w którym można otworzyć formularz dodawania nowej umowy.
Po zaznaczeniu wybranych pracowników na liście pracowników nad listą pojawi się menu opcji, w tym Więcej opcji > Dodaj > Umowę.
Po kliknięciu tej opcji pojawi się standardowy formularz dodawania, taki sam jak podczas dodawania umowy pojedynczej.
W polu Pracownik wskazane będą wszystkie osoby, które zostały zaznaczone na liście, a panel boczny będzie zawierał sekcje odpowiadające tym pracownikom, w których będą prezentowane komunikaty o brakujących dokumentach oraz inne informacje.
Jeżeli formularz dodawania umowy zostanie otwarty z innego miejsca niż lista pracowników, możemy ręcznie wybrać wielu pracowników w polu Pracownik.
Opcja odnawiania umów pozwala na wystawienie pracownikowi takiej samej umowy, jaką już kiedyś miał bez uzupełniania wszystkich jej parametrów od nowa. Jest to przydatna funkcja, w szczególności gdy pracownik był już kiedyś zatrudniony i np. wraca do pracy po przerwie.
Opcja odnowienia umowy znajduje się na formularzu istniejącej umowy pod ikoną trzech kropek. Po naciśnięciu opcji Odnów pojawi się formularz odnawiania umowy.
Formularz odnowienia umowy składa się z trzech pól:
Data zawarcia,
Data rozpoczęcia,
Data zakończenia,
które pozwalają na wprowadzenie odpowiednich informacji obowiązujących na nowej umowie.
Wskazówka
System weryfikuje wprowadzone daty pod kątem przekroczenia limitów APT oraz limitów pracy wynikających z Kodeksu pracy, np. Zasady 33/3. Jeżeli wprowadzimy datę zakończenia umowy, która spowoduje przekroczenie któregoś z limitu, na formularzu pojawi się odpowiednie ostrzeżenie.
Po zapisaniu formularza pojawi się podgląd nowej umowy wykorzystujący szablon wzoru wybrany na umowie odnawianej, gdzie znajduje się zarówno wydruk samej umowy, a także dodatkowe wydruki.
Dalej należy postępować tak jak przy standardowej umowie. Nową umowę można odnaleźć na głównej liście umów oraz w zakładce Umowy na profilu pracownika, skąd można wysłać ją do podpisu.
Aby odnowić wiele umów jednocześnie należy na głównej liście umów (Moduły > Pracownicy > Umowy) zaznaczyć umowy, które mają być odnowione. Nad listą pojawi się menu akcji, gdzie należy wybrać Więcej opcji > Odnów umowy.
Pojawi się standardowy formularz odnawiania umowy, gdzie w sekcji Wybrane umowy znajduje się lista wszystkich zaznaczonych umów, które mają zostać odnowione. Jeżeli nastąpiła pomyłka podczas zaznaczania umów na liście umów, można niektóre z nich w tym miejscu odznaczyć, aby wykluczyć je z dalszego procesu.
Dalej należy postępować tak jak przy odnawianiu pojedynczej umowy. Nowe umowy można odnaleźć na liście umów oraz w zakładce Umowy na profilach pracowników, skąd można wysłać je do podpisu.
Uprawnienia potrzebne do wystawienia i odnowienia umowy #
Dodawanie i odnawianie umów dostępne jest dla osób o roli administrator oraz użytkowników z dostępem do podglądu i dodawania umów.
Aby nadać użytkownikowi dostęp do wystawiania i odnawiania umów należy przejść do Ustawienia > Użytkownicy > Lista użytkowników. Po wejściu w wybranego pracownika w sekcji Umowy należy wybrać jedną z wartości:
wszystkie – użytkownik będzie mógł wystawiać i odnawiać wszystkie umowy wprowadzone do systemu,
zgodnie z podpięciem do działu/Klienta (wszyscy podpięci pracownicy) – użytkownik będzie mógł wystawiać i odnawiać umowy pracowników, którzy mieli kiedykolwiek powiązanie z działem lub Klientem, do którego użytkownik ma dostęp,
zgodnie z podpięciem do działu/Klienta (aktualnie podpięci pracownicy) – użytkownik będzie mógł wystawiać i odnawiać umowy pracowników, którzy mają aktualne powiązanie z działem lub Klientem, do którego użytkownik ma dostęp,
zgodnie z dostępem do pracowników – użytkownik będzie mógł wystawiać i odnawiać umowy pracowników, do których ma nadany dostęp (np. jest ich przełożonym).
Po wybraniu jednej z tych opcji pojawi się pole Zakres, w którym należy wybrać opcje: Podgląd umowy oraz Dodawanie umowy. Dodatkowo można wybrać również opcję Dodawanie umowy z datą wsteczną w zależności od potrzeb. Taka konfiguracja pozwoli użytkownikowi na wystawianie i odnawianie każdego rodzaju umów.
Dodatkowo w polu Wystawianie umów wg. typu można ograniczyć użytkownikowi możliwość dodawania umów tylko do wybranych typów, np. umów o pracę czy zlecenie. Jeżeli to pole pozostanie puste, użytkownik będzie mógł dodawać wszystkie typy umów.
Podsumowanie artykułu
